仕事をきちんとこなすために、あれこれと悩む人は少なくありません。例えば、多くの人は以下のようなことに頭を悩ませます。
分からないことはすべて調べなくてはならない
論理的に説明する必要がある
上司への報告やミーティングで、話の主導権を握らなくてはならない
しかし、どんなに資料を調べたり、ロジカルに説明したりしても仕事がうまくいくわけではありません。その理由は、資料調査や論理的な説明は重要ではないからです。
ではどうすればいいのでしょうか。それは、仕事のセンターピンを見つけることです。
センターピンとは、ボウリングで言う1番ピンのようなもので、センターピンを倒せば、他の問題も同時に解決してしまうような問題点や改善方法のことです。つまり、その仕事の中で最も重要な内容を指しているのです。
この記事では、東大院卒で海外プロジェクトを担当してきた私が、仕事が遅い人・できない人の特徴や原因から対処法や改善方法までを詳しく紹介します。
- 仕事が遅い人・できない人の特徴10コ
- 仕事ができない/遅い原因とありがちなパターン｜センターピン思考で考える
- 「キーマン」を抑えて仕事ができる、早くなる3つのポイント
- 仕事が終わらない人の特徴・原因と対処法・改善法のまとめ
- 仕事を早くこなせるようになるためのお勧め記事
仕事が遅い人・できない人の特徴10コ
あなたの身の回りにも、仕事がなかなか終わらない人がいるかもしれません。もしかしたら、あなた自身が「自分の仕事は遅い。仕事ができない。」と悩んでいるかもしれません。
しかし、どういった人が仕事ができない人や遅い人と評価されるのかを認識している人は多くありません。
そこで、まずは仕事ができない人・遅い人の特徴を紹介します。
特徴1｜時間がなくて、余裕がない
以下の特徴がある人は、仕事がほとんどうまくいっていません。
・いつも疲れてる
・時間がなくて、余裕がないように見える
実は、この状態はかなり深刻と言えます。なぜなら、仕事で何をすれば全く理解できないからです。
仕事で何をすればいいのか理解できていないから、あれもこれも抱えて、マルチタスク状態になっているのです。
その結果、「期日は目前」となったり「とにかくやらないといけない！」という気持ちになってしまいます。
それが続くため、どれからやるべきかも分からなってきて、いつも疲れて余裕がないように見えてしまうのです。
また、成果がなかなか出ないため、上司から叱責を受けて、自己嫌悪になります。最終的に、「上司が分かってくれない…」という気持ちが芽生え、次第に仕事に行くのが辛くなってきます。
特徴2｜仕事の生産性が低い、仕組み化・効率化ができていない
・全てをチカラ技でこなす
このような特徴がある人は、あまり仕事ができるとは言えません。
なぜなら、毎回気合いと根性で乗り切っているため、その内、気力と体力が底をついてくるからです。そうなると、仕事をまわらなくなります。
一方で、仕事ができる人は仕事を効率化していきます。例えば、報告書のフォーマット作成です。フォーマットがあれば、「報告書に何の情報が必要か？」が一目でわかります。
また、資料のフォーマットがあれば、ゼロから作成する必要がなくなります。その結果、資料作成で悩む時間が減ったり過去資料の転用したりできるので、仕事時間を短縮できるのです。
他にも、パソコン仕事ができない人ほど資料を手入力しようとします。
一方で、仕事が早い人は、パソコン仕事を早くするスキルを学んで効率化に励みます。
パソコン仕事をするのであれば、タイピングやパソコンを効率的に使う手段を知っておかないと生産性が低くなります。それでは、仕事がなかなか終わりません。
もし、パソコン仕事の上手な使い方を知りたいなら以下の記事がお勧めです。
特徴3｜完璧な資料を作成しようとする
・資料をみても、何が言いたいの分からない
こういった資料を作成すると、上司や取引先に嫌われます。なぜなら、分かりづらいからです。
実際、上司や取引先が最も知りたいのは、この提案で得られるメリットとデメリットです。いくら売上が見込めて、どれくらいの損室やリスクがあるかです。
それにも関わらず、結論が書いていない資料や無駄に長い報告書を作成しているのは、「あれもこれも伝えなくてはいけない」という完璧主義が原因なのです。
特徴4｜とにかく自分でやろうとする
・やればなんとかなる！
上記の考えで仕事をする人は、なかなか終わりません。なぜなら、自分がこなせるキャパがあるからです。
それでも「自分でやらなければならない」と思いこんでしまうと、どんどん仕事を引き受けてしまいます。
その結果、仕事量＞処理能力の状況となり、仕事が終わらなくなるのです。
例えば、「他の人に仕事を依頼すると、仕事のクオリティが維持できない」、「この仕事は自分にしかできない」と思っている人は危ないといえるでしょう。
確かに、自分で何とかする気持ちは重要です。ただ、自分の能力を正しく測る自己認識力も大切です。自己認識力が低いほど、この傾向が強く現れます。
特徴5｜仕事をあれもこれも引き受ける
・誰もやらないから、引き受ける
何でも仕事を引き受けてしまう傾向がある人は、仕事ができるとはいえません。
なぜなら、仕事には向き不向きがあります。自分が得意な分野とそうではない分野があるのです。
もちろん、全ての仕事に対して「自分には向かないのでしません」とはいいません。そうではなく、協力できる部分と相手にしてほしい部分を上手に分けるのです。
実際、仕事ができる人はこのように仕事を引き受けます。「この部分はサポートできるので、ここはお願いします。」
分担して仕事を進めることができる人は効率的に仕事を進めることができます。もちろん仕事を一方的に振られてしまうことはあります。
ただ、協力できる部分とそうではない部分を分けることができる人ほど、効率よく仕事を進めることができるのです。
特徴6｜情報を全て調べようとする
・プレゼンでは、質問に全て答えないといけない…
・こんな可能性もあるかもしれない…
自分の考えで仕事を進めていると、上記のようなことを考えてしまいます。
この原因は「何が重要か？」や「この仕事のそもそもの目的とは何か？」を理解していないことです。そのため、質問されることに過敏になってしまうのです。そして、その不安を抑えるために情報を調べ、余分な準備をすることになるのです。
もちろん質問に答えることができるに越したことはありません。しかし、答えられなくても、「また準備して答えるようにします。」と、誠実に対応すれば、問題ないことも多いです。
また、仕事の目的を理解しておけば、「その意見やアドバイスは、本当に必要ですか？」と聞き直すことで、やらなくてもいいように反論することもできます。
結局、仕事の目的を理解していないことが原因で、あらゆる情報を調べようとしてしまうのです。
特徴7｜とりあえず、言われたことをする
・なんか気になるから
・同僚からさっき頼まれたから
これらの理由で手をつけてしまう人は、重要度や緊急度の低い仕事をしがちです。
なぜなら、仕事の重要度より他人の意見を採用してしまうからです。例えば、締め切り間近の仕事があるのに、○○さんの電話で依頼された仕事をやろうとする人がいます。
このように、目の前のことの仕事をするのは好ましい行為とはいえません。頭の中にあるタスクの中で、「手を付けないと！」と思い立つ前に、立ち止まって重要性を見直すことが大切です。
特徴8｜他の人に仕事を依頼できない/質問できない
・「分からないので、教えてください」と質問できない
このような特徴がある人は仕事ができるようになりません。なぜなら、仕事をやるために、必要な情報を自分で調べないといけなくなるからです。
たとえば、前に他の部署で作成した資料が使えるのに、自分で作ろうとする人がいます。これは明らかにコミュニケーション不足です。
これをやってしまうと、作成に時間を使うだけでなく、上司や同僚が確認する時間も奪ってしまいます。
素直に質問したり、聞いたりできない人に限って、自分でやらないといけないと考えている人が少なくありません。
特徴9｜どうやればいいのかわからない
・どうすればゴールにたどり着けるか？
・どうやって進めていけばいいか？
仕事ができる人は、こういったイメージをしています。なぜなら、仕事には流れがあるからです。
たとえば、「部署Aのxさん→部署Aのyさん→部署Bのzさん」という流れで仕事が進む場合があります。
このとき、仕事ができる人ほど「yさんは同じ部署なので頼みやすい。でも、zさんは違う部署なので余裕をもって依頼する必要がある。」とイメージします。
このようにゴールから逆算できるのです。
しかし、逆に仕事ができない、遅い人は、こういった流れをイメージできません。つまり、ゴールからの逆算がなかなかできないのです。
そのため、「とりあえず、やってみる」とその場しのぎで進めようとします。最終的に、仕事の締め切り間近になって「あれがない、これがない」となってしまうのです。
特徴10｜どうなれば終わり(何がゴール)かわかっていない
仕事ができない人の共通の特徴としてどうなればゴール達成かが分かっていません。特徴9で示したように、仕事には流れがあります。
たとえば、「部署Aのxさん→部署Aのyさん→部署Bのzさん」と進む場合、最初に考えるべきは「部署Bのzさん」の求める資料を作ることです。
なぜなら、この人がキーマンだからです。つまり、ここでＯＫが出る資料がゴールなのです。もし、zさんの報告先があるなら、それも考慮できるとなおよしです。
したがって、zさんにOKをもらうことだけが重要であり、それ以外は不要です。xさんやyさんのOKを考える必要はないのです。。
仕事ができない/遅い原因とありがちなパターン｜センターピン思考で考える
ここまで仕事ができない人や遅い人の特徴を紹介してきました。しかし、これらの特徴の中でも、重要な特徴（センターピン）とそうでないものがあります。
センターピンとは、ボウリングで言う1番ピンのことで、センターピンの原因を解決すれば、すべての原因が解決してしまうような問題点や改善法のことです。
それでは、「仕事が終わらない/遅いという課題」を引き起こしている本当の原因(センターピン)は何でしょうか。
センターピンとは、どうなれば終わり(何がゴール)かわかっていない(特徴10)
どうすれば仕事が完了と言えるのかつまり、ゴールを理解していないから、
・あれについて質問されたら、どうしよう…
・このレベルの資料でいいのかな…
全ては、ゴールを理解していないことが原因で、不安が次から次へと生じてきます。
その結果、「これでは足りないのでは？何かあったら、対応できない…」と不安を踏んでしまい、過剰な「準備」を重ねてしまいます。最終的に、納期ギリギリで仕事が完了するのです。
最悪の場合、納期を守ったはいいけれど、上司や取引先からダメ出しをくらって、やり直しとなることもあります。
しかし、このパターンに陥っている原因は、たった1つでゴールを理解していないからです。
そのため、この悪いパターンから抜け出すためにはゴールを理解すればいいのです。
「ゴール」とは？｜相手が求めるレベル
しかし、「ゴールを理解するとは何か？」と疑問に思う人も少なくありません。実際のところ、ゴールは、仕事毎に異なります。
たとえば、営業やマーケティングであれば売ることです。また経理では、経営者の判断、役所への資料提出です。
場合によっては、上司に報告することかもしれません。ただ気をつけることは、自分を満足させるために仕事をしないことです。
たとえば、「不安だからこれも調べよう！」、「こうしたらもっと良くなる！」といった自分の感覚に頼ると、やることがどんどん増えます。
仕事が早くなるための改善法｜キーマンの要望に応えること
仕事が早くなるための改善方法は、キーマンとなる人の要求をゴールにすることです。
ゴール ＝ 「キーマンのレベル、要求」と設定すれば、基本的に問題ありません。
これさえ満たせば、やるべき仕事が明確になり、タスクの重要度が分かります。そして、やらなくてもいい仕事が明確になるので、無駄な仕事が一気に減ります。
キーマンとは？｜仕事で成果を出している人
では、キーマンとは誰でしょうか。キーマンとは、仕事で成果を出している人です。同じチームでもいいですし、できるなら、部署や部門で最も成果を出している人です。
このとき成果は、売上などの数値が見えるともっともいいです。しかし、なかなかわからないことも多いです。そんなときは、評判やミーティングでの発言力に注意してみるといいでしょう。
例えば、会議に参加すると「この人の意見が採用されている」といった周囲の評価が見えてくるはずです。
このようなキーマンを見つけ、そのような人達が求めるレベルで仕事をすればいいのです。
「キーマン」を抑えて仕事ができる、早くなる3つのポイント
ここまで、お伝えした通り、仕事ができる/早くなるには、キーマンの要求事項や達成したいことの理解が改善策のセンターピンです。
しかし、キーマンの達成したいことを理解するには、どうすればいいのでしょうか。
ここでは、上司の「本当に」達成したいことを理解するためには、抑えておくべきポイントをお伝えします。
このポイントを抑えておかないと、理解することはおろか、「仕事ができない」というレッテルを貼られてしまいます。
そうならないために、このまま読み進めていってください。ここでは、わかりやすく「キーマン＝上司」としてポイントを紹介します。
ポイント1｜「キーマン」との関係は「顧客と販売者」の関係を目指す
もっとも重要なポイントを紹介します。目指すところは、「顧客と販売者」の関係です。ただ、イエスマンとは違います
目指すべきはキーマンの良き理解者であることです。イメージしやすくするために、「顧客と販売者」の関係について例を使って紹介します。
ここでは、車の購入シーンを例にとってみましょう。あなたが車を買うことをイメージしてみてください。あなたが車を買うときに大切にしたいことがあるはずです。
もっと端的に言うと、車を購入するときの条件として何が必要と感じるかです。例えば以下の要望があるとします。
・燃費
・価格
・機能
・車種
・乗り心地
では、ここからが重要です。
もし、あなたが「価格を気にしている」のに、セールスマンが「いきなり乗り心地の話ばかりしてきた」ら、どうでしょうか？
「いや、まあ、それも大事ですが…(分かってねえなあ)」となるはずです。
逆に、「どういった条件でお探しですか？」と聞かれて
あなた「〇〇の価格くらいです」
販売者「それなら、これくらいの機能は持たせることができますよ」
と話を進められたら、どうでしょうか？
あなた「それなら、こっちの機能でOKです」
と答えたくなるはずです。
あなたの視点からすれば、「価格」を無視する販売者には、「分かってくれないセールスマン」と感じてしまうのです。
このやりとりは、「キーマン(上司)との関係」のやりとりと同じなのです。
つまり、上司(顧客)の要望を聞かずに、あなたよがりの資料を作ってしまうと、「この人は分かってくれない」と思われてしまうのです。
ポイント2｜キーマンのやりたいこと・達成したいことを見抜く
大切なことは、キーマン（上司）のやりたいこと・達成したいことを見抜くことです。
なぜなら、キーマンが仕事を振るのはそれなりの理由があるからです。しかし、このとき仕事の内容しか言ってくれないことがあります。
そのため、意図や狙いを聞き出し、何を求めているかを見つけるのが大切です。例えば、「その指示の背景は何ですか？」、「困っていることは何ですか？」といったことを聞くことを意識することが大切です。
こういった質問をして、上司の目的を理解するように努めるのです。
また、他にも普段使っている言葉から、上司の価値観を予測するのも手です。
たとえば、「他の事例はないの？」とよく聞く上司ならば、成功事例をうまく使おうとする考えがあるので、それを準備したりするのはとても重要です。
ポイント3｜逐次、フィードバックをもらう
「こんなカンジで進めよう！」と方向性が決まったら、キーマン(上司)のフィードバックをもらいます。
資料全体の構想ができてきたら、またフィードバックをもらいます。こうすることで、上司の要望をどんどん入れ込んで、起動修正をしていきます。
なぜこのようにどんどんフィードバックをもらうのかと言うと、そもそも指示を出した段階で、上司(ボス)は、完全に理解しているワケではないということです。
形が見えてくるにつれて、追加の要望がきます。そのため、50-60%くらい出来たら、相談しましょう。
残念ながら、一度の相談で終わることはありません。どれだけ準備しようと、追加で要望が来てしまいます。追加の要望が来るということは、進んでいる証拠なので、ポジティブに捉えましょう。
ポイント(おまけ)｜質問したら、嫌われるかも…と感じるときは
フィードバックをもらおうとしても、「こんな質問するなと怒られるかも…」、「忙しいのに余計な仕事をお願いするのは気が引ける」と不安を感じるときがあります。
たしかに、そういった場面もあります。そのため、上司の機嫌やタイミングを観察しておくことは大切です。
しかし、機嫌やタイミング以上に重要なのは「こう考えて作りました。〇〇さん(上司)の考えをすりあわせて、やり直しをなくせるように進めたいので、一度フィードバックをいただきたい」と伝えることです。
このような言い方で相談すれば、キーマン（上司）は理解してくれます。
質問のコツとして、「サポートしてほしい、アドバイスがほしい」というスタンスで質問するのが、おすすめです。
もし、こう質問して理解してもらえなかったら、フィードバックをもらう上司としてふさわしくありません。
仕事が終わらない人の特徴・原因と対処法・改善法のまとめ
この記事で紹介したことをまとめます。
・ゴールとは、キーマンの要望を満たすこと
・キーマンのフィードバックをもらいながら、カタチにすると効率的
これが理想的です。これは、上司にとっては、自分が主導権を握っているように見えます。しかし、裏ではあなたが主導権を握っている。
お互いwin-winの関係になれて、ストレスフリーで仕事ができるようになります。ぜひ仕事を進める上での、参考にしていただければ、と思います。
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