パソコンスキル教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

仕事が遅い/できない人の特徴とたった1つの対処法|センターピン思考で仕事ができる人へ

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仕事をきちんとこなすために、

・相手の質問にすべて答えることができるよう準備しなきゃ
・分からないことはすべて調べた上で、資料を作らないと!
・論理的に説明しなければ…
・上司への報告やミーティングで、話の主導権を握らないと

そんなことを考えていませんか?

実は、どんなに調べたり、モレなくダブリなく説明したり、質問への対応したり、やったところで、ダメなものはダメ。

センターピンを取らない限り、仕事ができるようにはなりません。

センターピンとは、ボウリングで言う1番ピンのことで、センターピンを倒せば、すべて解決してしまうような問題点や改善方法のことです。

この記事では、東大院卒で、海外プロジェクトを担当してきた私が、仕事が遅い人・できない人の特徴・原因から対処法・改善方法までを詳しく紹介します。

仕事ができる人になるために必要なセンターピンをおさえる方法も合わせてお伝えしていきますので、ぜひこのまま読み進めていってください

仕事が終わらない人の特徴10コ

あなたの身の回りで、仕事がなかなか終わらない人っていませんか?

もしかしたら、あなた自身が仕事が終わらない…と悩んでいるかもしれません。

ここでは、仕事がなかなか終わらない人の10の特徴を紹介していきます。ぜひこのまま読み進めていってください。

特徴1|時間がなくて、余裕がない

・なにか悩んでいる
・いつも疲れてる
・時間がなくて、余裕がなさそう

こんな特徴がある人は、仕事がほとんどうまくいっていません。

というか、この状態になると、かなり深刻です。原因は、複数ありますが、

・あれもこれも抱えて、マルチタスク状態になっている
・そもそもどうやればいいのか分からない
・何から手をつけたらいいのか?

でも、期日は目前…
とにかくやらないといけない!と気持ちばかり焦る

結局、どれからやるべきかも分からなってきて、上司に報告して、カミナリを落とされて、自己嫌悪に…

ちなみに、このまま続くと、「上司が分かってくれない…」という気持ちが芽生え、次第に仕事に行くのが辛くなってきます。

特徴2|仕事の生産性が低い、仕組み化ができていない

・資料のフォーマットがない、毎回違う報告書を出す
・全てをチカラ技でこなす

こういった方は、あまり仕事ができません。

なぜなら、毎回気合いと根性で乗り切っているため、その内、気力と体力が底をついてくるからです。そうなると、仕事をまわらなくなります。

一方で、仕事ができる人は、上手に仕組み化を行います。

例えば、資料のフォーマットがあれば、報告書に何の情報が必要か?が一目でわかりますよね。

また、資料のフォーマットがあれば、ゼロから作成する必要がなくなります。なので、誤字脱字が激減し、チェックの時間をなくせます。

他にも、パソコン仕事ができない人に限って、資料を手打ちでやろうとします。

一方で、仕事が早い人は、パソコン仕事を早くするスキルを学んで、効率化に励みます。仕事の生産性を上げるワケですね。

パソコン仕事をするのであれば、タイピングやパソコンを効率的に使う手段を知っておかないと、生産性が低くなります。そうなると、仕事がなかなか終わりません。

もし、パソコン仕事の上手な使い方を知りたいならコチラの記事がオススメです。

www.fastclassinfo.com

特徴3|イケてない資料を作成してやり直す

・資料がやたら長い
・資料をみても、何が言いたいの分からない

こういった資料を作成すると、ダメ出しを受けて、やり直しになりますよね(笑)

こういった資料を作るのは
・あれもこれも伝えたいといった独りよがりで、とにかく詰め込むパターン

・そもそも何を伝えるものか把握していないので、ハチャメチャになってしまうパターン

こんなパターンがあります。これらが現れると、仕事ができない人ですね。

特徴4|とにかく自分でやろうとする

・頼まれた仕事は自分でやりきりたい!
・やればなんとかなる!

という考えで、仕事をする人は、なかなか終わりません(笑)

なぜなら、自分がこなせるキャパがあるにもかかわらず、自分でやらなきゃ!と、どんどん仕事を引き受けてしまいます。

で、仕事量>処理能力の状況が慢性化して、仕事が終わらなくなります。

・他の人に仕事を依頼すると、仕事のクオリティが維持できない
このような考えがある人は、この特徴があらわれやすいです。

特徴5|仕事をあれもこれも引き受ける

・なんか頼まれたから、仕事を引き受けてしまう
・誰もやらないから、引き受ける

このようなことをやってしまう人は、まずいです。

とくに、自分の仕事をコントロールできない人に限って、このような傾向があります。

一方で、仕事ができる人はこうです。
「この部分はサポートできるので、ここはお願いします。」

分担して仕事を進めることができる人は効率的に仕事を進めることができます。

もちろん仕事を一方的に振る側にも問題がありますが、それを引き受けるのもまずいパターンです。

特徴6|情報を自己流で調べまくる

・上司からのツッコミに対応しないといけない…
・プレゼンでは、質問に全て答えないといけない…
・こんな可能性もあるかもしれない…

このように考えていると、あの質問にも、この質問にも答えなければ!となってしまいます。

すると、質問されることに過敏になり、その不安を抑えるために、情報を調べまくり、余分な準備をしがち…となります。

結局、時間がたりない…というパターンに陥ります。

もちろん質問に答えることができるに越したことはありません。しかし、答えられなくても、「また準備して答えるようにします。」と、誠実に対応すれば、問題ないことも多いです。

余分な仕事は、いい結果に結びつきません。

特徴7|とりあえず、言われたことをする

・あの人がこうやっていたから
・なんか気になるから
・同僚からさっき頼まれたから

そういった理由で手をつけてしまい、重要度や緊急度の低い仕事に向かってしまう。

この特徴が当てはまる人は、とりあえず、目の前のことの仕事に集中するパターンがあります。

なので、とにかく、頭の中にあるタスクの中で、手を付けないと!と思い立ったものからやりはじめます。

特徴8|他の人に仕事を依頼できない/質問できない

・「こういう資料が作りたいんですが、参考になるようなものはありませんか?」と依頼や相談ができない
・「分からないので、教えてください」と質問できない

こんな特徴がある人は、仕事が遅いです。

なぜなら、仕事をやるために、必要な情報を自分で調べないといけなくなるからです。

たとえば、前に他の部署で作成した資料が使えるのに、コミュニケーションがとれなくて、自分で作ってしまった…

これをやってしまうと、作成に時間を使うだけでなく、上司や同僚が確認する時間も奪ってしまいます。

素直に質問したり、聞いたりできない人に限って、自分でやらないといけない、やりたい。なんて思っている人が多いです。

特徴9|どうやればいいのかわからない

仕事を引き受けた段階で
・どうすればゴールにたどり着けるか?
・どうやって進めていけばいいか?

仕事ができる人は、こういったイメージをしています。

というのも、仕事には流れがあります。たとえば

部署Aのxさん→部署Aのyさん→部署Bのzさん

という流れで仕事が進む場合、yさんは同じ部署なので、頼みやすい。でも、zさんは違う部署なので、余裕をもって依頼する必要があるな

とイメージできるようになれば、ゴールから逆算して、仕事ができるようになりますよね。

逆に仕事ができない、遅い人は、こういった流れをイメージできないので、ゴールからの逆算がなかなかできません。

「とりあえず、やってみる」と、その場しのぎで進めると、仕事がうまくいきません。

こういう方は、なかなか論理的に考えることが苦手な場合が多いです。

もし、論理的に考えるクセをつけたいなら、こちらの記事がオススメです。

www.fastclassinfo.com

論理的に考えるということが、そもそもよくわからない…という場合は、こちらの記事がオススメです

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特徴10|どうなれば終わり(何がゴール)かわかっていない

仕事ができない人の共通の特徴として
どうなればゴール達成かが分かっていません。

特徴9で示したように、

仕事には流れがあります。たとえば

部署Aのxさん→部署Aのyさん→部署Bのzさん 

と進むなら、考えるべきは 部署Bのzさん の求める資料を作ることです。この人がキーマンなので、ここでOKが出る資料が、ゴールとなります。

(zさんが報告する相手が見えているとなおよしです。)

ここをおさえる情報だけが必要であり、それ以外は不要です。つまり、zさんのOKを得ること以外は、仕事ではないワケです。

仕事が遅い原因とありがちなパターン|センターピン思考で考える

特徴のところで、仕事が終わらない人や遅い人の特徴を紹介してきました。

しかし、これらの特徴の中でも、センターピンとそうでないものがあります。

センターピンとは、ボウリングで言う1番ピンのことで、センターピンの原因を解決すれば、すべての原因が解決してしまうような問題点や改善法のことです。

では、「仕事が終わらない・遅いという課題」を引き起こしている本当の原因(センターピン)

センターピン:どうなれば終わり(何がゴール)かわかっていない(特徴10)

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どうすれば仕事が完了と言えるのかつまり、ゴールを理解していないから、

・この情報も必要かも…どうしよう、調べなきゃ…
・あれについて質問されたら、どうしよう…
・このレベルの資料でいいのかな…

こんな不安が次から次へと生じてきます。

「これでは足りないのでは?何かあったら、対応できない…」と不安を踏んでしまい、

過剰な「準備」を重ねるうちに、納期はギリギリ。

なんとか納期を守ったはいいけれど、上司や取引先からダメ出しをくらって、やり直し…。

時間がない、余裕がない…

というパターンを繰り返すことになるわけです。

しかし、このパターンに陥っている原因は、たった1つで

ゴールを理解していないからです。

ですので、この悪いパターンから抜け出すためには、ゴールを理解すればいいのです。

「ゴール」とは?|相手が求めるレベル

しかし、ゴールを理解するとは、なに?

こんなギモンが湧いてくることでしょう。

実際のところ、ゴールは、仕事毎に異なります。

たとえば、営業やマーケティングであれば、売ることですし、経理では、経営者への報告、役所への資料提出です。

部署や人によっては、上司に報告することかもしれません。

気をつけることは、自分を満足させるために仕事をしないこと

たとえば、不安だからこれも調べよう!とか、こうしたらもっと良くなる!といった自分の感覚をベースにすると、どんどんやることが増えます。

仕事が早くなるための改善法|キーマンの要望に応えること

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仕事が早くなるための改善方法は、キーマンとなる人の要求をゴールにすることです。

ゴール = キーマンのレベル、要求

と設定すれば、基本的に問題ありません。

これさえ満たせば、やるべき仕事が明確になり、タスクの重要度が分かります。そして、やらなくてもいい仕事が明確になるので、無駄な仕事が一気に減ります。

キーマンとは?|仕事で成果を出している人

では、キーマンとは誰?とギモンをもちますよね?

キーマンとは、仕事で成果を出している人です。同じチームでもいいですし、できるなら、部署や部門で最も成果を出している人は最適です。

成果は、売上などの数値が見えるともっともいいですが、なかなかわからないことも多いです。そんなときは、評判やミーティングでの発言力に注意してみるといいでしょう。

この人の意見が採用されているなとか、見えてくるはずです。100%ではありませんが、多くの場合は、チームリーダーや上司(部長クラス)です。

「キーマン」を抑えて仕事ができる、早くなる3つのポイント

ここまで、お伝えした通り、仕事ができる/早くなるには、キーマンの要求事項や達成したいことの理解が改善策のセンターピンです。

しかし、キーマンの「本当に」達成したいことを理解するには、どうすればいいの?と感じることでしょう。

ここでは、上司の「本当に」達成したいことを理解するためには、抑えておくべきポイントをお伝えします。

このポイントを抑えておかないと、理解することはおろか、「あいつは仕事ができない」というレッテルを貼られてしまいます。

そうならないために、このまま読み進めていってください

ここでは、「キーマン=上司」としてポイントを紹介します。

ポイント1|「キーマン」との関係は「顧客と販売者」を目指す

まずは、もっとも重要なポイントを紹介します。

目指すところは、「顧客と販売者」の関係です。ただし、顧客に尽くす、イエスマンとは違います

目指すべきはキーマンの良き理解者であること

イメージしやすくするために、「顧客と販売者」の関係について例を使って紹介します。

ここでは、車の購入シーンを例にとってみましょう。

あなたが車を買うことをイメージしてみてください。あなたが車を買うときに大切にしたいことってありますよね?

もっと端的に言うと、車を購入するときの条件として何が必要か?です。
・燃費
・価格
・機能
・車種
・乗り心地

で、ここからが重要です。

もし、あなたが「価格を気にしている」のに、セールスマンが「いきなり乗り心地の話ばかりしてきた」ら、どうでしょうか?

「いや、まあ、それも大事ですが…(分かってねえなあ)」となりますよね。

逆に、

「どういった条件でお探しですか?」と聞かれて
「〇〇の価格くらいです」
「それなら、これくらいの機能は持たせることができますよ」

と話を進められたら、どうでしょうか?

「それなら、こっちの機能でOKです」と答えたくなるはずです。

顧客の視点からすれば、「価格」をムシする販売者には、「分かってくれないセールスマン」とレッテルを貼るわけです。

で、このやりとりが、そっくりそのまま「キーマン(上司)との関係」のやりとりにも出ているわけです。

つまり、上司(顧客)の要望を聞かずに、あなたよがりの資料を作ってしまうと、こいつは分かってくれないというレッテルが貼られるということです。

ポイント2|キーマンのやりたいこと・達成したいことを見抜く

何事も、キーマン(上司)のやりたいこと・達成したいことを見抜くことが始まりです。

上司は、目的を達成するために、指示を出しています。ですので
・その指示の背景は何ですか?
・困っていることは何ですか?

こういった質問をして、上司の目的を理解するように努めます。

また、他にも普段使っている言葉から、上司の価値観を予測するのも手です。

たとえば、「他の事例はないの?」とよく聞く上司ならば、成功事例をうまく使おうとする考えがあるので、それを準備したりするのは、とても重要です。

ポイント3|逐次、フィードバックをもらう

こんなカンジで進めよう!と方向性が決まったら、キーマン(上司)のフィードバックをもらいます。

資料全体の構想ができてきたら、またフィードバックをもらいます。

こうすることで、上司の要望をどんどん入れ込んで、起動修正をしていきます。

なぜこのようにどんどんフィードバックをもらうのかと言うと、そもそも指示を出した段階で、上司(ボス)は、完全に理解しているワケではないということです。

ですので、形が見えてくるにつれて、追加の要望がきます

ですので、50-60%くらい出来たら、相談しましょう。

残念ながら、どれだけ準備しようと、追加で要望が来ます。追加の要望が来るということは、進んでいる証拠なので、ポジティブに捉えましょう。

ポイント(おまけ)|質問したら、嫌われるかも…と感じるときは

フィードバックをもらおうとしても

「こんな質問するな」と怒られるかも…
「忙しいのに余計な仕事をお願いするのは気が引ける」…

と不安を感じるときってあります。

たしかに、そういった場面もあります。上司の機嫌やタイミングもありますので、部下のタイミングだけを一方的につきつけるのは、よい方法ではありません。

ですが、

「こう考えて作りました。〇〇さん(上司)の考えをすりあわせて、やり直しをなくせるように進めたいので、一度フィードバックをいただきたい」と伝えれば、デキる上司は理解してくれます。

質問のコツとして、

「サポートしてほしい、アドバイスがほしい」というスタンスで質問するのが、おすすめです。

もし、こう質問して、理解してもらえなかったら、フィードバックをもらう上司としてふさわしくありません。

仕事が終わらない人の特徴・原因と対処法・改善法のまとめ

この記事で紹介したことをまとめます。

・仕事ができない/遅い人の本当の原因(センターピン)はゴールを把握していないこと

・ゴールとは、キーマンの要望を満たすこと

・キーマンのフィードバックをもらいながら、カタチにすると効率的

これが理想的です。

これは、上司にとっては、自分が主導権を握っているように見えます。しかし、裏ではあなたが主導権を握っている。

お互いwin-winの関係になれて、ストレスフリーで仕事ができるようになります。

いかがだったでしょうか?

ぜひ仕事を進める上での、参考にしていただければ、と思います。

おまけ(別視点)|マーケティングを例にして、仕事ができる人のやり方を紹介

以下顧客に何かを販売したことがある方向けです。イメージできない方は、読み飛ばしてください。

マーケティングには、マーケットインとプロダクトアウトという考え方があります。

・マーケットインとは、マーケット(顧客)の要望をベースに商品を構築すること(例)

・プロダクトアウトとは、販売側が要望をベースに商品を構築すること

です。

マーケッティングの鉄則ですが、最初のうちは、マーケットインで商品を作らないと、まず購入してもらえません。

ところで、ざっくり言うと、資料の作り方には2通りあります。

1.あなたが部下(販売側)で、上司(顧客)に、プロダクトアウト型で、資料を作成するか?

2.マーケットイン型で資料を作るか?です。

で、多くの人が、2.プロダクトアウト型で資料を作ります。「これが良さそうだ!」と自分の判断にもとづいて。

そうすると、何が起きるか?

やり直しが起きるワケです。(売れない商品と作るということです)

そして、上司からのやり直しが続くと、嫌気がさしてきて、「あいつは、何も分かってくれない」と上司にいら立ちを覚えてしまうワケです。

しかし、上司(顧客)の目線で考えてみると、上司には上司の悩みがあって、あなたへ指示することで、その悩みを解決しようとしているワケです。

上司にとっては、悩みを解決してくれればOKなワケで、あなたの作成した資料なり、提供した情報なりがそれに見合わないなら、「NG」ということです。

これが、マーケットイン型資料とプロダクトアウト型資料の違いということです。

つまり上司のほしい資料を作ることにフォーカスすればするほど、上司への相談で主導権を握れますし、信頼してもらえます。信頼してもらえると、主導権を握りやすくなります。