パソコンスキルの教科書

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東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

エクセルマクロVBAで「できること」って何?10の事例で解説

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エクセルマクロVBAとは、面倒なルーティン仕事を自動化して、作業をエクセルに代行させるツールです。このツールを活用すれば、入力ミスをなくし、かつ作業が早く終わらせることができます。

しかし、エクセルマクロについて、「聞いたことはあるけれど、よく分かっていない」「具体的にはイメージしづらい…」「実際にどう活用すればいいか分からない…」そんなことはありませんか?

そこで、この記事では、企業でエクセルマクロを教えてきた私が、入門者や初心者の方でも理解できるようにお伝えしていきます。動画を使った事例で、わかりやすく紹介しますので、ぜひこのまま読みすすめていってください。

エクセルマクロVBAで出来ることとは?動画を使って徹底解説

エクセルマクロVBAで「できること」「できないこと」

まずは、エクセルマクロVBAで「できること」と「できないこと」、他の機能との「違い」を紹介します。

エクセルマクロVBAで出来ること

エクセルの機能を使って「できること」はすべて可能です。たとえば、エクセルのリボンに含まれる機能は、マクロを作成できます。

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それに加えて、OLE(外部連携)を利用すれば、メール送信、パワポの資料、ワードの報告書を作成することも可能です。さらに言えば、Gmailのような他ソフトを操作したり、インターネットに接続して、情報を入手することもできます。

具体的な事例を、以下に列挙します。

エクセルマクロVBAを使ってできること

[1] ひとつのデータを元に複数のシートを連続作成
[2] 業者ごとの担当区域一覧を出力
[3] 従業員の勤務状況を表とグラフでまとめる
[4] 入力・編集用フォームの作成
[5] Internetにアクセスして情報を自動取得
[6] テンプレートを使ってアウトルックの電子メールを送信
[7] 電子メールを差込で送信する
[8] 複数のパワーポイントにエクセルからデータを流し込む
[9] ヤフオクのデータを取得してエクセルに出力する

エクセルマクロVBAで出来ないこと、限界とは?

エクセル仕事(データ集計、グラフ作成など)の内、エクセルマクロVBAで出来ないことはほとんどありません。あるとすれば、「情報をゼロから作りだす」といったレベルです。しかし、これはVBAに限った話ではなく、C言語のような他のプログラミング言語でも同じように、不可能ですが。ただし、エクセルマクロVBAを利用しない方がいい場合はあります。

エクセルマクロVBAが不向きな場合がある

エクセルマクロVBAを使えば、あらゆることを自動処理できるオールラウンダーです。しかし、オールラウンダーがゆえに不向きなこともあります。たとえば、100万件のデータベースを扱うなら、エクセルマクロVBAではなく、アクセスの方が向いています。エクセルでは100万件もデータを扱うと、データ処理に時間がかかってします。しかし、アクセスを使えば、データ量が100万件あっても、高速でソートが可能です。

このように向き不向きがありますが、データ数が2000件~3000件までなら、エクセルで困ることはほとんどないと考えていいでしょう。

エクセル2010と2007では、VBAで「できること」は変わるの?

エクセル2010とエクセル2007では、エクセルVBAで作成したマクロに大きな違いはありません。ほとんど気にすることはないでしょう。ただ、エクセル2010とエクセル2007で作成したマクロを、エクセル2003のバージョンで使用する場合、正常に動かない場合があります。このように、新しいバージョンで作成したマクロを古いバージョンで使う場合は、注意が必要です。

エクセルマクロとエクセル関数の違いってナニ?

エクセルマクロを学んでいると、エクセル関数(vlookupやcountifなど)の違いがよく分からない…という方がいます。この2つは、大きく異なります。

たとえば、エクセル関数は、基本的にエクセルだけしか扱えません。しかし、エクセルマクロは、エクセルはもちろんワード、パワポ、アウトルック、Gmailなど他のアプリも操作できます。他にも多くの違いがあります。もし詳しく知りたいなら、こちらの記事を読んでみてください。

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エクセルマクロVBAの活用法や使い道!自動化の事例を動画で紹介

エクセルマクロを使えば、「こんなことができる!」「あんなことができる!」と聞いても、それだけではいまいちピンときませんよね。

そこで、この記事を読んでいるあなたが、エクセルマクロで出来ることをイメージできるように事例(動画)を使って、紹介します。自動化の効果も高く、かつ仕事で使える事例を用意しましたので、ぜひ読みすすめていってください。

事例1|データを元に複数のシートを連続作成


エクセルの元データから、複数の伝票を自動作成します。エクセルマクロを使って、300件以上の取引データから、取引先ごとに伝票を作成します。

マクロを実行すると、取引先ごとに合計数十枚のシートが作成され、 それぞれのシートでは、取引内容が日付順に並べ替えされ、残高の詳細も自動で記載されます。

動画でも紹介しているとおり、伝票を別のエクセルファイルにする、複数の伝票からひとつの表を作ることも可能です。エクセルマクロが便利なのは、データの数が何件あろうと、マクロを書くときの手間は変わらない点です。

事例2|住所や氏名の情報を分割して出力


ひとつのセルに入った住所や氏名を複数のセルに分割投入するマクロです。この程度のレベルであれば、10行程度のコードで作れます。正しくマクロを学習すれば、1,2週間程度あれば、自力で作れるようになります。

事例3|従業員の勤務状況を表とグラフでまとめる


エクセルマクロを使うと、ファイルやグラフの作成を早く、正確に行えます。この事例では、企業の勤務実績のデータをもとにして、各月の部門ごとの残業時間を比較し、グラフを作成します。また、管理職を含む場合、そうでない場合も分けて作成できます。期間についても、この動画では、1月から6月までを調査対象としていますが、セルの値を変更すれば、調査対象の範囲を変更することもできます。上司の指示が変わってもすぐに対応できます。

事例4|データの自動集計


エクセルマクロを使うと、セルの値が変更したら、自動で再計算されるようなツールを作成することができます。この動画で紹介している事例は、対象月を変更することで、表の数値が自動で再計算されるように設計しています。数値の記入ミス、記入漏れがあっても、すぐに修正可能です。

事例5|入力フォーム(ユーザーフォーム)でツール作成


この事例では、エクセルマクロでフォーム(ユーザーフォーム)を作成しています。フォームを作成すれば、データ入力でありがちな入力ミスを自動訂正したり、入力内容に問題がある場合に警告することができます。

例えば、製品名を大文字アルファベットで入力するところに小文字で入力された場合、自動で大文字に修正することができます。他にも、日付を入れるはずの欄に文字を入れようとすると警告する、といったこともできます。データを扱う担当者がエクセルファイルを使うことが多い、あるいは、入力項目が多くてミスなく入力するのが難しい。そんな場合には、特に力を発揮します。

事例6|Internetにアクセスして情報を自動取得


この例では、エクセルからインターネットに接続し、URLリンクを自動編集するマクロです。リンクが正しく編集されたか確認するために、リンク作成後に自動でチェックするように開くようにもしています。

事例7|テンプレートを使ってアウトルック(outlook)の電子メールを送信

エクセルを使って、アウトルックを操作し、メールを自動送信することができます。初心者には少しハードルが高いかもしれません。しかし、メールを自動送信できるマクロは、使いどころも多いので、使えるようになると便利です。エクセルVBAからoutlookメールを送信する方法を詳しく知りたい方は、こちらの記事を読んでみてください。エクセルファイル(メール自動送信のマクロ入り)もダウンロードできますので、オススメです。

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事例8|テンプレートを使って差込メールで送信する


この例では、エクセルシートに記入されている姓、名をテンプレートに流し込み、姓名を送信ごとに変更してメールを作成し、送信します。送信メールごとに名前を変更する手間がなくなり、作業が一気にラクになります。

事例9|複数のパワーポイント(powerpoint)にエクセルからデータを流し込む


エクセルマクロでできることは、エクセル操作だけではありません。テキストファイル、フォルダの操作はもちろん、wordやaccess、オラクル、MySQLといったデータベースを操作することも可能です。

今回は、その例として、エクセルにあるデータをパワーポイントのスライドに流し込む事例を紹介します。エクセルからパワーポイントのテンプレートを開き、データを流し込んだらパワーポイントのファイルを保存して閉じる、またパワーポイントのテンプレートを開き、をくり返す設定になっています。。

事例10|ヤフオクのデータを取得してエクセルに出力する


動画をご覧になった方は、ご理解いただけたと思いますが、ウェブから情報を取得し、エクセルに出力するマクロは、かなり強力です。

・自分で一つ一つ調べる必要がない
・価格が一覧になっており、カンタンに比較できる
・URLを取得すれば、エクセルにハイパーリンクを付けてページへアクセス

こんなことをボタン一つで達成できます。ボタンを押したら、コーヒーでも飲んでおけば、あとは自動で処理が終わります。しかし、このスキルを知らない人は、自分で一つずつ調べるしかできないので、いつまで経っても仕事が終わりません。

エクセルVBAからインターネットの情報を取得する方法を詳しく知りたい方は、こちらの記事を読んでみてください。エクセルファイル(ヤフオク情報を自動取得するのマクロ入り)もダウンロードできますので、オススメです。

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エクセルマクロを使うと、どれくらい便利になるの?VBAで業務効率化した例

ここでは、VBAで業務効率化した事例を紹介します。実際の現場で、業務改善した事例を紹介しますので、ぜひ合わせて読んでみてください。

業務効率化1|グラフ自動作成で10時間削減

製造業のデータ分析を自動化した事例です。データベースにある数値をグラフ化して、製品品質のトレンドを監視する業務があったのですが、当初は手入力でグラフを作成していました。膨大な作業量とデータの入力間違いで、担当者は大変な思いをしていました。そこで、データを取得して、自動でグラフを作成するマクロを作成し、10時間分の作業削減に成功しました。担当者にはとても喜んでもらい、「他の作業も改善してほしい」という喜びの声をもらいました。

業務効率化2|アンケ―トの自動化で25時間削減

新入社員の研修のアンケート分析を改善した事例です。この企業では新入社員30名に対して、40の研修を行っていました。30人×40研修数 =1200アンケートを取っていました。その集計作業が大変で、担当の方が悲鳴をあげていました。そこで、エクセルマクロのユーザーフォームでアンケートを作成し、自動で新入社員のアンケート結果がデータ化されるシステムを構築しました。

その結果、25時間分の作業時間を削減しました。さらにアンケート用紙の削減にもつながり、研修担当の方はとても喜んでいました。

業務効率化3|ウェブの情報を14時間削減

マーケティング企業で、ウェブデータの解析をエクセルマクロで自動化した事例です。改善前は、ウェブのデータを手動でアクセスして、一つずつ目視で確認していました。その結果、時間もかかるし、データの数え間違いも発生していました。そこで、ウェブデータをエクセルマクロを使って、自動解析するようにしました。

エクセルマクロで改善後、14時間かかっていた作業がゼロになりました。数え間違えもなくなりました。何よりも、この作業をしている方が、数える作業がなくなり、とても喜んでいました。

業務改善をして、喜んでもらえるのがエクセルマクロのステキなところです。

業務効率化4|営業部門の業務改善して、年収もアップ

一部上場企業で事務の仕事をしていた方の事例です。もともとはエクセルを使えなかったのですが、エクセルマクロを習得して、レポート自動作成システムを作成したそうです。

そのシステムを利用して営業部が数十億の超大型契約を取ったのです。このシステム構築の実績が認められて、社内表彰を受けました。しかも、これだけではありません。このシステムが認められ、次の仕事も受注したのです。

その後、「エクセルで困っていることがあったら、とりあえずその人に依頼する」という状態になっているようです。

エクセルマクロを学んで実践した方の多くが、10時間の業務の効率化を達成し、中には1000時間を超える効率化を達成した人もいます。とくに、エクセルなどにデータを手入力したり、報告書をいつも手入力で作成している、そんな企業では、すさまじい効果を上げています。

エクセルマクロVBAをつかって、仕事を効率化するとどうなるか?について、詳しく紹介した記事はコチラです。ぜひあわせてよんでみてください。

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エクセルマクロVBAのサンプルコード(プログラム)をダウンロードしたいなら

この記事で紹介したエクセルマクロの事例の内、いくつかをサンプルコードはこちらの記事で入手できます。もし、エクセルマクロを自分で使ってみたい!、業務を効率化してみたいと考えている方は、ぜひ合わせて読んでみてください。

エクセルマクロを使ってoutlookからメールを自動送信
エクセルマクロを使った在庫管理システム
エクセルマクロを使って月末処理を自動化
エクセルマクロを使ってヤフオクから情報を自動取得

マクロで業務を効率化したいなら、実践しよう

いかがだったでしょうか?エクセルマクロについて、具体的にイメージがつかめたのではないでしょうか?もしかすると、勘のいいあなたなら、「この業務に使えそう!」「あの業務、マクロで自動化できるかも!」を考えているかもしれません。

もし、そう考えているなら、ぜひマクロを実践してみてください。あなたのイメージを実現するには、すぐに実践するのがイチバンの方法です。エクセルマクロの設定方法や使い方を知りたいなら、こちらの無料動画がオススメです。

しかし、「いきなり実践してみよう」と言われても、なかなか難しいですよね。「何から手をつければいいの?」「習得までにどれくらい時間がかかるの?」といった疑問もあるでしょう。実際、私もそうでした。もし、もう少しマクロの情報を知ってから、「実践してみよう」と考えているなら、こちらの記事がおすすめです。

エクセルマクロの難易度や習得までの期間を知りたいなら

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エクセルマクロとは?もっと詳しく知りたいなら

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ぜひエクセルマクロ実践して、面倒な仕事を自動化して仕事で成果を上げていただければ、とうれしいです。