パソコンスキルの教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

仕事が早い人の特徴7つと仕事を早く終わらせるための方法・コツ

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社会人として働き始めると、会社の中で仕事が早い人がいることに気づきます。例えば、数日かかりそうな仕事を1日で片付けてしまったり、他部署で仕事が早い人として噂になったりします。

一方で仕事が遅く、いつも上司から進捗を気にされる人もいます。

なぜ、このように仕事が早い人と遅い人がいるのでしょうか。それは仕事の進め方・考え方がまったく違うからです。「仕事が早い人」は、段取りから作業まで早く行うための型をもっています。

しかし、仕事が遅い人は進め方・考え方を知らないため、仕事に時間がかかる上にミスが多いアウトプットをしてしまうのです。

実際、これまで私は研究機関、中小企業、大企業、ベンチャー企業と多くの会社でさまざまな人を見てきました。その経験から、仕事が早い人の特徴と仕事を早くこなせるようになるためのコツについて紹介していきます。

仕事が早い人の7つの特徴

仕事が早い人とそうでない人には、それぞれに特徴があります。もちろん、分かりやすいところでは周囲からの評価が異なります。ただ、それ以外にも数多くの違いや特徴があります。

ここでは以下の7つについて紹介していきます。

特徴1|適当で手抜きをしていい部分を理解している
特徴2|判断力・決断力がある
特徴3|切り替えが早い
特徴4|仕事が早いのに正確でミスしない
特徴5|マイペースで仕事をこなす
特徴6|仕事を覚えるのが早い
特徴7|パソコン操作が早い

それでは、詳しく説明していきます。

特徴1|適当で手抜きをしていい部分を理解している

仕事が早い人は、サボっているように見えるのに、なぜか圧倒的な成果を出します。同じ時間だけ仕事をしているのに、なぜ圧倒的な成果を出せるのでしょうか。

実は、仕事が早い人と遅い人で、仕事のそのものに対する速さが大きく違うわけではありません。その差は、重要な仕事を理解しているのが大きな理由です。

例えば、仕事は重要度と緊急度でなものとあまり重要でないものに分けられます。例えば、取引先に提出資料であれば重要度は高まります。

逆に、社内の報告書であれば遅れても支障はありません。そのため、社内報告書の提出はあまり重要ではないものに分類されます。

逆に仕事が遅い人は、あれもこれもやろうとする傾向があります。それは、何が重要な仕事が理解していないからです。

たとえば、仕事の要領が悪い人に、「なぜ、今それをやるのですか?」と聞いてみると、答えることができません。仮に、答えが返ってきても、「上司に言われたから」、「なんとなくこれが重要だと思ったから」といったものです。

これは、何が重要な仕事か理解していないのが原因です。重要な仕事を理解できていないため、あれもこれもやろうとします。その結果、時間ばかりかかったり、すべてが中途半端になったりするのです。

このように、仕事が早い人は重要な仕事を理解しているため、手を抜いていい仕事とそうではない仕事を理解しているのです。

特徴2|判断力・決断力がある

仕事が早い人の共通点として、決断や判断が早いことがあります。その理由は簡単で、経験をたくさん積んでいるからです。仕事が早いため、人と同じだけ働いても、より多くのことを経験できるのです。

たとえば、オタクと呼ばれる人は、得意分野であれば多くの情報を知っており、質問にスラスラ答えることができます。それは、オタクの人がその分野について、大量の時間を使って調べたり実践したりしているからです。

これは、仕事でも同じです。その分野で経験を積んでいるほど、判断や決断が早くなるのです。

判断力や決断力は頭の回転が早いからと考えがちですが、経験と知識をどれだけあるかのほうが重要です。

特徴3|切り替えが早い

仕事ができる人ほど、切り替えが早く時間を効率的に使います。とくに、タスク管理を上手に行い、仕事の切り替えを早く行っています。

なぜなら、タスク管理をしないといろいろな仕事が頭に浮かんできてしまい、一つの仕事に集中できないからです。

たとえば、ある仕事をしているとき、別の仕事が頭に浮かんでしまうと、その瞬間に集中力が途切れてしまいます。そして、一度切れてしまった集中力は、すぐに元に戻るまでに時間がかかります。

これはモノを動かすときを考えるとわかりやすいです。既に動いているモノを動かすのはカンタンです。しかし、停止しているモノを動かすには、大きなエネルギーが必要です。

これは、集中力も同じです。一度、途切れるとなかなか取り戻すのが大変なのです。そのため、効率的に時間を使える人ほど、集中できる環境を作ります。切り替えをうまく行い、集中して仕事を終わらせるのです。

特徴4|仕事が早いのに正確でミスしない

仕事が早い人は、正確でミスが少ないのも特徴です。ただし、これはミスをしていないわけではありません。ミスがあるのですが、それを修正する余裕があるのです。

なぜなら、仕事が早いから資料をチェックする回数が多くなるからです。

例えば、仕事に余裕をもたせるAさんと仕事がギリギリのBさんがいたとします。Aさんは、締切の10日前に80%を終わらせて、上司や先輩からのアドバイスをもらいます。一方で、Bさんは締切前日に上司や先輩のアドバイスをもらいます。

締切まで余裕があるAさんは、上司や先輩からのフィードバックを活かして確度の高い資料を作成できます。

しかし、Bさんは締切前日のため、上司や先輩からもらえるフィードバックの質が低かったり、フィードバックをもらえない場合もあります。その結果、イマイチの資料になってしまうのです。

仮にAさんもBさんも資料作成の能力が同じ程度でも、結果は大きく変わります。

このように、仕事が早いと余裕ができるため、正確でミスの少ない資料に仕上げることができるのです。

特徴5|マイペースで仕事をこなす

仕事が早い人ほど、他人の緊急度に振り回されず、自分のペースでタスクを進めていきます。もちろん、マイペースとは自分の好きなようにやることではありません。

本当に重要な仕事を理解して進めているのです。例えば、仕事を一生懸命やろうとする人ほど相手の都合に合わせようとします。実際、見積もりの修正を「今日の17時までに送ってください。」と言われることがあります。

残念ながら、こういった「今日中に」という仕事の多くは、急ぎではありません。明日や次の月曜日でも十分に間に合います。

仕事が早い人は、そのような優先順位を把握しています。そのため、「その資料は"本当に"、急ぎ必要ですか?」と問い直すのです。

そして、必要であれば優先順位を上げます。もし、必要でなければ順位を付けて納期までに間に合わせるようにスケジュールを組むのです。

特徴6|仕事を覚えるのが早い

仕事が早い人は、仕事を覚えるのが早いです。その理由は、重要な部分を見抜くが上手いからです。

たとえば、仕事が早い人はゴールから逆算して物事を考えます。そして、やらなくていいことを決めるのです。やらなくていいことを排除すれば、そもそもの仕事の量を減らせるからです。

そして、重要な部分に絞って仕事を覚えるので習得が早いのです。

しかし、仕事が遅い人はなんでもかんでも情報を取り入れようとします。そして、成果につながらないことまで手をつけてしまうのです。

実際、仕事が遅い人に遅れた理由を聞いてみると、「あれも必要だと思っていた」や「もっそこうしたらいいと考えていた」と話をします。

このような意見はすべてが間違っているわけではありません。ただ、最初からカンペキにこなそうとすると、覚える量は増えていきます。

それよりも、幹となる部分を押さえてから、枝となる部分を覚えるほうが効率的に学べるのです。実際に、教科書などの書籍はほとんどが概論を教えてから各論を教える順番になっています。この方が覚えやすいからです。

このように、仕事が早い人は重要な部分を見抜くのが上手いです。その結果として、仕事を覚えるのが早いのです。

特徴7|パソコン操作が早い

仕事が早い人は、パソコン作業そのものが早いです。資料作成や情報検索の多くは、パソコンを利用します。

つまり、パソコン操作が早いほどいろいろな作業が早くなるのです。例えば以下の作業をササッとこなせるようになります。

・ネット情報をサクッと調べ、情報を素早く入手できる
・ファイルもすぐに見つかる
・メールもパパッと送ることができる
・エクセルやワードの操作が早くなる

実際、仕事が早い人ほどタイピングが早かったりキーボードのショートカットを活用していたりします

また、本当に早い人は作業を自動化する方法も心得ています。例えば、エクセルマクロを使えば手作業を自動化して数十時間分を効率化できます。

こういった自動化のスキルを習得しておくと、周囲との差が明確に現れます。エクセルマクロについては、詳しくはこちらの記事で解説しています。

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逆にパソコン操作が遅いと仕事が遅くなります。

・調べるのに時間がかかって、知識が増えない
・ファイル検索に時間がかかって、作業が終わらない
・メールを打つのに時間がかかって、仕事が進まない

その結果、仕事がなかなか進まず、時間だけが過ぎていくのです。パソコン操作を早くする方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

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仕事が早いと高い評価をもらえる理由

仕事の早い人の特徴として、もっとも際立っているのは高い評価をもらっている人が多いことです。 なぜ、仕事が早いと高い評価をもらえるのかというと、その理由はシンプルです。アウトプットの質や量が多いからです。

実は、仕事の評価=「やること」×「やりかた」×「はやさ」で決まります。そして、「やること」×「やりかた」×「はやさ」の各要素が高いほど、仕事の評価・実績は華やかなものになります。

このとき、多くの人は「やること」や「やりかた」が仕事の評価に直結していると考えます。しかし、実は「はやさ」がもっとも評価に関係しています

つまり、仕事の評価=「やること」×「やりかた」×「はやさ」において、評価を上げるには「はやさ」を上げるのがもっとも手っ取り早いのです。

その理由について、説明していきます。

「やること」とはプロジェクトの案件|決定権はほぼない

「やること」とは、プロジェクトの案件です。たとえば、「海外進出しよう」や「○○のような新製品を開発しよう」、「新システムを導入しよう」といった提案のことです。

しかし、あなたが社長でもない限り、「やること」を決めるチャンスはほぼありません。たとえば、「海外進出しよう」と決めるのは社長やそれに近い人です。

他にも「新製品の開発や新システムを導入」といった提案には必ず上層部の意見が反映されています。

このように、決める誰かのもとで仕事をする限り、仕事を依頼されることはあっても、あなたが仕事の「やること」を決める決定権をもつ場面はほとんどないのです。

「やりかた」とは進め方|決定権はほぼない

「やりかた」とは、プロジェクトを進め方で「誰が、何を担当して、いつまでに」という部分です。

実は、仕事の「やりかた」に関しても、あなたの意思一つで決めることはできないことが多いです。

たとえば、仕事の役割分担を決めるとき、「誰が、何を担当して、いつまでに」を決めておく必要があります。

もちろん、風通しのいい企業であれば、上司や部下が一緒になって決めるかもしれません。しかし、大抵の場合リーダーや責任者の意向が採用されます。

つまり、あなたの仕事はあなたの上司が管理しているので、上司のやりかたに納得いかない場合でも、従わざるをえないのです。

はやさを変えるのが成果につながる唯一の手段

このとき、早く仕事を行うことが成果につながりやすいです。その理由は、仕事を早く行うことは評価対象として分かりやすいからです。

たとえば、あなたが、仕事をササッと終わらせて、上司に見せたとします。すると、上司はあなたの仕事に対して、こうコメントするでしょう。

上司や先輩
「これは、いらないですね」や「あの情報をいれるともっと良くなりますね」

このとき、あなたがその日のうちに修正して、上司に見せれば以下のような反応が返ってきます。

上司や先輩
「そうそう、そんな感じ。あとここは、こうしたほうがいいですね」や「だいぶ、よくなったね」、(場合によっては)「はやい、もうできたの!?」

と、こういうやりとりを繰り返していくうちに、仕事はどんどんに完成に近づきます。そして、仕事が一段落したころには、上司はあなたの仕事のやりかたをみて、「この人はやるな」という評価を持つのです

逆に仕事が遅く、いつまで経っても進捗が見えない人には、「どこまで出来たの?」や「いつごろ終わりそう?」といったことを上司が直接聞くことになるのです。

こういったことを聞くとき、上司は不安になっています。そして、進捗が見えないと、「この人に仕事を任させるとギリギリになってしまう」という印象をもたれてしまうのです。

このように、仕事の評価=「やること」×「やりかた」×「はやさ」で決まります。しかし、「やること」や「やりかた」はコントロールできないことが多いのが現実です。

ただ、「はやさ」であれば、変えることができます。そして、仕事を早くこなすことで以下のようになるのです。

[1] 仕事がはやい→仕事が早く終わる→手直しする時間が増える→より上司の求める資料に近づく

[2] 仕事がはやい→上司の仕事の手伝いができる→上司が自分のために使える時間が増える

特に入社5年目までの新人であれば、仕事の評価は「はやさ」が決め手になります。一度あなたが上司の信頼を得れば、上司があなたの提案に耳を貸すようになります。

そこで信頼を掴んでいけば、新しい仕事や刺激的でチャレンジングな案件を任されるようになるのです。

実際、私もエクセルマクロで事務作業を自動化するスキルを学びました。年間100時間以上の業務効率化を行ったことで、海外出張などのチャンスをつかむことができたのです。

しっかりとした実績を上げることができれば、転職することもその仕事を続けるのも自由に選択できるようになります。このように高い評価を得て、新しい仕事や充実した人生を送るためのはじめの一方は「はやさ」なのです。

正確性が不要か?

ところで、仕事の早さが評価につながると聞くと、「正確さは要らないのか?」 という質問を受けます。たしかに、正確な仕事をする場面はあります。

しかし、それは、最後のチェックでリカバリーできます。むしろ、ドラフト段階にもかかわらず、正確な仕事を意識するのは望ましい行動とはいえません。

なぜなら、正確性を追ったがために時間を使うからです。つまり、ムダな仕事だからです。実際、仕事の最初の段階から、正確性を高めるのは望ましい行動とはいえません。

上司の要望にすべて答えるのか?

頭がいい人ほど、上司や先輩のアドバイスが非効率的で、効果的ではないやり方であることに気づいてしまいます。

しかし、上司や先輩の信頼が得られていない間は、相手の言い分を飲むことをお勧めします。長期的に良好な関係を構築したいのであれば、最初は相手の要望を全面的に受け入れるのがベターなのです。

ただ、ずっと受け入れるわけではありません。少しずつ仕事をいく中で、「こうすればもっと良くなる」、「前回はこういう失敗をしたので、○○に変えたい」といった提案をしていくのが賢いやり方です。

なぜなら、提案は他者から信頼されているほど通りやすくなるからです。信頼されるから大きなチャンスが回ってくる。大きなチャンスがくるから、抜きん出た成果が出せるのです。

そのため、信頼を獲得する前には「やること」、「やりかた」に関するスキルを身につけてもあまり大きな効果はありません。逆に、はやさを上げるスキルは、新人の頃に習得しておくと役立つのです。

仕事を早くできるようになるための3つの方法やコツ

それでは、「はやさ」を手に入れるためには、どのようなことをやればいいのでしょうか。ここでは、効果的に3つの方法について紹介していきます。

方法1|経験者に進め方を相談する

一つ目の方法としては、上司や同僚に進め方を相談することです。このとき、CAPDを意識することのがコツです。なぜなら、仕事を逆算で行えるようになるからです。

PDCAという言葉を聞いたことがある人は多いはずです。PDCAとは、仕事の進め方のフレームワークでPlan, Do, Check, Actの頭文字を取った略語です。

Plan(計画):従来の実績や将来の予測などをもとにして業務計画を作成する。
Do(実行):計画に沿って業務を行う。
Check(評価):業務の実施が計画に沿っているかどうかを評価する。
Act(改善):実施が計画に沿っていない部分を調べて改善をする。

wikipediaより引用

PDCAと聞くと、計画が最初に出てくるため、Planを練るのに時間をかけてしまいがちです。

しかし、時間をかけて計画を立てると、無駄な作業までやりたくなってしまうことは少なくありません。そこで、CAPDで進めることをお勧めします。Checkを最初に行うことで、全体の流れをつかむのです

具体的には、自分なりに全体像や進め方を考えたら、すぐに上司や先輩に相談してCheckしてもらいます。そうすることで、無駄な作業を減らすのです。

実際、私も仕事を始めるときは、最初に自分なりに全体像を作ってから上司や先輩に相談をしていました。このとき、紙に全体フローチャートやアイデアをさらっと書くといいでしょう。

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上記は、私が上司に提案したときに作成した資料です。これくらいラフに手書きし、残りは口頭で概要を説明していました。

絵や図を使うことで、上司や先輩もアドバイスをしやすくなります。また、紙にササッと書くだけなので、自分が作業する時間も最小限で済みます。

このように、CAPDで仕事を進めることを意識し、まずは上司や先輩に仕事の進め方を相談することをお勧めします。

方法2|成果を出している先輩や同僚のやり方をまねる

方法1と似ていますが、先輩や同僚のやり方をまねるのは効果的な方法です。ただし、成果を出している人を真似ることが重要です。

なぜなら、成果を出している人は、成果を出すための何かを実践しているからです。

例えば、私の知り合いは派遣で営業をしていたとき、成果を出している先輩社員にお願いして、営業を付いて回りました。そのとき、営業トークをすべてメモしたのです。

そして、成果を出している先輩社員の3人分の営業トークのいい部分を集約して実践しました。その結果、数ヶ月後に社内トップの営業成績を収めることができたのです。

このとき、仕事が早い人ではなく成果を出している人を真似ることをお勧めします。仕事で成果を出している人は、仕事そのものも早いです。

そのため、成果を出している人がやっている行動を具体的に真似るのは仕事を早くできるようになるために効果的な方法です。

方法3|パソコンスキルを早くする

パソコンスキルを高めると、すべてのパソコン仕事の早さが底上げされます

なぜなら、パソコンを使う仕事は多岐に渡るからです。資料作り、メール作成から情報調査までパソコンを使わない日はないほどです。

具体的にはタッチタイピング(ブラインドタッチ)やキーボードでのショートカットキー操作です。これらを習得することで、仕事の早さがグッとあがります。

実際に、私の知り合いはタッチタイピングとショートカットキーを習得したことで、仕事の速度が上がり残業1時間分を減らすことに成功しました。

詳しくは、パソコン操作に関しては、こちらの記事で詳しく紹介しています。

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また、エクセルマクロのような業務自動化や仕組み化も強力なスキルです。マクロを使えば、以下のように請求書を自動作成することができます。


実際、私の友人はマクロを使ってツールを開発し、6億円の案件を受注に成功しました。その結果、マクロを覚えて2年で年収が200万円上がりました。

エクセルマクロについては、こちらの記事で詳しく解説しています。合わせて読んでみてください。

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仕事を早くできるようになりたいなら実践すること

ここまで、仕事が早い人の特徴から早くなる方法までをお伝えしてきました。しかし、この記事を読んだだけで仕事が早くなることはありません。なぜなら、知識ではなく実践が重要だからです。

例えば、あなたが野球をしているとして、もっとヒットを打てたらいいなと思ったとします。そのとき、正しいバッティングフォームを学んだからといって、必ずヒットを打てるようにはなるわけではありません。

実際にピッチャーが投げるボールを打つという実践が必要になってきます。3割の打率でヒットが出るまで、何度もチャレンジするわけです。そうして、ようやくヒットが打てるようになるのです。

野球の例をお伝えしましたが、これは仕事でも同じです。当然ですが、実際の経験から身につけたものに勝るものはありません。

ぜひここでお伝えした内容を実践して、仕事を早くこなせるようになるための一歩を進めていってほしいと思います。