パソコンスキルの教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

仕事のムダをなくす!業務や作業を効率化した取り組み|12の具体事例

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仕事効率化の経験が浅い人ほど、ゼロからアイデアを考えます。そのため、途中でアイデアを考えるのがイヤになったり、うまくいかないアイデアを採用してしまいます。

しかし、経験豊富な人は、成功事例をもとに改善案を考えます。すでにうまくいっている事例を利用したほうがラクに結果が出せるからです。

そのため、過去の事例や他社の取り組みを参考にすることは重要です。そこで、仕事や効率化するときの事例集を紹介します。

仕事を効率化してムダを省いた事例

仕事の効率化を経験していくと、似たような改善策が多いことが分かります。その理由は、使える改善案は限られているからです。

それは、前例を利用したほうが、自分の頭で改善案を考えるより、効果的な改善策を出せることを意味しています。また、先人の事例を利用するため、短い時間で改善案を考えることもできます。ぜひ参考にして活用してください。

具体例1|業務をなくす

ムダな業務をなくすことは、改善案を考える上で、最初に考えることです。

たとえば、報告に使わないのに作成する資料があります。このような資料作成はムダです。たしかに、後で使うかもしれないと考えるかもしれません。しかし、ほとんど使うことはありません。

そのため、資料作成そのものをやめることで、業務を効率化することができます。

コツとしては、「この資料は本当に必要なのか?」と問うてみたり、「この仕事は何につながっているのか?」と考えてみたりすることです。

やらなくてもいい仕事の場合、明確な回答を出せません。あってもなくても仕事が進むのであれば、なくす選択のが鉄則です。

具体例2|業務の重要度によって基準を下げる

業務そのものをなくすことはできないけれども、重要度が低い仕事があります。たとえば、資料チェックの仕事です。

社内での共有資料の場合、誤記があっても問題はありません。しかし、社外に出す資料に数字間違いや記入漏れがあれば、信用を失ってしまいます。

そのため、社外に出すような資料については、ダブルチェックが必要です。ただ、社内共有の資料については、チェックのレベルを下げても問題ありません。

このように、業務によって重要度が異なります。業務の目的に応じて、仕事の基準を変えることで、仕事の時間配分を変えます。

具体例3|自動化する

毎日、取引先から送られてくる資料を整理して、上司やチームに情報共有する仕事があります。

この手の仕事は、資料に含まれる情報が多いため、単純で数が多いのが特徴です。

さらにやっかいなのは、担当者しかやり方を知らないことです。もし、その人が異動や退職すると、仕事が進まなくなることもあります。

そこで、このような業務は自動化しておきます。そうすると、作業がボタン一つで終わるため、よりクリエイティブば仕事に集中できるようになります。とくに、ルーティンワークのような誰でもできる仕事は、自動化するとラクです。

たとえば、マクロを使えば、エクセル、メール、ワードを使った仕事をボタン一つで処理できるようにします。エクセルマクロで何ができるかは、こちらの記事で紹介していますので、合わせて読んでみてください。

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実際に私もエクセルマクロを使って、社内システムを構築しました。その結果、100時間以上の作業効率化を行いました。

具体例4|業務を一回にまとめる

業務を一回にまとめることで、仕事の頻度を減らします。

たとえば、実際にあったのは以下のような事例です。
・定例会で進捗確認を月1回から、四半期に1回にする
・製造業において、製品確認頻度を週5回から、週1回に減らした。
・データを作成した部門でのみチェックする。データを受け取った部署では確認作業をしない。

このように似た作業をまとめることで、1回に集約することができます。ただし業務を一つにまとめる場合、頻度を減らしたことによる影響が低いことを事前にチェックしておく必要があります。

具体例5|書式を揃える

書式を揃え、やり方を統一することで、効率化を行います。

たとえば、経理・事務業務の場合、部署別に異なるフォーマットで売上報告書を受け取る場合があります。

しかし、書式がそろっていないと、事務処理側は報告書の情報を一つ一つチェックする必要が生じます。

そのため、売上の誤記や計算ミスがあると、修正作業が発生します。そこで、事前に書式を揃えておくことで、修正作業が起こるのを防ぎます。

実際に、以下のようにエクセルマクロのユーザーフォームを使えば、入れ込む情報を制限して、自動で計算するシステムを自作できます。


この事例では、エクセルマクロでフォーム(ユーザーフォーム)を作成しています。フォームを作成すれば、データ入力でありがちな入力ミスを自動訂正したり、入力内容に問題がある場合に警告することができます。

製品名を大文字アルファベットで入力するところに小文字で入力された場合、自動で大文字に修正することができます。

他にも、日付を入れるはずの欄に文字を入れようとすると警告する、といったこともできます。入力項目が多くてミスなく入力するのが難しい。そんな場合には、特に力を発揮します。

具体例6|業務を複数回にわける

集中的に発生する業務に対応する時間をずらすことで、負荷を減らします。これは、さみだれ対応と呼ばれます。

とくに、資料チェックでは、さみだれ対応が有効な場合があります。たとえば、担当者が資料を100コ作成して、次の部署に渡すとします。そうすると、次の担当者は、いきなり100コの資料をもらうため、一度に処理できません。

そこで、資料を10コずつ作成して、10回に分けて、次の担当者に渡すようにします。そうすることで、担当者の負担を減らします。

具体例7|データベース構築・活用

データベースとは、蓄積された情報を取り出せるシステムのことです。たとえば、顧客情報や在庫情報は、多くの企業でデータベース化しています。

しかし、データベースを利用できるのは、顧客管理や在庫管理だけではありません。たとえば、顧客からの質問への回答事例をデータベース化しておきます。そうすると、次に似たような質問がきた場合、過去の回答を利用できるようになります。

これにより、人が変わっても、一定の基準で仕事の判断ができるようになります。

実は、企業のホームページ上では、似たようなことをやっています。おそらく、あなたもお客様の質問と、それに対する回答を見たことがあるはずです。これは、カスタマーサポートが同じ質問に答えるというムダをなくすことを目的としています。

具体例8|業務の担当を見直す

適正な担当部門、担当者が業務を担当するように割り振りを見直します。実際にあったのは、英語が得意な人を海外案件に、製品に詳しい人がマーケティング担当に、それぞれ見直したことです。

また、既存の仕事をアウトソーシングすることも効率化につながります。たとえば、資料の英訳は外注することで作業時間を短縮できます。

人には得意な仕事と不得意な仕事があるため、仕事に応じて担当を変更したり、外注したりして作業を軽くします。

具体例9|業務マニュアル作成

手順がわかりづらい業務のフローや判断基準を記載したマニュアルを作成します。

とくに、頻度が低い業務だと、思い出しながら仕事をすることも少なくありません。そんな仕事を頭を使わずにできるようになります。

また、誰がやってもできる仕事になるので、仕事の担当者を変えることも可能です。部門間でまたがる業務では、お互いの基準を決めておくことで、確認、聞き直しの二度手間を減らすことも可能です。

業務マニュアルの作成方法については、以下の記事で解説しています。あわせて読んでみてください。

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具体例10|権限を移譲する

資料の捺印者が不在で、急ぎの案件が処理されないケースがあります。この場合、何度も電話をかけたり、メールをしたりして対応することも少なくありません。

このような場合は、決裁やチェックの確認者、承認者を変えたり、増やしたりすることで対応できます。職位や力量が同じ人に権限を付与しておくと、資料の処理がスムーズに行えます。

具体例11|ワークフロー化

ワークフローとは、リレーのように、あらかじめ決まった順番通りに仕事を受け渡すことです。たとえば、文書やデータを確認するとき、作成した資料を誰にチェックしてもらえばいいのか分からないことがあります。

そこで、資料確認のルートを事前に決めておきます。そうすることで、資料の受け渡しをスムーズに実施することができます。

具体例12|作業の早さを上げる(スキルアップする)

作業の早さを上げるとは、処理速度を上げることです。たとえば、パソコンの仕事であれば、タイピングやショートカットキーを高めるだけで大幅に仕事を加速させることができます。

また、作業の生産性に関していえば、パソコンのモニターを2つ繋ぐことで生産性が上がることが報告されています。

パソコンを効率よく使う方法は、こちらの記事で詳しく説明しています。ぜひあわせて読んで見てください。

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問題解決のアイデアを考える前に、問題発見(見える化)に注力せよ

これまで業務効率化の解決策の事例を紹介しました。しかし、事例をいきなり実践するのはオススメしません。なぜなら、解決策より問題発見(見える化)の方が重要だからです。

たとえば、仕事の担当を見直すより、ムダな仕事をなくす方が、改善効果は高いです。そのため、まずはムダな仕事を見極めることから始めるのが基本です。

しかし、多くの改善活動は、いきなり改善策を出そうとします。その結果、ほとんど改善されません

本当に改善したいなら、まずは問題発見に注力し、仕事を見える化する必要があるのです。そのためには、業務のムダを見つけたり、ムダの原因を調べたりすることから始める必要があります。

ムダの見える化を行うための方法はこちらの記事で紹介していますので、ぜひ読んでみてください。

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改善すべきポイントを特定してから、改善案を考えるのが正しいやり方です。思いつきの改善案は、うまくいくことはありません。改善案を出す前に改善するポイントを見極めるほうが重要だということは覚えておきましょう。

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