パソコンスキルの教科書

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東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

仕事をラクにする!業務や作業を改善した取り組み|15の具体事例

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仕事効率化の経験が浅い人ほど、ゼロからアイデアを考えます。そのため、途中でアイデアを考えるのがイヤになったり、うまくいかないアイデアを採用したりしてしまいます。

しかし、経験豊富な人は、成功事例をもとに改善案を考えます。すでにうまくいっている事例を利用したほうがラクに結果が出せるからです。

そのため、過去の事例や他社の取り組みを参考にすることは重要です。そこで、仕事や効率化するときの事例集を紹介します。

仕事を効率化してムダを省いた事例

仕事の効率化を経験していくと、似たような改善策が多いことが分かります。その理由は、使える改善案は限られているからです。

例えば、業務マニュアルのような効率化はどこの企業でも取り入れられています。

これは前例を利用したほうが、自分の頭で考えるより効果的な改善策を出せることの表れです。

また、先人の事例を利用することは時短のメリットもあります。

他の事例を活用できるので、短い時間で改善案を考えることができるのです。ぜひ参考にして活用してください。

具体例1|業務をなくす

ムダな業務をなくすことは、改善案を考える上で、最初に考えることです。

たとえば、報告に使わないにも関わらず作成する資料があります。このような資料作成はムダです。

なぜなら、報告に使わない資料を作成しても売上に一円にもならないからです。

例えば、「プレゼン資料が大切だ」と言われます。これは、プレゼン資料が他社との契約獲得に大きく影響するからです。

つまり、売上につながっているからなのです。ただ、あなたがムダだと考えても、上司や同僚は「後で使うかもしれないから必要だ」と考えるかもしれません。

しかし、ほとんど場合使うことはありません。あるかもしれないことに備えておくより、もっと大切な仕事に時間を使うほうが効果的です。

このように、資料作成そのものをやめることで、業務を効率化することができます。

コツとしては、「この資料は本当に必要なのか?」と問うてみたり、「この仕事は何につながっているのか?」と考えてみたりすることです。

やらなくてもいい仕事の場合、明確な回答を出せません。あってもなくても仕事が進むのであれば、なくす選択のが鉄則です。

具体例2|業務の重要度によって基準を下げる

業務そのものをなくすことはできないけれども、重要度が低い仕事があります。

たとえば、資料チェックの仕事です。このような資料の場合、社内での共有資料であれば誤記があっても問題はありません。

しかし、社外に出す資料に数字間違いや記入漏れがあれば、信用を失ってしまいます。

そのため、社外に出すような資料については、ダブルチェックが必要です。

ただ、重要度を考えると、社内共有の資料はチェックのレベルを下げても問題ありません。このように、業務によって重要度が異なります。

業務の目的に応じて、仕事の基準を変えることで、仕事の時間配分を変えます。

具体例3|自動化する

毎日、取引先から送られてくる資料を整理して、上司やチームに情報共有する仕事があります。

この手の仕事は、資料に含まれる情報が多いため、単純で数が多いのが特徴です。

さらにやっかいなのは、担当者しかやり方を知らないことです。もし、その人が異動や退職すると、仕事が進まなくなることもあります。

そこで、このような業務は自動化しておきます。そうすると、作業がボタン一つで終わるため、よりクリエイティブば仕事に集中できるようになります。

とくに、ルーティンワークのような誰でもできる仕事は、自動化するとラクです。

たとえば、マクロを使えば、エクセル、メール、ワードを使った仕事をボタン一つで処理できるようにします。

実際、請求書作成を自動化した事例がこちらです。以下の動画でボタン一つで処理が終わるように仕組み化しています。


エクセルマクロで何ができるかは、こちらの記事で紹介していますので、合わせて読んでみてください。

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実際に私もエクセルマクロを使って、社内システムを構築しました。その結果、100時間以上の作業効率化を行いました。

具体例4|業務を一回にまとめる

業務を一回にまとめることで、仕事の頻度を減らします。

たとえば、実際にあったのは以下のような事例です。
・定例会で進捗確認を月1回から、四半期に1回にする
・製造業において、製品確認頻度を週5回から、週1回に減らした。
・データを作成した部門でのみチェックする。データを受け取った部署では確認作業をしない。

実際、私の勤務していた企業では、商品の品質チェックを毎日から週1回に変更しました

もともとは品質チェックを毎日やっていました。それは商品に何か問題があったときに早く気づくためです。

毎日のチェックに異常があれば、商品の異変により早く気づくことができるのです。

しかし、1年生産やった結果、異常が発生したことはありませんでした。そこで、品質チェックの間隔を広げることにしたのです。

その結果、毎日から週1回に変更することにしました。こうすることで、品質チェックの回数が減り仕事量を減らすことができました。

このように似た作業をまとめることで、1回に集約することができます。

ただし業務を一つにまとめる場合、頻度を減らしたことによる影響が低いことを事前にチェックしておく必要があります。

具体例5|書式を揃える

書式を揃え、やり方を統一することで、効率化を行います。

たとえば、経理・事務業務の場合、部署別に異なるフォーマットで売上報告書を受け取る場合があります。

しかし、書式がそろっていないと、事務処理側は報告書の情報を一つ一つチェックする必要が生じます。

そのため、売上の誤記や計算ミスがあると、修正作業が発生します。そこで、事前に書式を揃えておくことで、修正作業が起こるのを防ぎます。

実際に、以下のようにエクセルマクロのユーザーフォームを使えば、入れ込む情報を制限して、自動で計算するシステムを自作できます。


この事例では、エクセルマクロでフォーム(ユーザーフォーム)を作成しています。

フォームを作成すれば、データ入力でありがちな入力ミスを自動訂正したり、入力内容に問題がある場合に警告することができます。

製品名を大文字アルファベットで入力するところに小文字で入力された場合、自動で大文字に修正することができます。

他にも、「日付を入れるはずの欄に文字を入れようとすると警告する」ということもできます。

特に入力項目が多くてミスなく入力するのが難しい場合に、効果を発揮します。

具体例6|業務を複数回にわける

集中的に発生する業務に対応する時間をずらすことで、負荷を減らします。これは、さみだれ対応と呼ばれます。

例えば、資料チェックではさみだれ対応が有効な場合があります。

実際、担当者が資料を100コ作成して次の部署に渡すとします。そうすると、次の担当者は、いきなり100コの資料をもらうため、一度に処理できません。

そこで、資料を10コずつ作成して、10回に分けて、次の担当者に渡すようにします。そうすることで、担当者の負担を減らすのです。

コツは、渡す側の処理能力をあらかじめ把握しておくことです。適切な量を適切なタイミングで渡すことができるのです。

具体例7|データベース構築・活用

データベースとは、蓄積された情報を取り出せるシステムのことです。たとえば、顧客情報や在庫情報は、多くの企業でデータベース化しています。

しかし、データベースを利用できるのは、顧客管理や在庫管理だけではありません。データベース活用は数多くの場面で効果を発揮します。

例えば、顧客からの質問への回答事例をデータベース化です。これを準備しておくことで、似たような質問がきた場合、過去の回答を利用できるようになります。

これを実施するメリットは、過去の回答を再利用できるだけではありません。人が変わっても、一定の基準で仕事の判断ができるようになります。

実際、企業のホームページ上では似たようなことをやっています。

特にカスタマーサポートのような仕事では、全国の顧客から電話やメール対応をする必要があります。

そのため、一つ一つ対応していたらキリがありません。そこで、過去の問い合わせ内容と回答(Q&A集)をウェブ上に公開しておくのです。

そうすることで、顧客自身に情報を探してもらえるようになり、電話やメール対応の時間をグッと減らすことができます。

このような対応は、携帯電話会社のようなカスタマーサポートが必須の企業では、どこでも取り入れられているものです。

ただ、この業務改善は携帯電話会社だけのものではありません。一般企業でも取り入れることが可能です。

例えば、総務や経理といった他部署からの問い合わせが部署の場合、社内イントラにQ&Aを公開しておくのです。

そうすれば、他部署の人が自分で質問を解決できるようになります。実際、私が勤務していた企業でも、同様のことにチャレンジし、問い合わせ数を減らすことに成功していました。

データベース化は、ぜひ取り入れたい考えの一つです。

具体例8|業務の担当を見直す

適正な担当部門、担当者が業務を担当するように割り振りを見直します。

実際にあったのは、英語が得意な人を海外案件に、製品に詳しい人がマーケティング担当に、それぞれ見直したことです。

また、既存の仕事をアウトソーシングすることも効率化につながります。たとえば、資料の英訳は外注することで作業時間を短縮できます。

人には得意な仕事と不得意な仕事があるため、仕事に応じて担当を変更したり、外注したりして作業を軽くします。

具体例9|業務マニュアル作成

進め方がわかりづらい業務については業務マニュアルを作成することが有効な場合があります。

例えば、仕事をしていると判断基準に困ることがあります。実際、「○○を確認する」といった作業です。

「○○を確認する」といっても、具体的にどうやればいいのか分からないことがあります。

このような確認作業は、「何を」「どのように」「誰が」「いつまでに」といったことが分からないと仕事の進めようがないのです。

とくに、頻度が低い業務だと、思い出しながら仕事をすることも少なくありません。

結局、時間ばかりかかってしまい、仕事が終わらないのです。そこで、業務マニュアルを作成しておくのです。確認作業を進めやすくなります。

実際、業務マニュアルを作成しておくことで、自分が頭を使わずにできるようになります。

また新人や異動者にもラクに受け渡すことができるようになるのです。

業務マニュアルの効果はそれだけではありません。部門間でまたがる業務では、お互いの基準を決めておくことで、確認や聞き直しの二度手間を減らすことも可能です。

ただ正しい業務マニュアル作成方法を押さえておかないと、使えない業務マニュアルになってしまうことは少なくありません。

そこで業務マニュアルの作成方法については、以下の記事で解説しています。あわせて読んでみてください。

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また、業務マニュアルではなく業務チェックリストも効果の高い方法です。業務マニュアルについてはこちらの記事で解説しています。

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具体例10|業務フローチャートを作成しておく

仕事を進めていくとき、フローチャートがあるかないかでは仕事の進めやすさが変わります。

例えば、以下のようなフローチャートがあれば、誰が何をするのか明確です。

仮に複数人で仕事をする場合、このフローチャートを部署間やチーム内で共有しておけば、仕事の空白がなくなります。

つまり、仕事の抜け漏れがなくなり、誰が仕事のボールを持っているかが分かるのです。

しかし、多くの仕事では、誰が何をいつまでにするのかが分かりづらいです。そのため、仕事の全体の流れを知っている人に聞いて進めようとします。

ただ、それは仕事の全体の流れを知っている人に聞くまで仕事が止まってしまったり、その人が回答するまでの時間をムダに消費することになったりしてしまいます

そのため、業務フローチャートを作成しておくことが大切です。そうすれば、仕事の滞りが減り仕事を進めやすくなるのです。

業務フローチャートについては以下の記事で詳しく解説しています。合わせて読んでみて下さい。

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具体例11|権限を移譲する

権限を渡すのは良い解決策の一つです。なぜなら、一人ですべての仕事を管理するのは不可能だからです。

実際、一人で仕事を管理しようとすると、仕事が進まなくなってしまうことがあります。

例えば、資料の捺印者が不在で、急ぎの案件が処理されないケースがあります。この場合、何度も電話をかけたり、メールをしたりして対応することも少なくありません。

なぜこのようなことが起こるのかというと、権限を一人に集約させているからです。

そこで、権限を人に渡すのです。例えば、実際に私の職場でやっていたのは、決裁やチェックの確認者や承認者を変えたり、増やしたりすることです。

そうすることで、不在時でも対応することが可能になります。

ただ、権限を渡すと誰が責任をもつのかといった課題が発生します。その場合、職位や力量が同じ人に権限を付与しておくと、資料の処理がスムーズに行えます。

もし職位や力量が同じ人を探すのが難しい場合は、事前に協議が必要です。

具体例12|仕事の段取り表を作成する

仕事の段取り表を作成しておくことで、仕事を見える化しておくことで業務改善が可能です。

例えば仕事をチームで進めていくとき、段取り表がおけば、誰がいつ何をすればいいのか分かるからです。

実際、私が勉強会を開催したとき、以下の段取り表を作成しました。

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事前にタスク一つ一つに期限を設けておき、チームで分担することで誰がいつ何をすればいいのか明確になります。

逆にこのような作業を怠ると、誰が何をいつまでにすればいいのか分かりません。結局、仕事の押し付け合いになり、責任感の強い人が「私がやります」となってしまうのです。

そこで、上記のような段取りを事前に作成し、タスクと担当と期限を明確にしておくのです。

これについては、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ合わせて読んでみて下さい。

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具体例13|ワークフロー化

ワークフローとは、リレーのように、あらかじめ決まった順番通りに仕事を受け渡すことです。

たとえば、文書やデータを確認するとき、作成した資料を誰にチェックしてもらえばいいのか分からないことがあります。

そこで、資料確認のルートを事前に決めておきます

そうすることで、資料の受け渡しをスムーズに実施することができます。

このとき、間違えやすいことはワークフローとフローチャートの違いです。この両者は似ていますが、違います。

具体的には、ワークフローはシステムを使った承認システムです。一方でフローチャートはプロジェクトを進めるための業務分担表です。

例えば、ワークフローは経理の承認システムでよく使用されます。あらかじめ決められた責任者がシステム上で確認・承認するのです。

逆に、フローチャートはプロジェクトを進めるときのタスクを表したものです。タスク一つ一つに資料や作成者が記載されています。

ケースによって、ワークフローとフローチャートを使い分けることで、より効率的に仕事をおこなえるようになります。

ワークフローの場合システム構築をすることが多いため、プログラミングのスキルを学んでおくとワークフローを活用しやすくなります。

簡単にワークフローを作成する方法として、エクセルがあります。エクセルであればプログラミングを行うことも可能です。

そのため、自分でワークフローによる承認システムを構築するこも可能です。エクセルでのプログラミングについては以下の記事がお勧めです。

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具体例14|作業の早さを上げる(スキルアップする)

作業の早さを上げるとは、処理速度を上げることです。仕事が早い人の多くは、とにかく仕事一つひとつが早いです。

それは、一つ一つの作業動作が早いからです。頭の回転が早いことも要素の一つですが、作業動作の早さも仕事のスピードを決める大きな要素になります。

これについては、以下の記事で詳しく解説しています。

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さて作業の早さを上げるためには、スキルアップが手っ取り早い方法です。

例えば、パソコンの仕事であれば、タイピングやショートカットキーを高めるだけで大幅に仕事を加速させることができます。

また、作業の生産性に関していえば、パソコンのモニターを2つ繋ぐことで生産性が上がることが報告されています。

パソコンを効率よく使う方法は、こちらの記事で詳しく説明しています。ぜひあわせて読んで見てください。

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具体例15|上記の事例を組み合わせる

ここまで事例を紹介してきました。これらの事例は別々の事象ではありません。

いくつかの事例を組み合わせることで改善効果を高めることが可能です。

実際にあった例として、売上計算の改善があります。この改善は、以下の3つを組み合わせています。

具体例3|自動化する
具体例5|書式を揃える
具体例8|業務の担当を見直す

もともと実施していた売上計算は、各エリアの売り上げを本社の担当者が集めて集計していました。しかし、各エリアの売上情報は書式が異なっていたり送られてくる情報にばらつきがありました。

そのため、多くの無駄が生じていたのです。例えば、本社担当者は売上情報が含まれたエクセル表を取りまとめて計算し直していました。

また情報に不備があれば、やり直しを各エリアに依頼する場合もありました。

そこで、書式を揃え、売上情報の送信を自動化し、チェックを各エリアに任せることで仕事のやり方を改善したのです。

その結果、無駄が減り仕事がスムーズに進むようになったのです。このように複数の事例を組み合わせることで改善に結びつけることも可能です。

具体的な内容については以下の記事で詳しく解説しています。

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業務改善のアイデアを実行する前に、業務改善のポイントや問題発見を意識せよ

これまで業務効率化の解決策の事例を紹介しました。しかし、事例をいきなり実践するのはオススメしません。

なぜなら、解決策より問題発見(見える化)の方が重要だからです。そして、問題発見をするためのポイントを押さえておくのです。

たとえば、仕事の担当を見直すより、ムダな仕事をなくす方が改善効果は高いです。

そのため、まずはムダな仕事を見極めることから始めるのが基本です。

しかし、多くの改善活動は、いきなり改善策を出そうとします。その結果、ほとんど改善されません

本当に改善したいなら、まずは問題発見に注力し、仕事を見える化する必要があるのです。

そのためには、業務のムダを見つけるためのポイントを理解することから始める必要があります。

ムダの見える化を行うための方法はこちらの記事で紹介していますので、ぜひ読んでみてください。

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また、そもそも自部署に業務改善が必要かどうか分かっていない人も少なくありません。

それは、業務改善が必要な状況かどうかを判断する基準が分からないからです。

実際、業務改善が必要な職場にいるかどうかを理解していないと、業務改善が必要かどうかも判断できません。

そこで、以下の記事で非効率的な仕事をしている職場の特徴をまとめました。ぜひ合わせて読んでみて下さい。

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この記事で紹介している事例を活かすには、改善すべきポイントを特定してから、改善案を実行するのが正しいやり方です。

改善案を出す前に改善するポイントを見極めるほうが重要だということは覚えておきましょう。

業務改善の提案をしてみよう

ここまでで多くのことをお伝えしてきました。ただ、この記事を読んで終わりでは不十分です。

なぜなら、業務改善は行動してナンボだからです。事例やポイントを理解しても、行動に移さないと業務改善はできないのです。

例えば、職場には意見を言うだけの人がいます。「それは非効率的だね」という意見だけを言う人です。

しかし、「言うは易く行うは難し」という言葉の通り、気づいたり発言したりすることは誰でもできます。

一方で、自ら先頭に立ち行動できる人はほとんどいません。実際、私が企業に勤務していたときも、多くの人が気づいていながら声を出さないのです。それでは何も変わりません。

私がお伝えしたいのは、「ここで紹介した内容を実践してほしい」ということです。具体的な行動とは業務改善の提案です。

業務改善の提案は、職場の状況を数値化したり担当者の悩みを聞いたりすれば、そこまで難しいものではありません。

業務改善の効果を客観的に上司や同僚に伝えることができれば、納得して一緒に行動してくれる人はいるはずです。

提案の方法については、以下の記事で詳しく解説しています。それも参考になるはずです。

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さて、もし本当に非効率的な仕事をしているならそれを放置してほしくないのです。その仕事のせいで多くの人が困っているはずです。

ぜひ、この記事を読んだあなたが先頭に立って行動してほしいと思っています。

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