パソコンスキルの教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

フローチャート(フロー図)の作り方や作成方法の3つのポイントやコツ

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仕事の流れを掴む上でフローチャート作成は役に立ちます。なぜなら、フローチャートがあれば仕事の全体が見える化できるからです。

フロー図を作成することで、初めて作業をする人でもスムーズに作業を行うことができるのです。

そのため、良い手順書や業務マニュアルには必ずといっていいほどフローチャートが記載されています。

しかし、フローチャートの書き方のポイントを押さえておかないとせっかくフローチャートがあっても理解できません。

そこで、フローチャートを作るときのポイントやコツを紹介します。

フローチャート(フロー図)とは?

フローチャートとは仕事を見える化するための方法の一つです。フロー図の利点は、仕事の全体像や流れが見えるようになることです。

例えば、以下は自動販売機をメンテナンスするときのフローチャートです。

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このフローチャートを見れば、自動販売機のメンテナンスには以下の3者が関わることが分かります。

・自動販売機で買い物をする人
・自動販売機
・メンテナンス業者

このように、フローチャートで作成しておくと仕事の流れがすぐに分かります。

そのおかげで、自動販売機を初めてメンテナンスする人でもどんなリスクがどのような場面であるかがすぐに分かります。

実際、分かりやすい手順書や業務マニュアルほどフローチャートが記載されています。

このとき、フローチャートの正しい作り方や書き方を知っておくと、さらに分かりやすいフロー図にすることができます。

フローチャートの書き方のポイント3つ(+1)

フローチャートを作成するときにはポイントがあります。以下の3つ(+1)です。

ポイント1|フローは並列に書かない(時系列が分かるようにする)
ポイント2|助詞を入れない(文字数を減らす)
ポイント3|基本の記号を使う
ポイント追加|役割で分ける

それでは以下で詳しくみてきます。

ポイント1|フローは並列に書かない(時系列が分かるようにする)

フローチャートは仕事を見えるようにするのが目的です。そのため、直観的に分かりやすいフローにすることが大切です。

なぜなら、フローを時間をかけてじっくり読んでくれる人はいないからです。

例えば、多くの人はフローをチラッと見ただけで作業に取り掛かります。他にも、初心者はフローが見づらいと読むのがイヤになってしまいます。

そのため、直観的に分かりやすく頭に入ってきやすいフローにするが重要です。

実際、以下のフロー図は上から下に時系列と共に流れ行くように書いています。その結果、非常に読みやすい作りになっています。

●良い事例
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しかし、これが矢印が上に行ったり下にいったりしたらどうでしょうか。始まりと終わりがよく分かりづらくなってしまいます。

●悪い事例
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このように直観的に分かりづらいフロー図は良いとは言えません。

そのため、フロー図は上から下に時系列と共に流れ行くのがポイントです。ここでは、上から下に書きましたが、左から右に書いても問題ないです。

要は時系列を意識して、直観的に分かるようにするのがコツです。

ポイント2|助詞を入れない(文字数を減らす)

助詞を入れないこともポイントです。これは、ポイント1と同じく直観的に見やすくするのが狙いです。

例えば、「確認する」といった文章にしてしまうと、文字が多く読みづらくなります。また、文字数が増えるとフローに書いているテキストボックスが大きくなってしまいます。

そうすると、そこに目がいってしまい全体を見てもらいづらくなります。

そのため、最低限理解できる文字数で書くことが大切です。以下のようなことは意識するといいでしょう。

・欲しい商品を選ぶ→商品選択
・お金を入れる→お金投入
・お金を回収する→お金を回収

ポイント3|基本の記号を使う

フロー図で使う基本の記号があります。自己流で作成していると、フローチャートに慣れている人から見ると疑問を持たれることがあります。

実際、私は自己流の記号を使ってフローを作成していました。

そのため、私も他の企業の人と仕事をしていたとき、「なぜ長方形なのにひし形(分岐質問)ではないのか?」と問われたことがあります。

このとき、他のサイトでは見ると基本記号がやたら多いように思うかもしれません。中には20,30を超える数の記号を紹介しているところもあります。

しかし、覚えるのは基本の記号で十分です。具体的には以下の5つは使えるようになれば十分です。

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No 意味
開始や終了
プロセス
分岐(判断)
書類、ドキュメント、記録
矢印

上記の5つは覚えればいい理由は簡単です。フローチャートは流れを分かりやすくイメージさせるためのものだからです。

逆に、記号が多くなると何を意味する記号か分かりづらくなります。実際、何十もの記号を理解している人はほとんどいません。

そのため、覚えるのは上記の基本記号で十分です。

ポイント追加|役割で分ける

以下の図のように役割を分けると、分かりやすいフローにすることが可能です。

なぜなら、フロー図を確認する人は何が知りたいかというと、「自分は何をする必要があるか?」だからです。

したがって、自分がどの役割で何をすればいいのかを一目みて分かるフロー図があると喜ばれます。

具体的には以下のような分けておくといいです。

●良い例
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●悪い例
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ポイントは、役割を線で区切っておくことです。そうすることで、「誰が」、「いつ」、「何を」するのかが分かりやすくなります。

まとめると、分かりやすいフローチャートにするためのコツは以下の3つ(+1)です。

ポイント1|フローは並列に書かない(時系列が分かるようにする)
ポイント2|助詞を入れない(文字数を減らす)
ポイント3|基本の記号を使う
ポイント追加|役割で分ける

ぜひ、意識しながらフロー図を作成してみてください。

仕事を自動化できればフローチャートは要らない

ここまで、フロー図の書き方のポイントについて記載してきました。しかし、フロー図を作っても確実に仕事がやりやすくなるわけではありません。

なぜなら、フローチャートは人にわかりやすく説明するためのものに過ぎないからです。人が説明な仕事にしている限り、どうしても人為ミスが発生してしまうのです。

たとえば、月末処理で何百、何千といったデータを処理する仕事があります。このような仕事は、フローチャートで仕事の流れがわかったても必ずミスが生じます。

例えば、ダブルチェックをしたり確認部署をフロー図に入れる場合があります。たしかにフローは分かりやすいですが、フロー図があっても、人為的ミスがゼロになることはありません

人がやるから以上、ミスはついてまわります。このようなケースは、エクセルマクロのような自動化ツールを活用して、人の作業そのものを減らすことを検討するといいでしょう。

エクセルマクロについては、こちらの記事で解説していますので、あわせて読んでみてください。

●エクセルマクロで「できること」とは?
●エクセルマクロとは? メリットや利点を解説
●エクセルマクロのサンプルファイルを無料ダウンロード

フローチャートに加えて、業務手順書も作成してみよう

フローチャートは、仕事全体の概要を図にしたものです。

しかし、仕事全体で引き継ぐことを考えるなら、手順書や業務マニュアルを作成しておくことをお勧めします。

そうすれば、仕事の引き継ぎが簡単になります。以下の記事で説明していますので、合わせて読んでみてください。

●業務マニュアル・手順書の作成方法
●業務マニュアル作成の目的とは?
●読まれる手順書を作るコツ
●業務チェックリストの作成のポイント

仕事のスピードをあげたいなら、業務効率化のスキルを磨こう

業務のフロー図の作成方法を紹介しましたが、フロー図作成の目的は仕事を早く行うことにあります。

そのため、フロー図作成以外の仕事の速度をあげるスキルを学んでおくと、さらに仕事をスムーズにこなせるようになります。

もし、仕事を早く行うためのコツやポイントを知りたいなら以下の記事もお勧めです。

●パソコン操作が早くなる20のコツ
●多くの企業で採用されている業務効率化の事例
●仕事のムダの見つけ方
●業務効率化のテクニックやアイデアの出し方

業務手順書を一緒にフローチャートを書こう

ここで紹介した3つのポイントを意識すれば、見やすいフロー図を作成できます。

しかし、これらのポイントを知っているだけでは分かりやすいフローチャートを書けるようにはなりません。

なぜなら、実際に周囲の人に使ってもらって初めて、分かりやすいものを作れているかどうか分かるからです

例えば、野球の試合を見ただけでホームランを打てるようになることはありません。実査にバットを振って、三振を経験しながら少しずつホームランが打てるようになっていきます。

これは、フローチャート作成も同じです。ここで紹介したポイントを意識して「どうすればもっと良くなるか」を考えて実践することが大切です。

ぜひ、この記事を読んだあなたがフローチャートを作成して、スムーズに仕事をこなせるようになってほしいと思います。