パソコンスキルの教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

いいミーティングとは?短くて成果が出る会議の8箇条

「会社のミーティングってムダが多い・・・」そんなことを感じませんか?実際にデータを見てみると

会議のムダについて f:id:gene320:20170117000016j:plain

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[出典]http://next.rikunabi.com/tech/docs/ct_s03600.jsp?p=000140

私自身、ミーティングだらけの経験をしてきました。しかも、時間を使ったわりに実りのないミーティングばかり。自分の仕事に手をつけるのは15:00。本当にウンザリでした。しかし、ミーティングの正しいやり方を学んでから、考え方が変わり、短くて成果が出るミーティングをつくることができました。

「つまらないミーティング」→「いいミーティング」に変えると、こうなります。

・「やったことの確認」→「次にやることが決まる」
・「誰かが言ってくれる」→「皆で言いあえる」
・「会議がつまらない」→「会議が楽しい」

会議へ変貌させ、しかも短くて成果も出る!この記事では、その8箇条を詳しくお伝えしていきます。

ミーティングとは?短くて成果が出る会議の8箇条

会議は時間を投資する感覚をもつ

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ノーベル経済学賞を受賞したダニエル・カーネマンの言葉で

人は多くの時間を無駄にしている。誰もが、時間など無限にあるかのように振る舞っているが、実際には時間こそ限りある資源であり、人はそれを上手に活用していない。

とあります。働く上でもっとも大切なものは「時間」です。働いた時間がお金につながるものでないといけません。自分の時間は貴重ですし、同じく周囲の方の時間も貴重です。ですので、「自分」と「周囲」の人の時間を会議に投資する価値があるか?これはゼッタイに抑えておくべきポイントです。

相談ではなく会議でないといけないと言い切れる

いざミーティングに参加すると、その議題が
・上司と話せば解決する
・考えが行き届いておらず、何が伝えたいのはよく分からない

そんな「相談レベル」の内容でミーティングでは、あまり投資の価値がないので、できる限り避けましょう。

逆に、「マジか・・・、こんな核心をつく議論しちゃう?」と思うような会議なら、ぜひやりましょう。今まで、決めようにも決めきれなかったことを話のテーブルにのせることを意識するとよいです。

ミーティングのメンバーは選抜する

ビジョナリーカンパニー2で、こんな言葉があります。

偉大な企業への飛躍をもたらした経営者は、まずはじめにバスの目的地を決め、次に目的地までの旅をともにする人々をバスに乗せる方法をとった訳ではない。まずはじめに、適切な人をバスに乗せ、不適切な人をバスから降ろし、その後にどこに向かうべきかを決めている

「何をするか」より「誰といっしょにやるか」が重要です。誰とメンバーを組むかで、成果が大きく変わります。また、こちらが選定したい人でも、やりたい気持ちがない人は外すようにします。こちらにも相手にも選択権があることを伝えておくことをオススメします。

会議の道具はそろえる

会議をスムーズにすすめたいときに、道具に不具合があると、道具が気になって時間を取られてがとまってしまいますよね。ですので、ミーティングの場は事前に準備しておきましょう。

事前にチェックしておくことは、この10つです

1.声が外にもれない部屋
2.部屋の空調
3.時計の時間
4.綺麗なホワイトボード
5.インクが出るマーカーインク(黒、赤、青)
6.ボードイレイサー(黒板消し)
7.ポストイット(大)
8.レーザーポインター
9.座り心地のよいイス
10.お菓子と飲み物

必要に応じて、席のレイアウトを変えるのもアリです。

会議のルールを作る

会議では参加者の時間を投資しています。そのリターンを最大化するには、建設的な議論が必要です。なので、議論を妨げる行為は、イエローカードです。

たとえば、「だから○○でしょ。」と怒りを乗せて、相手を傷つけるような発言は何も生みません。ですので、会議をスムーズにするルールを設定します。

例えば、こんなルールを設けるといいでしょう。

・相手を傷つける発言をしない
・「こうすれば~できる」と発言する
・「できない」「わかりません」を言わない
・ケータイを切る
・資料には事前に目を通す
・「解決策→理由」の順で意見を言う
・一回の発言は30秒以内
・何の提案もないコメント、批判はしない
・やりたくないときは「やらない」といえる
・ふだん言ってはいけないアイデアや問題を言える

さて、ピータードラッガーのこんな言葉があります

会議を成果あるものにするには、会議の冒頭に、会議の目的と果たすべき貢献を明らかにしなければならない。そして会議をその目的に沿って進めなければならない。特定の目的のある会議を、だれもが勝手に素晴らしいアイデアを言い合う自由討議の場としてはならない。

ミーティング開始の時に、ルールをシェアすることから始めるようにしましょう。

ファシリテーターは適任

議論を前にすすめるためには、ファシリテーターの役割が必要になってきます。ファシリテーター適任者は以下のスキルをそなえているとよいでしょう

・進行をすすめるテンポの良さ
・言うべきことを言える度胸
・議論を理解するクリティカルシンキング
・場の雰囲気を変えるジョーク

さらにファシリテーションのスキルを知りたい方は、こちらの記事も合わせてよんでみてください。

www.fastclassinfo.com

安心・安全の場にする

ミーティングを円滑に進めるには、正直な意見を口にすることが重要です。例えば、こんな場を作れるといい感じで、意見が出ます。

・無理に結論づけないこと
・新たな考えを探求すること
・対立を恐れないこと
・当たり前の意見をいうこと
・年長者でも自由に話せること

場合によっては、プライバシ―に関わる意見も出てくるかもしれません。そんなとき安心・安全が守られていないと、怖くて発言ができなくなってしまいます。

本気でそれをしたい人がやる

あなたを含めた参加者がやってみたい、そんな提案や解決策になっているか?心から思えるか?これを必ず確認してください。ミーティングで決まるのは、方向性とやり方です。そのミーティングの後は、あなたと参加者が「行動」をしていくことになります。誰かが代わりをやってくれるわけではありません。

・無理に結論づけないこと
・やりたくないならやらない

せっかく決めたのだから、やらないといけないという気持ちはわかります。もし、「やらないといけない」と感じてしまったら、

なぜそう感じるのか?
どうなればやりたいに変えることができるか?

を一度立ち止まって考えましょう。どうしてもやりたい気持ちがわかない場合は、辞退することも策です。

まとめ

・会議は時間を投資する感覚をもつ
・相談ではなく会議でないといけないと言い切れる
・ミーティングのメンバーは選抜する
・会議の道具はそろえる
・会議のルールを作る
・ファシリテーターは適任
・安心/安全の場にする
・本気でそれをしたい人がやる

最後にピーター・ドラッガーの言葉を紹介します

生産性の本質を測る真の基準は量ではなくて、質である。

こなすだけのミーティングほどムダなものはありません。これらの条件をクリアして、短くて成果がでるミーティングを作っていきましょう。