パソコンスキル教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

パソコン仕事術!作業を効率アップする時短のコツ17選(事例付き)

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「仕事が終わるのが遅い、残業が多い。」
「家族や友達と過ごす時間をしっかり持って、オフタイムには、思う存分遊びたい。」
「仕事中に限らず、思う存分もっと楽しく人生を過ごしたい。」

そう感じている方も多いはず。

私も、仕事を早く終わらせたいと思い、本やインターネットからセミナーまで手をのばし、たくさんの時短術を実践してきました。そのおかげで、仕事の生産性を大幅に向上させてきました。

そのノウハウを人に教えてみたところ、たった一つ実践しただけで、残業を1時間以上減らした人もいました。

この記事では、そんな私の経験の中で、効果があったものはもちろん、人に教えてみて、評判がよかったものを紹介します。今スグ実践できるものから、仕事が出来る人が使っているコツまで、事例や具体策を交えて、詳しく解説していきますので、ぜひ読んでみてください。

パソコン仕事術!作業を効率アップする時短ワザ17選

そもそも「仕事の効率化」とは何か?

「作業の効率化が必要」
「仕事が効率的じゃない…」
と感じることがあるかもしれません。

しかし、そもそも「効率化」、「効率的」とは、どういう意味なのでしょうか?「効率」とは

「効率」の意味
(費やした労力に対する)仕事のはかどりぐあい。仕事の能率。 「 -のよい作業方法」

このように、効率の指標は、仕事量費やした労力です。

これを理解しないまま「効率化」という言葉を使うと、個人の感覚をもとにした「効率」を行ってしまいかねません。ですので、効率化という言葉ではなく、効率化とは、労力を少なくしながら、仕事をはかどらせること、と理解しておくことが大切です。

それでは、具体的な効率化のワザを紹介していきます。ぜひこのまま読み進めていってください。

今すぐデキる!パソコンの設定を変えて事務作業を効率化する方法4つ

今すぐに、作業を効率化したい!と感じているあなたへ、オススメの方法を4つ紹介します。

今すぐ効率化1|よく使うフォルダに一瞬で移動する

あなたは「よく使うフォルダ」ってありませんか?

実は、そのフォルダに一瞬で移動する方法があります。あなたがyahooを開いていたとしても、youtubeを見ていたとしてもです

その方法とは、目的のフォルダをショートカット登録することです。

仕事が速い人は、マウスを使わずに、キーボードだけで目的のフォルダに一瞬で移動するワザを使っています。

登録のやり方(マニュアル)は、詳しくは、こちらで紹介していますので、ぜひ合わせて読んでみてください

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また、デスクトップがファイルだらけになっているのではあればこちらの記事もオススメです。デスクトップをキレイにする方法を紹介しています。

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今すぐ効率化2|よく使うフレーズはIME登録する

「ありがとうございます。」
「お疲れ様です。」
「お世話になっております。○○でございます」

ビジネスでは、こんなフレーズをよく使いますよね。これってすべてキーボードで入力するのって面倒ですよね…。

しかし、安心してください。仕事ができる人は、こんなよく使うフレーズは全て入力していません。あるワザを使って省略しています。

それはIME辞書登録です。

この方法を使えば、「ありがとうございます」と全てタイプする必要はありません。「あり」とタイプすると、予測候補として出てきます。

ちなみに、私はこんな感じで登録しています。

「あり」と打つ→「ありがとうございます。」
「おつ」と打つ→「お疲れ様です。」
「おせわ」と打つ→「お世話になっております。○○でございます」

あなたのパソコンで登録する方法はコチラの記事で紹介しています。詳しい解説付きですので、ぜひ読みながらガンガン登録して、仕事速度を加速させましょう!

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今すぐ効率化3|Google Chrome/Firefoxを使う。IEを使わない

あなたはインターネットを使うときに、どのブラウザを使っていますか?ブラウザとは、ふだんインターネットでページを閲覧するときに使っているソフトを指します。

例えば、主にはIE(Internet Explorer)、Google Chrome、Firefoxといったところが有名です。

ここで、驚くべきはGoogle Chrome、Firefoxを使っている人は、IEを使っている人より、仕事が続いたことが分かったのです。

Adam Grant氏のによると、Google Chrome/Firefoxのユーザーが、IEのユーザーちより、仕事が続いた人が15%多かったこと、ミスをした人が19%低かったと報告しています

出典:https://www.techworm.net/2016/06/firefox-chrome-users-committed-work-safari-ie.html

僕自身、Google Chrome、Firefoxを併用して使っています。これは、IEが低速なのと、挙動が不安定なる時があるからです。

実際に、NetMarketShareによるとGoogle Chromeを使うユーザーが41.6%でもっとも多いと言われています。

ぜひ、Google Chrome/Firefoxを使いましょう!

今すぐ効率化4|マウスを使わずにフォルダを開く

下の画像、フォルダの名称に何か違和感を感じませんか?

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実は、フォルダ名称の先頭が半角英数字になっています。

このようにフォルダやファイルの名前の最初を半角英数字にしておくことで、マウスなしで、フォルダやファイルを選択できるようになります。目的のフォルダやファイルに選択したところで、Enterを押すと、目的のフォルダやファイル開くことができます。

このように、フォルダ名称の先頭文字のキーをタイプすることで、移動できます。キーボードだけで移動できるので、仕事が加速します。

「作業の環境」や「仕事の道具」で効率化する方法3つ

作業の環境を変えることで、集中力をあげたり、仕事の道具やグッズを整えることで、効率化することができます。一つずつ紹介していきますね。

環境/道具1|パソコンのディスプレイを2台つなぐ

デュアルディスプレイという言葉を聞いたことがありますか?

デュアルディスプレイとは、パソコンのディスプレイを2台つなぐことです。

実は、デュアルディスプレイの威力はすさまじく、こんな記事もあります。

New York Timesの記事によると、Jon Peddieの調査で、生産性が20-30%向上した

出典:http://www.nytimes.com/2006/04/20/technology/the-virtues-of-a-second-screen.html

僕自身、デュアルディスプレイを使っています。17インチと29インチのモニターをつないで使っています。

また外出時は、19インチのポータブルディスプレイを携帯しています。これで、外出していても、デュアルディスプレイで仕事ができるようにしています。

環境/道具2|雨の音楽(BGM)を聞く

オーストラリアのニューサウスウェールズ大学の研究チームが行った以下のような実験があります。

研究チームを率いるジョセフ・フォーガス(Joseph Forgas)氏によると、荘厳なクラッシック音楽がかかり、寒くて風が強く雨が降っている場合のほうが、太陽の輝くよい天気のときよりも、記憶力が3倍よかったという。また雨の日に買い物をした人のほうが、カウンターに置かれていなかった小物が存在していたように勘違いする確率が低かった。「悪天候で暗い気持ちになると記憶力が高まると予想していたが、その通りの結果が得られた」と、フォーガス氏は語る。
引用元(AFP|天気が悪いほうが記憶力が高まる、豪大研究結果)

このように、雨を聞きながら記憶力がアップするという報告がされています。

こちらの音源は、ただただ180分間、ずーっと雨音が流れる動画です。何かに集中したいときは、この音源を聴きながら仕事に取り組むのがオススメです。

雨の音源はコチラ

環境/道具3|仕事とプライベートで同じパソコンを使う

あなたは仕事とプライベートで、異なるパソコンを使っていませんか? 会社では、lenovo製PCを使って、プライベートではMacなんて人は、意外と多かったります。

実は、この違いが効率化に響いてきたりします…

というのも、lenovo製PCとMacでは、キーボードの位置だけでなくショートカットキーも異なるからです。

僕は以前、会社で働いていたとき、仕事もプライベートもlenovoを使うようにしていました。そうすることで、仕事もプレイべートも同じキーボード配置で使用できるんです。

つまり、仕事で鍛えたショートカットキーやタイピングのスキルをそのままプライベートでも応用できるようにしていました。しかもプライベートで鍛えたパソコン操作がそのまま仕事でも活きてきます。しかし、仕事でwindows、プライベートでMacを使う環境を作ってしまうと、windowsとMacの操作性に慣れるのは時間がかかるので、しんどい思いをします。

ですので、仕事とプライベートで、同じパソコンを使うと、おトクです。

作業を効率化するツールを使って、アイデアをカタチにする方法3つ

アイデアを出すツール、仕事をスピードアップするソフトなどを紹介します。フリーソフトなのに使えるツールも含めてお伝えします。

ツールで改善1|考えを整理するならマインドマップ

考えを整理するに、もっとも役立つツールの一つが、マインドマップです。

マインドマップは、さまざまなタイプのものがありますが、無料で使えて、しかも高性能のマインドマップなら、Xmindがオススメです。

私はMindjetという有料版を使っていますが、このXmindは、Mindjetの有料版とほとんど変わりません。もちろん、Mindjetのほうが、使い勝手はいいのですが、考えを整理するだけであれば、Xmindで十分です。

ツールで改善2|パソコンのスクリーンショットならGreenshot

パソコンの画面をそのまま資料に貼り付けたい、言葉での説明がメンドウ。そんなときは、画面キャプチャーのツールを使いましょう。

もし、画面キャプチャーのツールを考えているなら、Greenshotがオススメです。

Greenshotには、以下のメリットがあります。
・カンタンにインストールできる
・保存がカンタン ・マウスがキャプチャーした画像に残る(ほかのキャプチャーソフトは、マウスが消える)
・画像をすぐに加工できる
・もちろん無料です。

かなり使いやすいので、ぜひGreenshotで調べてみてください。

ツールで改善3|有料ソフトで一気に効率化

有料ですが、うれしい機能をもつソフトがあります。たとえばPDFをWORDへ変換する機能です。

実は、Adobe Acrobat(有料版)を使えば、一瞬でPDFからWORDに変換することができます。料金は、月額1500円程度です。時給で考えると、たった1時間分です。PDFを使った作業が多い場合には、かなりコスパの良い方法といえるでしょう。

さらに、この有料版を使えば、必要部分だけを黒塗りしてPDF化できるので、情報の漏洩(ろうえい)を防いだりすることもできます。

有料版の価格や機能は、サイトで直接調べることをオススメします。ぜひ、検討してみてはいかがでしょうか?

スキルアップして、仕事の効率を上げる方法3つ

パソコンを操作するスキルアップすることで、仕事の効率をグーンと引きあがります。ここでは、効率に効果的な方法に絞って紹介します。

スキルで効率化1|タイピングの速度を加速させる

仕事で、パソコンのタイピングがやたら早い人っていますよね?そういう人って確かにすごいけど、自分はパソコン苦手だし。そこまではできなくてもいいっかな。

そんなふうに思っていませんか?

実は、タイピングが遅いだけで、あり得ないほどの「損」をしています

あるソフトでタイピング速度を計測してみると、
タイピング速度が普通の人→400
タイピング速度が速い人→800

なんと、タイピング速度としては、2倍程度も早さが違うのです。

タイピングはあらゆるパソコン仕事で必要。メール、プレゼン資料の作成、ワードの書類作りなど、パソコンのタイピングが仕事の速さをきめる要素になっています。

もちろん2,3日という短期間で習得できるものではありません。しかし、1ヵ月程度継続してトレーニングすれば確実に速くできます。

タイピングのスキルを鍛えたい方は、無料のタイピングトレーニングのサイトがあるので、ぜひチャレンジしてみてください。

スキルで効率化2|ショートカットキーで仕事する

あなたはショートカットキーを習得すると仕事が早くなる!ということを聞いたことがあるかもしれません。

しかし、どれだけ大切だと理解していても、忙しい仕事の中で、ショートカットキーを習得するのは大変・・・

しかし、一度覚えてしまえば、仕事がありえないほど加速します。ショートカットキーを覚えただけで、残業が1日で1,2時間も減ったという事例もあります。

スキルで効率化3|繰り返し作業をショートカット登録する

エクセルを使っていると、セルを黄色に塗りつぶしたり、セルを結合したり、文字を赤くしたり、そんな作業ってありますよね?

そんな地味に手間な作業も、仕事が早い人は、ある工夫をしています。

たとえば、「エクセルに黄色に塗りつぶす」

私は、この作業に Ctrl + Shift + Y というショートカットキーを割り当てています。そうすることで、Ctrl + Shift + Yを押すだけでセルを黄色に塗りつぶすことができます。

もし、あなたがマクロを全く知らなかったとしても、安心してください。

こちらの記事を読めば、今スグにマクロを利用したショートカットキーを設定することができます。設定方法の詳細なマニュアル付きですので、ぜひ読んでみてください。

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業務作業を定型化する方法3つ(事例付き)

ルーティンの作業は、効率化する方法は、いくつかありますが、とくに効果が高いものを紹介していきます。

定型化で効率アップ1|業務マニュアルで標準化する

異動や業務の割り振りなどで、チームメンバーに仕事を引き継ぐことってけっこうありますよね?

しかし、「引き継いでも、この仕事ってどうやるんですか?」と電話やメールが来て、うまく引継ぎができていない。

そんな状況を改善したい人は、ぜひ業務マニュアルを作成することをおススメします。そうすることで、仕事の引継ぎ不備が少なくなって、ストレスなく新しい仕事に挑戦できるようになります!

業務マニュアルを作るときにコツは、以下の10コです

・どこにあるかわかる
・一瞬で業務マニュアルの場所にアクセスできる
・読みやすいように絵や動画がついている
・文字のフォントサイズや色が変えてある
・業務マニュアルが最新版になっている
・読んでいる内容が、短文で理解しやすい
・わかりやすい表現で、というような抽象的な言葉はない
・報告書はフォーマットAを使う、というような
・必要な資料が何か明確になっている枠で囲われている
・読んでいる担当者のレベルで対応できる

ぜひ業務マニュアルを作成して、業務の平準化にチャレンジしてみてくださいね。

定型化で効率アップ2|会議中に議事録を作る(テンプレート付き)

会議では、議事録を作成することがありますよね。会議が終わった後に、議事録を作成しようとしたら、会議の流れや結論を思い出せない…なんて経験があるはずです。

そして、会議の内容を思い出したり、先輩に聞いて回る、、、どんどん仕事が長引いてしまいます。

そこで、オススメなのが、会議中に、議事録を書いてしまうということです。

そのときのコツは、会議が始まる前に、議事録のフォーマットを作成しておくことです。

以下に、このまま使える議事録テンプレートを載せておきましたので、ぜひ活用してみてください。

〇〇議事録

議題:___________________
日時:___________________
出席者:___________________

議論の内容
[前提]
________________________________
[論点]
________________________________
[課題]
________________________________

結論(決定事項)

上記のように会議を章立てして、議論を箇条書きにしておくと、議事録を作成しやすくなります。

定型化で効率アップ3|エクセルマクロで、3日の仕事を3分で片付ける

エクセルマクロという言葉を聞いた事がありますか?

ルーティンのワークを自動化するツールです。エクセルを使うことができるなら、無料ですぐに始めることができます。煩わしい仕事を一瞬で片付けることができるようになります

文章で説明するのがムズカシイので、ぜひこちらの動画をご覧になってください。エクセルマクロを使えば、3日の仕事を3分で片付けることができます。

300件以上のデータから、伝票を自動で作成する(2分1秒)


自動化して、作業をエクセルにすべて実行させることもできます。私自身、エクセルマクロを勉強してから1ヵ月で、2.5時間分の仕事をゼロにしました。

もし、エクセルマクロについて、詳しく知りたい方は、こちらの記事で詳しく紹介していますので、あわせてよんでみてください。

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効率化したら、仕事が増える?

「仕事を効率化したら、仕事が増えてしまう…」という悩みがあるかもしれません。

正直に言うと、仕事を効率化すれば、その分、時間が出来るので、仕事が回ってくることがあります。仕事が増えることに賛否両論はあるでしょう。

私自身も、効率化を実施したばかりに、新しい仕事が舞い込んだことがあります。仕事の負荷が増えたこともありました。

しかし、仕事を効率化する中で、
・職場の人の仕事を改善して喜んでもらったり、
・スキマ時間に新しいスキルを習得して、新しい仕事へのチャレンジをしたり
・違う部署の人と、仕事をできるようになったり
・上司への提案が通りやすくなったり
とメリットもたくさんありました。

私は、効率化することで、いろいろな経験をできて本当によかったなと思っています。この記事をよんで、実際に行動するかどうかはあなたの考え次第です。

効率化したいなら、目標設定して実践しよう

いかがだったでしょうか?

本やインターネットで紹介されている時短術は、数多くありますが、ここで紹介しているものを使いこなせるようになれば、仕事の速度を一気に早めることができます。

しかし、すぐに使いこなせるようになるには、ムズカシイ…と感じる方もいるでしょう。ですので、まずはここで紹介した時短ワザの中で、「これは!」と思ったモノから試してみていただければと思います。

できれば、目標を設定して「○○までに、△△を覚える」という風に目標設定をすることをオススメします。パソコンに付箋を貼って、いつでも目に入るようにしておくのもいいアイデアです。

この記事を読んだあなたが、仕事は効率化して、楽しく仕事ができるようになれば、幸いです。