パソコンスキルの教科書

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東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

エクセルマクロVBAで「できること」って何?22の事例で解説

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エクセルマクロVBAとは、面倒なルーティン仕事を自動化して、作業をエクセルに代行させるツールです。

このツールを活用すれば、入力ミスをなくし、かつ作業が早く終わらせることができます。

しかし、エクセルマクロと聞いても以下のようなイメージをもつ人は多いです。

●エクセルマクロのイメージ

「聞いたことはあるけれど、よく分かっていない」

「具体的にはイメージしづらい…」

「実際にどう活用すればいいか分からない…」

そこでセミナーでエクセルマクロを教えてきた経験を持つ私が、エクセルマクロのイメージを掴んでもらえるように動画を使って詳しくお伝えしていきます。

エクセルマクロVBAで「できること」「できないこと」

まずは、エクセルマクロVBAで「できること」と「できないこと」、他の機能との「違い」を紹介します。

エクセルマクロVBAで出来ること

エクセルの機能を使って「できること」はすべて可能です。たとえば、エクセルのリボンに含まれる機能は、マクロを作成できます。

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それに加えて、OLE(外部連携)を利用すれば、メール送信、パワポの資料、ワードの報告書を作成することも可能です。

さらに言えば、Gmailのような他ソフトを操作したり、インターネットに接続して、情報を入手することもできます。

具体的な事例を、以下に列挙します。

●エクセルマクロVBAを使ってできること

事例1|データを元に複数のシートを連続作成

事例2|住所や氏名の情報を分割して出力

事例3|従業員の勤務状況を表とグラフでまとめる

事例4|月末にデータ処理を行う

事例5|入力フォーム(ユーザーフォーム)でツール作成

事例6|Internetにアクセスして情報を自動取得

事例7|テンプレートを使ってアウトルック(outlook)の電子メールを送信

事例8|テンプレートを使って差込メールで送信する

事例9|複数のパワーポイント(powerpoint)にエクセルからデータを流し込む

事例10|ヤフオクのデータを取得してエクセルに出力する

事例11|複数のPDFテキスト情報をエクセルに一覧にする

事例12|ガントチャートで進捗管理できるエクセルを作成する

事例13|エクセルの情報を項目別にシート毎に転記する

事例14|エクセルの情報を項目別にファイル毎に転記する

事例15|エクセルマクロでフローチャートを作成する

事例16|2つのPDFを比較して新旧対照表を作成する

事例17|VBAでGmailを送信する

事例18|VBAで請求書を作成する

事例19|VBAでグラフを自動作成する

事例20|VBAでウェブサイトをスクレイピング

事例21|VBAでGoogle翻訳を利用する

事例22|VBAで企業によくあるメンドウな作業を改善した事例

上記は以下で動画を交えて紹介しています。

エクセルマクロVBAで出来ないこと、限界とは?

エクセル仕事(データ集計、グラフ作成など)の内、エクセルマクロVBAで出来ないことはあまりありません。

エクセルマクロVBAを使えば、エクセルに関するありとあらゆることを自動処理できます。

ただし、エクセルマクロVBAを利用しない方がいい場合はあります。

エクセルマクロVBAが不向きな場合がある

たとえば、100万件のデータベースを扱うなら、エクセルマクロVBAではなく、アクセスの方が向いています。

エクセルでは100万件もデータを扱うと、データ処理に時間がかかってします。

しかし、アクセスを使えば、データ量が100万件あっても、高速でソートが可能です。

このように向き不向きがありますが、データ数が2000件~3000件までなら、エクセルで困ることはありません。

なお、VBAはウェブサイトを作成する言語ではないため、ウェブサイトを作成する場合は100%使用することはありません。

エクセル2010と2007では、VBAで「できること」は変わるの?

エクセル2010とエクセル2007では、エクセルVBAで作成したマクロに大きな違いはありません。ほとんど気にすることはないでしょう。

ただ、エクセル2010とエクセル2007で作成したマクロを、エクセル2003のバージョンで使用する場合、正常に動かない場合があります。

このように、新しいバージョンで作成したマクロを古いバージョンで使う場合は、注意が必要です。

エクセルマクロとエクセル関数の違いってナニ?

エクセルマクロを学んでいると、エクセル関数(vlookupやcountifなど)の違いがよく分からない…という方がいます。この2つは、大きく異なります。

たとえば、エクセル関数は、基本的にエクセルだけしか扱えません。

しかし、エクセルマクロは、エクセルはもちろんワード、パワポ、アウトルック、Gmailなど他のアプリも操作できます。

他にも多くの違いがあります。もし詳しく知りたいなら、こちらの記事を読んでみてください。

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エクセルマクロVBAの活用法や使い道! 自動化の事例を動画で紹介

事例1|データを元に複数のシートを連続作成

事例2|住所や氏名の情報を分割して出力

事例3|従業員の勤務状況を表とグラフでまとめる

事例4|月末にデータ処理を行う

事例5|入力フォーム(ユーザーフォーム)でツール作成

事例6|Internetにアクセスして情報を自動取得

事例7|テンプレートを使ってアウトルック(outlook)の電子メールを送信

事例8|テンプレートを使って差込メールで送信する

事例9|複数のパワーポイント(powerpoint)にエクセルからデータを流し込む

事例10|ヤフオクのデータを取得してエクセルに出力する

事例11|複数のPDFテキスト情報をエクセルに一覧にする

事例12|ガントチャートで進捗管理できるエクセルを作成する

事例13|エクセルの情報を項目別にシート毎に転記する

事例14|エクセルの情報を項目別にファイル毎に転記する

事例15|エクセルマクロでフローチャートを作成する

事例16|2つのPDFを比較して新旧対照表を作成する

事例17|VBAでGmailを送信する

事例18|VBAで請求書を作成する

事例19|VBAでグラフを自動作成する

事例20|VBAでウェブサイトをスクレイピング

事例21|VBAでGoogle翻訳を利用する

事例22|VBAで企業によくあるメンドウな作業を改善した事例

エクセルマクロを使えば、「こんなことができる!」「あんなことができる!」と聞いても、それだけではいまいち分かりづらいです。

そこで、エクセルマクロで出来ることをイメージできるように事例(動画)を使って紹介します。

事例1|データを元に複数のシートを連続作成


エクセルの元データから、複数の伝票を自動作成します。エクセルマクロを使って、300件以上の取引データから、取引先ごとに伝票を作成します。

マクロを実行すると、取引先ごとに合計数十枚のシートが作成され、それぞれのシートでは、取引内容が日付順に並べ替えされ、残高の詳細も自動で記載されます。

動画でも紹介しているとおり、伝票を別のエクセルファイルにする、複数の伝票からひとつの表を作ることも可能です。エクセルマクロが便利なのは、データの数が何件あろうと、マクロを書くときの手間は変わらない点です。

事例2|住所や氏名の情報を分割して出力


ひとつのセルに入った住所や氏名を複数のセルに分割投入するマクロです。この程度のレベルであれば、10行程度のコードで作れます。正しくマクロを学習すれば、1,2週間程度あれば、自力で作れるようになります。

事例3|従業員の勤務状況を表とグラフでまとめる


エクセルマクロを使うと、ファイルやグラフの作成を早く、正確に行えます。この事例では、企業の勤務実績のデータをもとにして、各月の部門ごとの残業時間を比較し、グラフを作成します。

また、管理職を含む場合、そうでない場合も分けて作成できます。

期間についても、この動画では、1月から6月までを調査対象としていますが、セルの値を変更すれば、調査対象の範囲を変更することもできます。上司の指示が変わってもすぐに対応できます。

事例4|月末にデータ処理を行う

マクロを使えば、月末のデータ処理もボタン一つで行うことが可能です。


エクセルマクロVBAでデータ集計をする方法

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事例5|入力フォーム(ユーザーフォーム)でツール作成


この事例では、エクセルマクロでフォーム(ユーザーフォーム)を作成しています。フォームを作成すれば、データ入力でありがちな入力ミスを自動訂正したり、入力内容に問題がある場合に警告することができます。

例えば、製品名を大文字アルファベットで入力するところに小文字で入力された場合、自動で大文字に修正することができます。

他にも、日付を入れるはずの欄に文字を入れようとすると警告する、といったこともできます。

データを扱う担当者がエクセルファイルを使うことが多い、あるいは、入力項目が多くてミスなく入力するのが難しい。そんな場合には、特に力を発揮します。

事例6|Internetにアクセスして情報を自動取得


この例では、エクセルからインターネットに接続し、URLリンクを自動編集するマクロです。リンクが正しく編集されたか確認するために、リンク作成後に自動でチェックするように開くようにもしています。

事例7|テンプレートを使ってアウトルック(outlook)の電子メールを送信

エクセルを使って、アウトルックを操作し、メールを自動送信することができます。初心者には少しハードルが高いかもしれません。

しかし、メールを自動送信できるマクロは、使いどころも多いので、使えるようになると便利です。

エクセルVBAからoutlookメールを送信する方法を詳しく知りたい方は、こちらの記事を読んでみてください。

エクセルファイル(メール自動送信のマクロ入り)もダウンロードできますので、オススメです。

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事例8|テンプレートを使って差込メールで送信する


この例では、エクセルシートに記入されている姓、名をテンプレートに流し込み、姓名を送信ごとに変更してメールを作成し、送信します。

送信メールごとに名前を変更する手間がなくなり、作業が一気にラクになります。

事例9|複数のパワーポイント(powerpoint)にエクセルからデータを流し込む


エクセルマクロでできることは、エクセル操作だけではありません。テキストファイル、フォルダの操作はもちろん、wordやaccess、オラクル、MySQLといったデータベースを操作することも可能です。

今回は、その例として、エクセルにあるデータをパワーポイントのスライドに流し込む事例を紹介します。

エクセルからパワーポイントのテンプレートを開き、データを流し込んだらパワーポイントのファイルを保存して閉じる、またパワーポイントのテンプレートを開き、をくり返す設定になっています。。

事例10|ヤフオクのデータを取得してエクセルに出力する


動画をご覧になった方は、ご理解いただけたと思いますが、ウェブから情報を取得し、エクセルに出力するマクロは、かなり強力です。

・自分で一つ一つ調べる必要がない
・価格が一覧になっており、カンタンに比較できる
・URLを取得すれば、エクセルにハイパーリンクを付けてページへアクセス

こんなことをボタン一つで達成できます。ボタンを押したら、コーヒーでも飲んでおけば、あとは自動で処理が終わります。

しかし、このスキルを知らない人は、自分で一つずつ調べるしかできないので、いつまで経っても仕事が終わりません。

エクセルVBAからインターネットの情報を取得する方法を詳しく知りたい方は、こちらの記事を読んでみてください。

エクセルファイル(ヤフオク情報を自動取得するのマクロ入り)もダウンロードできますので、オススメです。

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事例11|複数のPDFテキスト情報をエクセルに一覧にする


あるフォルダに保管されている複数のPDFのテキスト情報をエクセルに一覧にします。

詳しくは、こちらの記事で解説しています。

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事例12|ガントチャートで進捗管理できるエクセルを作成する


ガントチャート_Gantt chart

ガントチャートと呼ばれる進捗管理表をエクセルマクロで自動作成します。

詳しくはこちらの記事で解説しています。無料でマクロ入りのエクセルファイルをダウンロードできます。

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事例13|エクセルの情報を項目別にシート毎に転記する

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手作業でやってしまいがちなシートへの転記作業をするエクセルマクロで自動化します。

詳しくはこちらの記事で解説しています。無料でマクロ入りのエクセルファイルをダウンロードできます。

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事例14|エクセルの情報を項目別にファイル毎に転記する

事例13はシート毎でしたが、事例14はファイル毎に転記しファイルを自動保存するマクロです。

youtu.be

手作業でやってしまいがちなファイル毎への転記作業をするエクセルマクロで自動化します。

詳しくはこちらの記事で解説しています。無料でマクロ入りのエクセルファイルをダウンロードできます。

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事例15|エクセルマクロでフローチャートを作成する

フローチャートを作成できるソフトやアプリは数多く紹介されています。

しかし、それらのソフトはインストールする手間がかかったり、使い方を覚えるまでが面倒だったりすることが多いです。

その原因は、使い慣れていないソフトやアプリを使うからです。

そこで、フローチャートを簡単にかつすぐに使えるようにエクセルのテンプレートを紹介することにしました。

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詳細は、以下の記事で紹介しています。

また、以下の記事ではエクセルファイルをダウンロードできます。ぜひご活用ください。

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事例16|2つのPDFを比較して新旧対照表を作成する

www.youtube.com

変更前後の2つのPDFを比較し、エクセルに一覧にします。

詳しくは、こちらの記事で解説しています。

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事例17|VBAでGmailを送信する

VBAを使ってGmailからメール作成・送信を行うことができます。

詳しくは以下で解説をしています。

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事例18|VBAで請求書を作成する


エクセルマクロVBAで作る請求書

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事例19|VBAでグラフを自動作成する


エクセルマクロVBAでグラフをまとめて自動作成

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事例20|VBAでウェブサイトをスクレイピング


VBAでウェブスクレイピング!ブログ記事のタイトル,H2,H3タグを順番にエクセルへ一覧にする

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事例21|VBAでGoogle翻訳を利用する


エクセルに記載された英語や日本語をまとめてGoogle翻訳で自動翻訳するツール|VBAで作成

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事例22|VBAで企業によくあるメンドウな作業を改善した事例


エクセルマクロで企業ごと(会社顧客別)にデータ印刷|8時間→30分に改善したVBA事例を紹介

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エクセルマクロを使うと、どれくらい便利になるの? VBAで業務効率化した例

ここでは、VBAで業務効率化した事例を紹介します。実際の現場で、業務改善した事例を紹介しますので、ぜひ合わせて読んでみてください。

業務効率化1|グラフ自動作成で10時間削減

製造業のデータ分析を自動化した事例です。データベースにある数値をグラフ化して、製品品質のトレンドを監視する業務があったのですが、当初は手入力でグラフを作成していました。

膨大な作業量とデータの入力間違いで、担当者は大変な思いをしていました。

そこで、データを取得して、自動でグラフを作成するマクロを作成し、10時間分の作業削減に成功しました。

担当者にはとても喜んでもらい、「他の作業も改善してほしい」という喜びの声をもらいました。

業務効率化2|アンケ―トの自動化で25時間削減

新入社員の研修のアンケート分析を改善した事例です。この企業では新入社員30名に対して、40の研修を行っていました。

30人×40研修数 =1200アンケートを取っていました。その集計作業が大変で、担当の方が悲鳴をあげていました。

そこで、エクセルマクロのユーザーフォームでアンケートを作成し、自動で新入社員のアンケート結果がデータ化されるシステムを構築しました。

その結果、25時間分の作業時間を削減しました。さらにアンケート用紙の削減にもつながり、研修担当の方はとても喜んでいました。

業務効率化3|ウェブの情報を14時間削減

マーケティング企業で、ウェブデータの解析をエクセルマクロで自動化した事例です。

改善前は、ウェブのデータを手動でアクセスして、一つずつ目視で確認していました。その結果、時間もかかるし、データの数え間違いも発生していました。

そこで、ウェブデータをエクセルマクロを使って、自動解析するようにしました。

エクセルマクロで改善後、14時間かかっていた作業がゼロになりました。数え間違えもなくなりました。何よりも、この作業をしている方が、数える作業がなくなり、とても喜んでいました。

業務改善をして、喜んでもらえるのがエクセルマクロのステキなところです。

業務効率化4|営業部門の業務改善して、年収もアップ

一部上場企業で事務の仕事をしていた方の事例です。もともとはエクセルを使えなかったのですが、エクセルマクロを習得して、レポート自動作成システムを作成したそうです。

そのシステムを利用して営業部が数十億の超大型契約を取ったのです。このシステム構築の実績が認められて、社内表彰を受けました。しかも、これだけではありません。このシステムが認められ、次の仕事も受注したのです。

その後、「エクセルで困っていることがあったら、とりあえずその人に依頼する」という状態になっているようです。

エクセルマクロを学んで実践した方の多くが、10時間の業務の効率化を達成し、中には1000時間を超える効率化を達成した人もいます。

とくに、エクセルなどにデータを手入力したり、報告書をいつも手入力で作成している、そんな企業では、すさまじい効果を上げています。

エクセルマクロVBAをつかって、仕事を効率化するとどうなるか?について、詳しく紹介した記事はコチラです。ぜひあわせてよんでみてください。

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実際に、私がマクロ習得までにどのように勉強をしてきたのかについては、こちらの記事で解説しています。

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また、エクセルマクロを習得した人の体験談も紹介しています。

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エクセルマクロを習得して年収を100万アップさせた人の体験談はこちらです。

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エクセルマクロVBAの学び方

初心者がエクセルマクロVBAを学ぶときは、正しい順序で勉強していくのが望ましいです。

そのためには、エクセルマクロをどのように学んでいくのかを理解しておく必要があります。

そこで、エクセルマクロを学ぶための全体像を以下の記事で紹介します。

合わせて読んでみてください。

これからエクセルマクロを学びたい人のためのロードマップwww.fastclassinfo.com

エクセルマクロVBAの使い方や編集方法

動画で紹介したマクロを実践してみたいと考えている人も少なくはずです。

しかし、「エクセルマクロVBAの使い方が分からない」と悩む人も多いです。

そこで、マクロの作成・編集から保存・実行までの方法を以下の記事で紹介します。

ぜひ合わせて読んでみてください。

エクセルマクロVBAの使い方を解説|作成・編集から保存・実行まで www.fastclassinfo.com

エクセルマクロの自動記録

エクセルマクロVBAには自動記録という機能があります。

この方法を使えば、知識や経験ゼロの初心者でも簡単なマクロを作成可能です。

マクロの自動記録の使い方は以下の記事で解説しています。

初心者のためのマクロの自動記録の使い方 www.fastclassinfo.com

ただし、マクロの自動記録には欠点もあります。欠点については以下で解説しています。

マクロの自動記録の限界とは? www.fastclassinfo.com

マクロで業務を効率化したいなら、実践しよう

いかがだったでしょうか。エクセルマクロについて、具体的にイメージがつかめたのではないでしょうか。

もしかすると、勘のいいあなたなら、「この業務に使えそう!」「あの業務、マクロで自動化できるかも!」を考えているかもしれません。

そう考えているなら、ぜひマクロを実践してみてください。

あなたのイメージを実現するには、すぐに実践するのがイチバンの方法です。

もしエクセルマクロについてゼロから学びたいと考えているなら、こちらの無料動画を推奨します。

実務に必要なマクロの知識を重点的に学ぶことができるので、イチオシです。

ぜひエクセルマクロ実践して、面倒な仕事を自動化して仕事で成果を上げていただければ、とうれしいです。