パソコンスキルの教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

オフィスで働きたい!事務職への転職に必要な3つのパソコンスキルとは?

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・今後も今の仕事で大丈夫かな?
・毎日の立ち仕事が大変になってきた
・家庭をもっても、安定して働ける職種に就きたい!
・土日が休めずに友達に会えないのがイヤ
・長年仕事を続けているけど、お給料がなかなか上がらない…
・事務職として働きたいけど、経験がないから難しいんじゃないかな?

そんなことを考えていませんか?

実は、私は無職を経験した後、派遣社員として、工場で単純作業の仕事をしていました。しかし、このままでは、将来がまったく見えない…と不安になり、転職を決意。その後、一部上場企業の内勤に転職しました。

転職後、パソコンスキルを身に付け、年間100時間以上の業務効率化して、企業のパソコン講師になるまでになりました。

この記事では、派遣社員から、企業の内勤に転職した私が、オフィスワーカーとして必要なパソコンスキルについて詳しく紹介していきます。

企業が求めるパソコンスキルのレベルも紹介しますので、ぜひこのまま読みすすめていってください。

オフィスで事務職として働くために必要な3つのパソコンスキル

そもそも事務職や経理職って何をするの?

事務職とは、個人や部門のサポート業務を担当する仕事です。

サポートする人が、自分の仕事に専念できるようにする、ともいえます

具体的な仕事は、企業によって異なります。種類もさまざまですが、以下のようなものがあります。

事務職の種類
・秘書
・一般事務
・営業事務
・経理事務

経理関係などは経験者が優遇されることもありますが、未経験者を採用する会社もあります。

しかし、事務職や経理職は、主な仕事がパソコンを使った書類作成、データ分析などです。

ですので、ある程度パソコンを扱えないと、仕事をこなすことができません。

もし、事務職や経理職として働きたいなら、オフィスワーカーとして必要なレベルのパソコンスキルを身に付ける必要があります。

企業がオフィスワーカーに求めるパソコン(PC)スキルとは

企業がオフィスワーカーに求めるパソコンスキルを一言で言うと

即戦力として実務を一人でこなせるレベルのパソコンスキルです

企業としては、実務をこなせる即戦力を求めています。

もちろん、企業に採用されて、新しい仕事を始めるときには、仕事のやり方や流れを教えることはあるでしょう。

しかし、社員ひとりひとりに、パソコンスキルを一から仕事を教えていては、企業は時間がいくらあっても足りません。

つまり、企業で働く場合、エクセルを使って、どんなふうに仕事をしてほしいか?は、教えるけれど、エクセルの操作方法までは教えてくれないということです。

ですので、企業の求人は、「エクセルやワードの操作ができる人」が最低条件となっているわけです。

事務職に求められる3つのパソコンスキルとは|必要レベルはどの程度?勉強方法も紹介

事務職に求められる3つのパソコンスキルとは

・エクセル|データ分析をしてグラフを作成できるか?
・ワード|書類の作成をスムーズにできるか?
・タイピング|パソコンのキーボードを早く打てるか?

この3つに加えて、メールを使う機会は少しあるかもしれません。

ですので、ここでは、メインとなる3つのスキル + メール について紹介していきます。

スキル1|エクセルはどの程度のレベルが必要?関数やマクロも必要?

エクセル(Excel)とは、世界でもっとも普及している表計算ソフトです。

複雑な計算が瞬時に完了、膨大な量のデータ集計や分析、グラフ化も簡単にできるため、仕事でよく使われます。

顧客管理、在庫管理、業務管理といったありとあらゆるところで、出くわします。

表作成や足し算/引き算だけでなく、関数やエクセルマクロなどの作業の自動化までさまざまなことができます。

知っておきたいレベル
・表の作成 ・足し算、引き算、かけ算、割り算
・印刷
・報告書のフォーマット作成
・sum関数、average関数

上記で紹介したレベルは最低限のエクセルのスキルです。少し難しいかもしれませんが、こちらで紹介しているレベルのエクセル関数を理解できれば、エクセルの上達が早まります。

もし事務職や経理職で、バリバリ仕事をこなせるようになりたいなら、以下のレベルの内容まで理解しておくことをオススメします。

「エクセルできる」と必ず言われるレベル
・VLOOKUP関数
・ピボットテーブル
・エクセルマクロ

VLOOKUP関数、ピボットテーブルが使えるようになれば、「仕事できる」と期待されます。

もっと言えば、もしエクセルマクロが使えるなら、即戦力として、仕事に困ることはないでしょう。

エクセルマクロという言葉を初めて聞いた、という方はこちらの記事を読んでみてください。エクセルマクロとは何か?を詳しく紹介しています。

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エクセルマクロを習得すれば、エクセルで困ることはない、どころか、周囲から教えてほしいといわれるレベルになれます。

エクセルマクロについて学んで見たい方は、こちらがオススメです。

スキル2|ワードのスキルはどの程度?

ワード(Word)とは、ビジネス文書・企画書などの作成に使われ、主に文書関係のソフトです。早くきれいに書類が作成できます。

基本的には、文書作成がメインなので、文字入力ができればOKと思われがちです。

しかし、文字入力だけでは、企業に求められるレベルとは言えません。

報告書、企画書、提案書を作成するなら、

以下のような、資料の「見やすさ」や「わかりやすさ」を引き出すレベルが必要
・写真を貼る
・表を載せる
・文字を大きくする
・色を変える
・目次を作る
・ハガキのサイズでの印刷

上記のうち、3,4個はササッとできるレベルでないと、ワードを使えるとは言えません。

書式設定、表の挿入、画像の挿入、差し込み印刷、サイズ変更して印刷、というレベルはしっかりと覚えておく必要があります。

また、軽視されがちですが、ワードのメインは文章作成なので、タイピングスキルは、とても重要です。

スキル3|タイピングが苦手…どの程度の早さが必要?

タイピングとは、パソコンのキーボードをうつことです。

タイピングは軽視されがちですが、タイピングは非常に重要なパソコンスキルです。

なぜなら、エクセルやワードを使うにしてもパソコンをタイピングする必要があるからです。タイピングが遅ければ、エクセルやワードの操作も、遅くなります。

たとえば、もしあなたが、以下の状態なら、タイピングが早いとは言えないでしょう。

・キーボードを見ながら文字を打つ
・人指し指だけでキーボードタッチする
・ホームポジションを知らない
・矢印キー(←↑→↓)を右手の人指し指や中指で操作する

タイピングが遅いと、資料を作成するとき、パソコンのキーボードに気を取られてしまいます。その結果、パソコン操作が遅くなり、パソコンがどんどん苦手になってしまいます。

目標は、キーボードを見ないで6~7割をタイピングするレベルです。

もしタイピングを早くしたいなら、タイピングの型を学びましょう。実は、タイピングでは、ホームポジションと言って、パソコンのキーボードに置く指が決まっています。

たとえば、キーボードの F や J を触ってみてください。ざらざらしていますよね?これは、人差し指のホームポジションがFとJだからです。

タイピングを学ぶなら、こちらの動画で紹介されていますので、ぜひご覧になってください。

おまけ|メールのスキルはどの程度?アウトルックなどの使い方

企業では、アウトルック(outlook)と呼ばれるメールソフトを利用するところが多いです。

メールで覚えることは、あまりありません。

以下のことがわかれば、メールでは苦労しません。
・メールにファイルを添付
・cc/bccの使い分け
・件名に重要な情報を入れる

ccとは、カーボンコピーの略
→送信したことを知られてもOKな相手を入れる

bccとは、ブラインドカーボンコピーの略
→送信したことを知られたくない相手を入れる

メールでもっとも重要なのは、文章を早く作成するタイピングスキルです。

事務職になるには資格って必要?MOSやVBAエキスパートはとるべき?

転職となると、人は不安になって資格取得に飛びつきますが、これはパソコンスキルの資格も同じです。

パソコンスキルの資格では、MOSやVBAエキスパートいった資格が有名です。

MOSとは

エクセルやワードの基本操作ならびに応用的な操作を実践的に行う資格で、の各エクセルやワードのバージョン及び各アプリケーションごとに試験科目が分かれている。通常使う上で最低限必要な操作方法を出題するスペシャリストレベルと、スペシャリストレベルの基礎的な内容を十分に踏まえた上でより応用的な操作ができるかどうかを問うエキスパートレベルの2段階に分かれている
(中略) 多くの企業でMicrosoft Officeを使用していること等から、主に事務関係・営業関係の就職に有利とされている。
wikipediaより引用(一部改変)

VBAエキスパートとは

ExcelやAccessに搭載されているマクロ・VBA(Visual Basic for Applications)のスキルを認定する資格試験制度である。
(中略) 試験のレベルは3つあり、「ベーシックレベル」、「スタンダードレベル」、「プロフェッショナルレベル」の順に難しくなる。
wikipediaより引用(一部改変)

VBAエキスパートについては、こちらの記事で紹介していますので、ぜひあわせて読んでみてくださいね。

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さて、資格取得は、本当に有効なのでしょうか?

実際、私の周りでも、MOSやVBAエキスパートの資格を取っている人はいます。資格をとるために学ぶことは、スバラシイことです。

しかし、資格を取れば、事務職の実務でかならず通用するわけではありません。

もちろん、「資格取得を機に勉強する」「転職でアピールしたい」という場合もあるでしょうから、ムダとは言いません。

ですので、資格を取得すれば、パソコンスキルを高めることができる!と考えている場合には、早まって資格取得に走らないことを強くおすすめします。

パソコンスキルは、資格を取らなくても、企業で通用するレベルを教えてくれるセミナーはたくさんあります

また、パソコンスキルの本や無料動画をみるだけでも、資格を取る何倍もの知識を得られます(パソコンスクールの運営会社はこういったことは絶対に教えてくれません)。

「転職に必要だから」という気持ちはよくわかります。私もそうでした。しかし、会社に転職して思うのは、資格より実務でいかに使えるか?ということです。

資格勉強をして、お金や時間をムダにしてしまうなら、実務に直結することを勉強して、本当のスキルアップをしてほしい。これが経験者である私のメッセージです。

ですので、金銭的にも、時間的にもリスクが少ない方法でスキルアップすることをご提案申し上げます。この記事の中でも、パソコンスキルアップの方法を紹介していますので、そちらから始めてみてはいかがでしょうか?

パソコンできない、苦手…なら、まずはここから!オススメ本や動画サイトを紹介

前述したように、パソコンスキルはセミナーなどに参加しなくても本や動画サイトだけで十分に学べます。おすすめの本や動画サイトはたくさんあるのですが、この記事では少しだけをご紹介します。

マンガでカンタンにエクセルを学ぶことができます。専門用語が少なく、よく使う機能だけにフォーカスしているので、覚える量も少なくしてあります。解説も丁寧なので、初心者に親切です。

Word&Excel&PowerPointのスキルが身につく本

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ワードやエクセルの全般のスキルが学べるので、一冊で多くのことが学べる点がうれしいです。

もし、パソコンスキルを上達させたいなら、こちらのサイトがオススメです。無料ですが、かなり深い内容まで学ぶことができます。

「実務経験なし」でも事務職や経理職はやっていけるの?

キャリアチェンジを考えるとき、多くの方が「実務経験がない」ことを心配します。

右も左も分からない分野に飛び込むワケですから、当然ですよね。

もちろん、実務経験の有無は採用時のポイントにはなります。しかし、同じ職種でも会社が違えば、求められるレベルも内容も異なります。ですので、実務経験があれば、ゼッタイうまくいく訳ではありません。

実は、求人に実務経験必須と書かれていても、実際には求められるスキルさえあれば、実務経験がなくても気にされないケースもあります。

つまり、どんな職種でも使えるスキルがあれば、あなたの元々のアピールポイントにあわせて、企業に強くアピールできるようになります。

実務経験より、しっかりとしたスキルを身に付けることが大切ということです。

未経験だとしても、他に負けないスキルを身につければ、かならず道は開けます。ぜひあきらめず、チャレンジしましょう。

ぜひ、この記事で紹介したスキルアップの方法を利用して、勉強を始めてみてはいかがでしょうか?