パソコンスキル教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

ファイルだらけのデスクトップを嫌でもキレイに整理する方法

f:id:gene320:20161231003132j:plain

「デスクトップがファイルやフォルダで一杯・・・」
「新しいファイルやフォルダの置き場がない・・・」
「あのファイルってどこだっけ・・・」

そんな状況になっているのであれば、この記事を見て、今すぐキレイに整理整頓しましょう。見た目をスッキリさせれば、仕事が効率化すること間違いなしです。

他では紹介されていないキレイに維持・管理する方法をステップごとに詳しく紹介しますので、ぜひ読んでください。

ファイルだらけのデスクトップを嫌でもキレイに整理する方法

「ファイルだらけ」にはワケがある

デスクトップをキレイにする前に、考えてみたいことがあります。まず、誰もデスクトップをファイルだらけにしたいと思っているわけではないですよね。

ではなぜ、デスクトップがファイルだらけになってしまうのでしょうか?

それは、以下の理由があるからです。

1.仕掛り仕事はデスクトップに置くのがラク

2.デスクトップに置いておけば、なくさないだろう

と考えているからです。しかし、この2つのワケって当たり前なんです。仕事を早く手をつけて終わらせたいし、ファイルの場所を見失いたいくないものです。

つまり、あなたなりにムダを避けようとして、デスクトップに置いておくのが、一番イイと考えているのです。

ですので、この2つのワケを取り除かないと、キレイにしても、すぐに汚れてしまいます

ステップ1|嫌でもデスクトップがキレイになってしまう方法

さて、ここからは、上で述べたワケをつぶして、嫌でもデスクトップをキレイに使ってしまう仕組み化の方法を紹介します。

それでは、早速デスクトップをキレイにしましょう。

カテゴリー別のフォルダをつくる

まず、デスクトップにあふれかえったファイルの置き場所を決まってあげます。

置き場所の作り方は、自宅用パソコンなら趣味で区切ったり、ビジネスをやっているのであれば、仕事のカテゴリー別でフォルダをつくるようにしましょう。

たとえば、僕のパソコンは以下のようにフォルダを作っています。

f:id:gene320:20170125215250j:plain:w450

フォルダを作ったら、次のステップへ行きます。

デスクトップのファイルをフォルダへ

デスクトップのファイルを、カテゴリー別のフォルダに入れ込みましょう。これは、どっちのフォルダ?と悩むのと、時間がもったいありません。間違えてもいいからどんどん入れ込みましょう。

このステップでは、とにかく移動させることに集中します。整理整頓はあとで構いません。

デスクトップに置くのは10コまで

デスクトップのフォルダが、せいぜい10コ程度になるまで、ファイルを入れて行きます。ちなみに、デスクトップに残しておくアイコンは、以下のようなものだけで十分です。

・ウェブのアイコン
・フォルダのアイコン
・よく使うアプリのアイコン
・仕掛り仕事のファイルを1,2コ

かなりファイルを整理できたところで、次へいきます

表示設定で見た目スッキリに

表示設定を使ってキレイに整列します。

f:id:gene320:20170125221128j:plain:w500

デスクトップを開いた状態で、右クリックを押しましょう。

-小アイコン
-アイコンの自動整理
-アイコンを等間隔に整列
-デスクトップ アイコンの表示

にそれぞれチェックを入れます。

これで、ファイルだらけだったデスクトップがスッキリ!見た目キレイで、仕事がはかどりそうな感じがしますね!

ステップ2|嫌でもデスクトップがキレイになってしまう方法

さて、すでにお気づきかもしれませんが、ステップ1だけでは、ただファイルを整理しただけです(笑)

ここで終わってしまうと、デスクトップが、すぐに前の状態に戻ってしまうのがオチです。せっかくの努力が水の泡・・・なんてことにならないように、仕組み化をします。

ここからが本番ですので、このまま読みすすめていってください。

目的のフォルダを一瞬で開けるように設定

さて、ついついデスクトップにファイルを置いてしまう…保管用フォルダに移動させなきゃ!と思うけど、フォルダへ移動するのが面倒…。ついついデスクトップに置いてしまうワケですよね。

これを防止するための仕組み化の方法がコレ。

よく使うフォルダを一瞬で開くようにしておく

よく使うフォルダにショートカットキー設定をしておくことで、一瞬でそのフォルダを開けるように設定できます。これにより、デスクトップに保管するより、むしろフォルダに保管するのがラク!という状態を作り出します。

よく使うフォルダを一瞬で開くように設定する方法は、こちらの記事を読んでみてください

www.fastclassinfo.com

フォルダやアイコンの名前は"半角英数字"に統一

下の画像をみてください。フォルダ名が半角英数字になっていますよね。名前を仕組み化することで、2つのメリットがあります。

f:id:gene320:20161203212200j:plain:w450

[1] 検索しやすい
数字、アルファベット順に自動で並び替えられるので、フォルダやファイルがどこにあるか一瞬で分かります。ですので、ファイルやフォルダの探す手間が一気に減ります。

[2] キーボードで移動できる
フォルダやファイルの名前の頭文字が数字、アルファベットの場合、キーボードで頭文字の数字やアルファベットを押すだけで、ファイルやフォルダを移動できるようになります。

パソコンを階層構造で俯瞰(ふかん)

デスクトップがファイルだらけ人は、パソコン内に保管されているフォルダもグチャグチャの場合が多いです。ですので、キレイを維持管理するためにパソコンをまるごと仕組み化します。

デスクトップ
 ーA_フォルダ
  ーA-1_ファイル
 ーB_フォルダ
  ーB-1_ファイル
  ーB-2_ファイル
 ーC_フォルダ
  ーC-1_ファイル

こんな感じで、フォルダを作ります。

フォルダの階層はせいぜい3~4層で十分です。それ以上は、深くなりすぎて、探すのが面倒になります。

そして、大切なのは、よく使うフォルダを一瞬で開くように設定しておくことです。これで、フォルダへの移動が格段にラクになります。

ここまで仕組み化すると、デスクトップに保管するほうが、面倒になります(笑)これで、あなたのデスクトップもキレイになること間違いないです。

もっと効率的に仕事をしたいなら

デスクトップをキレイにしたら、さらに仕事がはかどらせたい!もし、そうお考えなら、こちらの記事がオススメです。あわせて読んでみて下さい

今すぐできる業務の効率化する方法を紹介していますので、あわせて読んでみてくださいね。

www.fastclassinfo.com

www.fastclassinfo.com