フローチャートを作成できるソフトやアプリは数多く紹介されています。
しかし、それらのソフトはインストールする手間がかかったり、使い方を覚えるまでが面倒だったりすることが多いです。
その原因は、使い慣れていないソフトやアプリを使うからです。その結果、インストールに時間がかかったり、ゼロから使い方を覚える必要が発生するのです。
このような課題は、普段から使用しているソフトウェアを活用することで解決できます。
そこで、普段使っているソフトを使ってパワーポイントでフローチャートを作成する方法について紹介します。
- フローチャート（フロー図）をパワーポイントで作成する方法
- パワーポイントでテンプレートを作るメリット
- パワポでフローチャートを作成する手順
- さらにレベルの高いフローチャートを作成したいなら
- 業務手順書を一緒にフローチャートを書こう
- 仕事を自動化できればフローチャートは要らない
- フローチャートに加えて、業務手順書も作成してみよう
- 仕事のスピードをあげたいなら、業務効率化のスキルを磨こう
フローチャート（フロー図）をパワーポイントで作成する方法
パワーポイントでフローチャート（フロー図）を作成するには以下の方法を取ります。
[2] 作成したフローチャートをパワーポイントにコピペする
フロー図作成ツール(エクセル)でフローチャートを作成する
作成したフローチャートをパワーポイントにコピペする
このようにエクセルで作成したフローチャートをコピペすれば、パワーポイントでフロー図を作成することができます。
より詳細な使い方は、記事の後半で説明します。
その前に、パワーポイントでフローチャートを作るメリットを紹介します。
パワーポイントでテンプレートを作るメリット
この記事で紹介するパワーポイントのフローチャートを活用するのはいくつかのメリットがあります。
メリットを簡単に紹介すると、以下の3つです。
メリット2｜会社やチームで簡単に共有可能
メリット3｜マクロを編集できればカスタム可能
以下で詳しく解説していきます。
メリット1｜オフィスソフトが使えるPCならすぐに使用可能
ウェブで公開されているフリーソフトを使うとき、ソフトを新しくインストールする作業が発生します。
しかし、これにはいくつかのリスクがあります。
例えばフリーソフトをインストールする場合、会社の情報セキュリティの都合でインストールできないことがあります。
これは会社のルール上、乗り換えるのが難しい問題です。
しかも、有料でインストールが必要である場合、決済が必要になることもあります。
そのため、インストールが必要なアプリは使い勝手がいいとは言えません。
しかし、オフィスソフトであれば新しくソフトウェアをインストールする必要がないため、上記の許可をもらう必要がありません。
このように無料で許可不要であるため、すぐに使用できるのです。
メリット2｜会社やチームで簡単に共有可能
ソフトウェアをインストールすると、そのソフトやアプリをインストールしていないパソコンではソフトを使用できないことがあります。
そのため、フローチャートを共有するためにチーム全員が同じアプリをインストールしないといけません。
実際インストールに時間がかかると、アプリを使用してもらいにくいです。
しかし、オフィスソフトであれば全員がインストールしています。そのため、全員が使用し共有することが可能です。
メリット3｜マクロを編集できればカスタム可能
ウェブのアプリを使えば、確かにフローチャートを簡単に作成できるようになるかもしれません。
しかし、自分でカスタムすることは基本的にできません。
つまり、自分の欲しい機能を追加したり、不要な機能を削除したりできないのです。
ただオフィスソフトであれば、マクロVBAを使って自由に編集追加ができます。
このとき、マクロVBAを使えば、新しい機能を追加することが可能です。
マクロを活用し、フローチャート作成に必要な各パーツを自動で作成できるのです。
したがってマクロを書けるようになれば、自分で改良することが可能です。
マクロについては、以下の記事で紹介しています。以下はエクセルマクロに関する記事です。
興味がある人はぜひ読んでみてください。
●エクセルマクロで「できること」とは？
●エクセルマクロとは？ メリットや利点を解説
●エクセルマクロのサンプルファイルを無料ダウンロード
パワポでフローチャートを作成する手順
それでは、パワポでフローチャートを作成する手順を紹介します。概要は以下の通りです。
-ステップ1-1｜フロー図作成ツール(エクセル)をダウンロードする
-ステップ1-2｜フロー図作成ツール(エクセル)でフローチャートを作成する
ステップ2｜作成したフローチャートをパワーポイントにコピペする
-ステップ2-1｜フロー図作成ツール(エクセル)を作成したフローチャートをコピーする
-ステップ2-2｜パワーポイントに貼り付ける
それでは、以下で詳しく説明していきます。
ステップ1｜フロー図作成ツール(エクセル)でフローチャートを作成する
ステップ1-1｜フロー図作成ツール(エクセル)をダウンロードする
まずフロー図作成ツール(エクセル)をダウンロードします。
以下のフォームにメールアドレスを入力いただくと、返信メールからエクセルファイルをダウンロードできます。
ステップ1-2｜フロー図作成ツール(エクセル)でフローチャートを作成する
ステップ1-1でダウンロードしたフロー図作成ツールで、フローチャートを作ります。
ここでは、以下のような自動販売機のメンテナンスのフロー図を作成しました。
なお、ステップ1-1でダウンロードしたツールの使い方は、以下の記事で解説しています。
詳しくは記事をご覧ください。
ステップ2｜作成したフローチャートをパワーポイントにコピペする
ステップ2-1｜フロー図作成ツール(エクセル)を作成したフローチャートをコピーする
ステップ1-2「フロー図作成ツール(エクセル)で作成したフローチャートをコピーするためには、エクセルを開いた状態で以下の方法を行います
[2] 「検索と選択」をクリックする
[3] 「オブジェクトの選択(O)」をクリックする
[4] フローチャートを選択する
[5] コピーする
ステップ2-2｜パワーポイントに貼り付ける
選択したフローチャートをパワーポイントに貼り付ける。
これで完成です。
修正が必要になったら、パワーポイントのフロー図を手直ししたり、元になるエクセルを修正したりします。
ぜひ活用してみてください。
さらにレベルの高いフローチャートを作成したいなら
この記事では、パワーポイントでフローチャートを作成する方法を紹介しました。
ここで紹介した方法を利用すれば、フローチャートを手軽に作成できるようになります。
また、パワーポイントで作成することで、チームメンバーにも簡単に共有できます。
何より、フローチャート更新のときも簡単に修正可能です。
しかしデメリットもあります。それはカスタムです。
なぜなら、周囲からの要望も増えるからです。ここで紹介するフローチャートを使えば、「もっと○○ができるのでは？」や「ここはなんとかならないのか」といったことを言われるようになります。
例えば、「各パーツの色を変えてほしい」や「フローチャートに限らず、他にもできるのでは？」といった依頼が来るのです。
このような依頼を満たすには、マクロを勉強して自力でマクロを編集できるようになる必要があります。
もし、自力でマクロを編集できるようになれば、今より仕事の効率はグッと上がります。
実際、私も自力でマクロを書けるようになってからは、仕事の生産性が一気に上がりました。
他の人が30分～1時間かけて行う仕事が、ボタン一つで終わらせることができるようになったのです。その結果、周囲からの信頼も増し、仕事で高い評価を得られるようになりました。
ただ、要望に応えるようになるためには、マクロを学ぶ必要があります。
まずは無料でマクロを勉強してみる
ウェブや書籍で勉強すれば、マクロを習得できると考えている人は少なくありません。
しかし、仕事で使えるマクロを習得したいなら、仕事で使える部分に特化した教材で学ぶことをお勧めします。
なぜなら、ウェブや書籍には仕事に関係しない部分まで提供していることが多いからです。
例えば、マクロ初心者なのに難易度の高い配列から学ぼうとする人がいます。しかし、配列なしでも仕事で使えるマクロを書くことは可能です。
このように、マクロ初心者ほど「全ての知識が必要だ」と考えて、無駄な学習に時間を使ってしまうのです。詳しくは、こちらの記事で紹介しています。
そこで、私がお勧めするのは仕事に直結するマクロ教材です。仕事で使えるマクロを重点的に学ぶのです。
ここで、とくにお勧めするのは、こちらの無料オンライン動画です。
仕事に直結する部分に絞って、エクセルマクロを学ぶことができます。
マクロの作り方・考え方から解説しているので、教材をしっかり学べばここで紹介したマクロをゼロから書けるようになります。
マクロ初心者が、仕事に直結したいマクロを学ぶなら、まずはこちらの無料オンライン動画を試すのがいいです。
ただ、この無料動画だけではマクロを「自由自在に」書けるようになりません。
より詳しく学びたい人は有料の講座を学ぶことをお勧めします。お勧めはこちらです。
業務手順書を一緒にフローチャートを書こう
ここで紹介したフローチャートの方法を使えば、より楽にフロー図を書けるようになります。
しかし、フローチャートはただ書けばいいわけではありません。ポイントを意識することで、より見やすいフロー図を作成できます。
そのポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。合わせて読んでみてください。
仕事を自動化できればフローチャートは要らない
ここまで、フローチャートの書き方のポイントについて記載してきました。しかし、フローチャートを作っても確実に仕事が早くなるわけではありません。
なぜなら、フローチャートは人にわかりやすく説明するためのものに過ぎないからです。
人が説明な仕事にしている限り、どうしても人為ミスが発生してしまうのです。
たとえば、月末処理で何百、何千といったデータを処理する仕事があります。
このような仕事は、フローチャートで仕事の流れがわかっても必ずミスが生じます。
例えば、ダブルチェックをしたり確認部署をフロー図に入れる場合があります。たしかにフローは分かりやすいですが、フロー図があっても、人為的ミスがゼロになることはありません。
人がやるから以上、ミスはついてまわります。このようなケースは、エクセルマクロのような自動化ツールを活用して、人の作業そのものを減らすことを検討するといいでしょう。
エクセルマクロについては、こちらの記事で解説していますので、あわせて読んでみてください。
●エクセルマクロで「できること」とは？
●エクセルマクロとは？ メリットや利点を解説
●エクセルマクロのサンプルファイルを無料ダウンロード
フローチャートに加えて、業務手順書も作成してみよう
フローチャートは、仕事全体の概要を図にしたものです。
しかし、仕事全体で引き継ぐことを考えるなら、手順書や業務マニュアルを作成しておくことをお勧めします。
そうすれば、仕事の引き継ぎが簡単になります。以下の記事で説明していますので、合わせて読んでみてください。
●業務マニュアル・手順書の作成方法
●業務マニュアル作成の目的とは？
●読まれる手順書を作るコツ
●業務チェックリストの作成のポイント
仕事のスピードをあげたいなら、業務効率化のスキルを磨こう
フロー図の作成方法を紹介しましたが、フロー図作成の目的は仕事を早く行うことにあります。
そのため、フロー図作成以外の仕事の速度をあげるスキルを学んでおくと、さらに仕事をスムーズにこなせるようになります。
もし、仕事を早く行うためのコツやポイントを知りたいなら以下の記事もお勧めです。
●パソコン操作が早くなる20のコツ
●多くの企業で採用されている業務効率化の事例
●仕事のムダの見つけ方
●業務効率化のテクニックやアイデアの出し方
