パソコンスキルの教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

マクロVBAを組むとは?やり方・組み方や練習方法を解説

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マクロを組むとは、一言でいえば「仕事を自動で終わらせるプログラムを作成する」ことです。

しかし、仕事を自動で終わらせるプログラムを作成すると言われてもイメージがわかないと思います。

この記事では、以下をお伝えしていきます。

・マクロを組むとは何か?

・マクロを組むメリット

・マクロの組み方

さらに理解を深めたい人には、マクロの学習方法も紹介していきます。

マクロとは何か?

マクロを組むとは何かというと、一言でいえば「仕事を自動で終わらせるプログラムを作成する」ことです。

早い話、マクロを組めば仕事がボタン一つで終わるようになります。

たとえば、以下の動画はマクロを組んで、請求書PDFが自動作成されるようにした事例です。


エクセルマクロVBAとは?「請求書PDF自動作成」や「メール自動送信」の事例で紹介

ここではPDF自動作成の事例を紹介しました。

マクロを組めば、他にもいろいろなことができるようになります。

もし、どんなことができるか知りたいなら、こちらの記事がオススメです。

www.fastclassinfo.com

このようにマクロを組めば、仕事を自動で終わらせることができます。

ただし、マクロを組むには、プログラムを作成する必要があります。

マクロのプログラムとは何か?

プログラムとは何かというと、パソコンで自動処理させるための手順書です。

たとえば、誰かに仕事をやってほしいとき、手順書やマニュアルを作ることがあります。

このとき普通の手順書であれば、日本語で書かれた仕事の進め方をまとめたものをイメージするはずです。

しかしマクロの場合は、日本語ではなく仕事を手順をプログラム(パソコン言語)で書きます。

そして、エクセルやワードではVB(Visual Basic)というパソコン言語が使われるのです。

このとき、VBで作成したツールをVBA(Visual Basic for Applications)と呼ぶこともあります。

実際、エクセルマクロVBAでは、以下のようなプログラムを作成します。

Sub macro1()
    Range("A1").Value = 5
    Range("A2").Value = 15
    Range("A3").Value = 3
End Sub

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マクロやVBAの用語の細かい使い方はあります。

しかし、マクロを組むことに関して言えば、初心者のうちはマクロやVBAを厳密に理解できていなくても問題ありません。

ゲームで使われるマクロ

オンラインゲームなどで自動操作するためにマクロを組むことができます。

マクロを組むことで、キャラクターを自動回復したり敵を自動で倒したりできるようになります。

この記事では、ゲームで使われるマクロについては解説しません。

エクセルやワードといった仕事で使うマクロについて解説していきます。

マクロを組むメリット・デメリット

マクロを組めるようになると、仕事をボタン一つで終わらせることができるようになります。

たとえば、以下の動画はデータを月毎に集計する作業を自動化したマクロです。

このような作業はマクロが肩代わりしてくれます。


エクセルマクロVBAでデータ集計をする方法

さらに良いのは、一度エクセルマクロの自動化の流れを作っておけば、次に作業するときは、ボタンを押すだけで仕事が終わらせることができます。

ただし、マクロを組むメリットもあれば、デメリットもあります。

マクロを組むメリット

マクロを組むメリットには以下があります。

[1] 関数ではできなくてもマクロならできる
[2] エクセルをインストールしていればすぐに使える

マクロを組むメリットについて、詳しく紹介していきます。

[1] 関数ではできなくてもマクロならできる

エクセルマクロを使えば、関数でできないことができるようになります。

たとえば、関数ではエクセルの自動計算はできます。

しかし、報告書を自動作成することはできません。

しかし、エクセルマクロを使えば、報告書を自動で作成したり、自動でメールを送信したりできるようになります。

詳しくはこちらの記事で紹介していますので、合わせてよんでみてください。

エクセル関数よりマクロを覚えたほうが良い理由 www.fastclassinfo.com

[2] エクセルをインストールしていればすぐに使える

もし仕事で、エクセルを使っているなら、すぐにマクロを使うことができます。

実際にエクセルを画面に表示して[Alt] + [F11]のショートカットキーを押すと、マクロの編集画面を起動できます。

しかし、プログラムの中には事前にインストールする必要がある場合があります。

マクロはエクセルさえあれば、気軽に始めることができます。

マクロを組むデメリット

マクロを組むとメリットもありますが、デメリットもあります。以下のようなデメリットがあります。

[1] マクロVBA(プログラム言語)を学ぶ必要がある
[2] マクロをメンテナンスできる人がいない

マクロを組むデメリットについて、詳しく紹介していきます。

[1] マクロVBA(プログラム言語)を学ぶ必要がある

マクロを組むにはそれなりの知識が必要です。

たとえば、以下のプログラムを作成する必要があります。

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しかし、プログラム作成は2,3日勉強して、すぐにできるようになるスキルではありません。

うまく学ばないと、まったく身につかないこともあります。

[2] マクロをメンテナンスできる人がいない

マクロが使える人は会社の中でもそう多くありません。

以前私が働いていた部署では、50人いて、エクセルマクロを使えるのは私だけでした。

他の部署には数名使える人がいましたので、50人-100人に1人くらいが使えるスキルです。

そのため、マクロを組んだ人が異動や転職でいなくなると、メンテナンスできなくなります。

実際に私は他の部署からマクロのメンテナンスを依頼されたことがあります。

マクロを作成した人が退職してしまい、メンテナンスができなくなってしまったのです。

逆をいえば、マクロをメンテナンスできるくらいのスキルを身につければ、仕事ができる人として見られます。

実際に私の友人はマクロができるようになり、年収が200万上がりました。

マクロを組む方法や作成したりする方法

マクロを組む方法には、主に以下の2つがあります。

●マクロを組む方法
方法1|マクロの自動記録
方法2|マクロを手書きで作成

ここではエクセルマクロについて書いていきます。

もちろんワードやパワポ、アウトルックでもマクロを組むことはできます。

しかし、仕事を効率化する上でエクセルがもっとも効果が大きいので、エクセルマクロをで紹介していきます。

組み方1|マクロの自動記録

エクセルマクロには、自動記録と呼ばれる機能があります。

これを使えば、エクセルがプログラムを自動で作成してくれます。そのため、マクロの知識が少なくてもマクロを作成することができます。

マクロの自動記録の使い方については詳しくは、以下の記事で紹介しています。

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マクロの自動記録を使うときには覚えておいてほしいことがあります。

それはマクロの自動記録のデメリットです。

実は、条件分岐と繰り返しの2つができません。

デメリット1|条件分岐ができない

条件分岐とは、「もし~なら、…する」という条件に応じて処理を変更することですが、マクロの自動記録ではこの条件分岐が自動で作成されません。

たとえば、「Aの場合であれば1」「Aの場合でないならば0」といったことができないのです。

デメリット2|繰り返しができない

繰り返しとは、「1行目から1000行目まで1行ずつ処理する」といった範囲内に同じ処理を繰り返すことです。

条件分岐と同じく、マクロの自動記録では繰り返し処理ができません。

このようなデメリットについては以下の記事で詳しく解説をしています。

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組み方2|マクロを手書きで作成

マクロは手書きで書くことができます。

手書きでマクロを作成するための方法については以下の動画で解説をしています。


入門エクセルマクロの使い方|マクロ作成から実行までを徹底解説

上記の動画の内容は以下で補足を加えながら、解説をしています。

マクロの組み方について詳しく知りたい人は、以下の記事もご覧ください。

エクセルマクロ使い方を初心者にわかるように徹底解説 www.fastclassinfo.com

もし、マクロを組むのであれば、手書きで書けるようになることをオススメします。

なぜなら仕事で使えるレベルのマクロを組むには、手書きで書けるレベルが必須だからです。

たとえば会社で使っているマクロがあるが、前任者がいなくなって自分がマクロをメンテナンスしないといけなくなったというのはよく聞く話です。

このメンテナンスを行うには、手書きで書けるようになる必要があります。

また手書きでマクロを書くことで、報告書を自動作成したり、アウトルックから自動でメールを送ったりする機能を自作できます。

ただ当然ですが、手書きでマクロが書けるようになるためには知識やスキルが必要です。

そして多くの方がマクロを手書きできるスキルをもっていないのが現状です。

そのため多くの人は「自分にマクロ習得は難しい」とあきらめてしまうのです。

しかし、マクロの学び方を間違えなければ、手書きは難しくありません。

マクロの勉強方法は以下で詳しく紹介をしています。

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仕事で使える「マクロを組むことができる」のはどの程度のレベルが必要か?

マクロについて言葉は知っているけれど、どの程度のレベルならマクロを組むことができるといえるのでしょうか。

このような疑問をもつ人は少なくありません。

そこでマクロを組むことができる人のレベルを紹介します。

一般的にマクロを組むことができるレベルは、以下の通りです。

レベル1|自分の業務をマクロを取り入れることができる

レベル2|部署やチーム内の仕事をマクロ化できる

レベル3|社内システム(部署間)をマクロで組むことができる
(社内システム以上の大掛かりなシステムはエクセルマクロには向きません。)

具体的には以下で解説します。

レベル1|自分の業務をマクロを取り入れることができる

自分の業務にマクロを取り入れることができるレベルです。

たとえば、自動記録で作ったマクロを使って、自分の業務の2,3割を自動化するくらいできるのがレベル1です。

1時間の業務を30分に削減したり、細かい作業を自動化したりできます。正しく勉強すれば、数日でここまで出来ます。

ただし、このレベルの人は、自分のやりたいことはあるけれど、エラー対処ができません。

自動記録を使うことはできるけれど、ウェブや本で入手した情報はイマイチ理解できていないレベルです。

レベル2|部署やチーム内の仕事をマクロ化できる

部署やチーム内の業務をマクロ化できるレベルです。具体的には、取引先別の資料やデータ集計を自動で作成できるレベルです。

・取引先別の資料を作成


・データ集計


上記のマクロを組むことができれば、レベル2です。非ITの部署であれば、パソコンスキルが高い人という評価を受けます。

このレベルであれば、マクロを組むことができるといえます

ただし、他部署が絡んでくる仕事となると、少し難しさを感じるのがレベル2です。

たとえば、他部署が絡むと、事前にエラーが出ないような工夫をいれる必要があります。あくまで、自分の業務を効率化できるのがレベル2です。

レベル3|社内システム(部署間)をマクロで組むことができる

レベル3は、社内システムを構築しエラーに事前に対処できるレベルです。

また、エラーが出ても、即座に対応して、マクロを組み直すことができるレベルです。周囲からは、IT技術者として見られます。

たとえば、私は以下のような社内システムを作ってきました。

社内システム級のマクロを組むと、年間10時間以上はカンタンに削減できます。

●私が会社の仕事で実際に作成したマクロ
・アンケートの作成:35時間削減
・ウェブサイトから自動で情報を取得し、グラフ化:50時間削減

社内システムの構築では、人為ミスを減らすことがカギです。なぜなら、自分以外の誰かが使うからです。

たとえば、他部署の人が、日付を入れ込むところに、売上を入力してしまうことがあります。

そうならないようにするため、売上の数値を入れたら、警告がでるマクロを組むことで、人為ミスが出ないようにする必要があります。

そうでないと社内システムとして機能しません。

このレベルでマクロを組むことができれば、レベル3です。

ここまでくると、基幹システムの1つを作るイメージです。ただし、レベル3では、仕事全体の流れを掴む力が必要になります。

仕事の流れを掴む力がないと、効率的な社内システムを作成することができません。

まとめると、マクロを組むことができるのは、レベル2で十分です。しかし、本当に仕事で使えるレベルでマクロを組みたいなら、レベル3まで必要です。

しかし、いきなりレベル3を目指すのはカンタンではありません。もし、あなたが初心者なら、マクロを使うところからはじめてみましょう。

レベルに関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。興味がある人は読んでみてください。

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マクロを学習する前にやっておくべきこと

マクロを使えば劇的に業務効率化に行うこともできるようになります。ただし、1,2日で習得できるものではありません。

そのため、効率よく学んで行く必要があります。そのとき大切なのがマクロを始める前の準備です。

実はマクロの勉強を始めるときに、あることをやっておくと効率的に学べるようになります。

逆にやらないままマクロの勉強を行うと、習得まで時間がかかってしまいます。

こちらの記事で、マクロ学習前にやっておくべきことをまとめておきました。ぜひ読んでみてください。

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マクロを基礎・基本から学ぶには

もし、マクロを学びたいなら、最初にやるべきことは、自分でマクロの基本を学ぶことです。なぜなら基本を理解すれば、なんとなくでも読めるようになるからです。

一度読めるようになれば、ウェブのサンプルプログラムを入手して、使えるようになります。そのあとは、わからない部分をウェブで調べればなんとかなります。

もし、マクロの基本を習得したいなら、こちらの無料動画がオススメです。マクロの使い方から自分で編集するためのコツを紹介しています。

実際に私もこの無料動画を試しました。実は本を読んでもチンプンカンプンだったのですが、本よりもバツグンに分かりやすい説明でした。そのおかげで、すぐにマクロを使えるようになりました。

無料で今スグ動画で勉強を始めることができます。ぜひこちらの無料動画を参考にしてみてください。

さらにマクロについて詳しく知りたい人へオススメ記事

こちらの記事も合わせてよんでみてください。

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