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エクセルを使って請求書や見積書を手入力で作成している人は少なくありません。
実際、社会に出て働いてみると、請求書を手入力で作成している場面に出くわすのはよくあります。
このとき、膨大な量の請求書を手入力で作成するとなると、記載ミスを引き起こす可能性があります。また、量が多いために計算間違いをしたりしてしまうことがあります。
しかし、このようなミスはエクセルマクロVBAを活用することで大きく改善することができます。
そこで、請求書や見積書をエクセルマクロVBAで作成する方法を解説します。
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- エクセルマクロで請求書を自動作成！概要説明
- エクセルマクロで請求書を自動作成するメリット
- エクセル関数での請求書作成はお勧めしない理由
- エクセルマクロVBAの請求書を無料ダウンロードする
- エクセルマクロVBAの請求書の使い方を解説
- エクセルを自分用に編集アレンジして使いたいなら、エクセルマクロの無料動画で学ぼう
エクセルマクロで請求書を自動作成！概要説明
この記事ではエクセルマクロで請求書を自動作成する方法について説明していきます。
まずは下記の動画をご覧ください。
このようにエクセルマクロを利用すれば、請求書を自動作成することができます。
動画を見れば、関数を使って作成するよりもはるかに効率的にシステムが作成できることがわかります。
実際、以下のようなことが可能になります。
・請求書の一括印刷
・請求書の台帳やデータベースの作成
・他のシステム(受注管理、納品管理システムなど)との連携
上記のようなことはエクセルマクロによって簡単に処理することができます。
また様々なアレンジを加えることによって、自分や会社に適したシステムを作ることができます。
エクセルマクロで請求書を自動作成するメリット
エクセルマクロで請求書や見積書は主に下記の3つのメリットがあります。
| No | メリット | 内容 |
| 1 | 記載ミスが少なくなる | すべてプログラミングで自動処理されるため、ヒューマンエラーがなくなる |
| 2 | 大量の書類を自動作成できる | ボタン一つで一度に複数の処理ができ、大量の処理ができる |
| 3 | 保管先指定や名称統一が可能 | プログラミングで決まった名称や場所に指定して保管される |
それでは上記のメリットについて具体的に説明していきます。
メリット1｜記載ミスが少ない
エクセルVBAを利用して請求書を作成すると記載ミスが少なくなります。
エクセルマクロを使わない場合
請求書の日付を間違える
請求額の桁数を間違えてしまう
*顧客の氏名を打ち間違う
エクセルマクロを使う場合
請求書の日付が自動で出力される
請求額の計算を自動で行う
*顧客マスターから抽出するため、顧客の氏名は正しいものが入力される
このようにエクセルVBAを利用し請求書や見積書を作成した場合はあらゆる記載ミスが少なくなります。
請求書を間違えて発行してしまった場合は信用問題に関わります。
だからこそ正確に入力することはとても重要な作業になってくるため、エクセルVBAを利用し記載ミスを減らしていくことが必要となってきます。
メリット2｜大量の書類を自動作成できる
エクセルVBAを利用すると大量の書類を自動で簡易的に作成できるようになります。
エクセルマクロを使わない場合
・書類を作成するときは一つ一つ手作業で編集する必要がある
・印刷するときも内容を変えながら印刷しなければいけない
・複数ページの処理が困難
エクセルマクロを使う場合
・自動的に書式や編集ができる
・「内容を変える」→「印刷する」をワンクリックでできる
・複数ページも自動的に処理できる
請求書は宛先を変えたり、金額を変えたりして何回も編集や印刷をする必要があり、時間や手間がかかりがちです。
特に複数ページにわたる処理は時間がかかります。
しかしながら、エクセルVBAで請求書を作成すると編集や印刷をプログラムが自動的に実行されます。
そのため、面倒な編集や印刷も必要がなくなります。
複数ページの処理も自動的に実行しますので、大幅な作業効率の改善につながります。
メリット3｜保管先指定や名称統一が可能
エクセルVBAはプログラムによって保管先や名称を固定できます。そのため、社内全体で保管先と名称が統一できます。
エクセルマクロを使わない場合
・自分のフォルダに保管してしまったり、ファイル名を自己流で付けてしまったりする(ファイル名がバラバラ)
・ファイルの管理ができなくなる(ファイルの保管先が担当者にしかわからない)
エクセルマクロを使う場合
・作成した資料名を統一できる
・請求書の保管先を指定できる
このようにエクセルVBAを利用すると適切なファイル管理ができます。
そのため「あの請求書や見積書のファイルはどこにいった？」というようなありがちなミスもなくなります。
エクセルVBAを利用することで、以下のようなメリットがあります。
| No | メリット | 内容 |
| 1 | 記載ミスが少なくなる | すべてプログラミングで自動処理されるため、ヒューマンエラーがなくなる |
| 2 | 大量の書類を自動作成できる | ボタン一つで一度に複数の処理ができ、大量の処理ができる |
| 3 | 保管先指定や名称統一が可能 | プログラミングで決まった名称や場所に指定して保管される |
エクセル関数での請求書作成はお勧めしない理由
エクセル関数でも請求書作成をできると考える人もいるかもしれません。
しかし、実はエクセルの関数には落とし穴があります。
なぜなら、関数による自動計算や計算式は処理が重たくなるためです。処理が重たくなると下記のような弊害がでてきます。
・ファイルが破損する
・処理が重く、作業効率が悪くなる
・式が壊れると気づきにくく、修復しにくい
最も大きなリスクは、請求書のデータが蓄積してくると、エクセルファイルの破損の危険が高まることです。
そのため、安心して請求書作成を自動化したいならエクセルVBAでの処理をおすすめします。
以下の記事で、エクセルVBAとエクセル関数についてメリットとデメリットを紹介しています。
ぜひ合わせて読んでみてください。
エクセルマクロVBAの請求書を無料ダウンロードする
以下のフォームにメールアドレスを入力いただくと、返信メールからエクセルファイルをダウンロードできます。
エクセルマクロVBAの請求書の使い方を解説
こちらの動画内で使い方を解説しています。
エクセルを自分用に編集アレンジして使いたいなら、エクセルマクロの無料動画で学ぼう
この記事では、請求書マクロについて紹介しました。ここで紹介したマクロを利用すれば、作業の自動化が可能になります。
しかしデメリットもあります。それはカスタムできないことです。
なぜなら、色々な要望が増えるからです。
この動画を見たとき、「もっと○○ができるのでは？」や「ここはなんとかならないのか」と感じる人は少なくないはずです。
例えば、「他の条件を付け加えたい」や「日付毎に条件を変えたい」といった要望が出るかもしれません。
このような要望を満たすには、マクロを勉強して自力でマクロを編集できるようになる必要があります。
もし、自力でマクロを編集できるようになれば、今より仕事の効率はグッと上がります。
実際、私も自力でマクロを書けるようになってからは、仕事の生産性が一気に上がりました。
他の人が30分～1時間かけて行う仕事が、ボタン一つで終わらせることができるようになったのです。その結果、周囲からの信頼も増し、仕事で高い評価を得られるようになりました。
ただ、要望に応えるようになるためには、マクロを学ぶ必要があります。
まずは無料でマクロを勉強してみる
ウェブや書籍で勉強すれば、マクロを習得できると考えている人は少なくありません。
しかし、仕事で使えるマクロを習得したいなら、仕事で使える部分に特化した教材で学ぶことをお勧めします。
なぜなら、ウェブや書籍には仕事に関係しない部分まで提供していることが多いからです。
例えば、マクロ初心者なのに配列を学ぼうとする人がいます。実は配列なしでも仕事で使えるマクロを書くことは可能です。
しかし、マクロ初心者ほど「全ての知識が必要だ」と考えて、無駄な学習に時間を使ってしまうのです。詳しくは、こちらの記事で紹介しています。
そこで、私がお勧めするのは仕事に直結するマクロ教材です。とくにお勧めするのは、こちらの無料オンライン動画です。
なぜなら、仕事に直結する部分に絞って、エクセルマクロを学ぶことができるからです。
マクロの作り方・考え方から解説しているので、教材をしっかり学べばここで紹介したマクロをゼロから書けるようになります。
マクロ初心者が、仕事に直結したいマクロを学ぶなら、まずはこちらの無料オンライン動画を試すのがいいです。
興味がある人は、まずは無料でエクセルマクロの勉強を始めてみてください。
もっと学びたいと感じたら、さらに深く勉強をしてみることをお勧めします。
