タスクとは、「納期を決められた作業」を指します。
しかし、タスクという言葉だけではニュアンスがつかみにくいことがあります。
たとえば、タスクと言われたとき以下のように感じることがあります。
・タスクやTodoの違いとは？
・タスク管理では何をすればいい？
・プロジェクトやスケジュールの違いとは？
そこで、タスクの意味から管理方法までお伝えしていきます。
●結論
・タスクとは納期の決まった作業
・タスクに関連するビジネス用語（マイルストーン、プロジェクト）を押さえる
・仕事ができるようになるにはタスク管理ができるようになること
それでは、以下で詳しくお伝えしていきます。
- タスクとは？ 意味やToDoとの違い、英語表現まで
- パソコンのタスクとは？ タスクマネージャーやタスクバー
- 仕事やビジネス用語で使われるタスクの意味
- 仕事ができる人はプロジェクト単位で仕事を任される（アサインされる）
- 担当者がスケジュールやタスク（ToDo）管理まで行うことの重要性
- タスク（ToDo）管理はエクセルツールを使う
- タスク管理を実践してみよう
タスクとは？ 意味やToDoとの違い、英語表現まで
仕事をしていると、タスクやToDoという言葉を聞くことがあります。
この2つは、以下の違いがあります。
●タスク（英語ではTask）
-英語の意味｜a piece of work that must be done, especially one that is difficult or unpleasant or that must be done regularly
-日本語の意味｜しなければならない仕事、特に困難または不快な仕事、または定期的にしなければならない仕事
●ToDo
-英語の意味｜A task yet to be done; an item on a to-do list.
-日本語の意味｜まだ終わっていない作業。やることリストの項目
Wikipediaより
上記のような意味を持っています。
細かい違いはありますが、多くの人は意味を明確に理解して使い分けているわけではありません。
実際、私も仕事をしていてタスクもTodoも同じような意味で使うことが多いです。
単語の意味よりもタスクやToDoという言葉を使って、相手が言いたいことは何かを探るのが大切です。
パソコンのタスクとは？ タスクマネージャーやタスクバー
タスクという言葉は、仕事だけでなくパソコン操作でも使われます。
パソコン操作で使われるタスクとは、PC上で行われている作業を指すことが多いです。
たとえば、パソコン作業のタスクは以下のタスクバーに表示されます。
またPCのタスクは [Alt] + [Tab]のショートカットキーで一覧を見ることができます。
他にも、パソコンのタスクはタスクマネージャを起動することで閲覧することができます。
タスクマネージャーは、[Ctrl] + [Shift] + [Esc]を同時に押すことで起動できます。
タスクマネージャーはパソコンの動作が重いときに、その原因を調査するために起動することが多いです。
パソコンが重いときの対処法は以下で紹介しています。
このようにパソコン仕事でもタスクという言葉が使われます。
仕事やビジネス用語で使われるタスクの意味
仕事やビジネス用語で「タスク」と言われた場合、納期を決められた作業を指します。
しかし、タスクという単語だけではイメージがつきません。
そこで、「タスク」に関連したビジネス用語を紹介します。
| No | ビジネス用語 | 意味 |
|---|---|---|
| 1 | タスク | タスクとは、プロジェクト完遂に必要な作業の一要素です。 タスクには期限があり、それまでに完了する必要がある |
| 2 | ゴール | 個人や組織が設定した目的。タスクをこなした結果として得られる状態 |
| 3 | プロジェクト | ゴールに到達するための取り組み |
| 4 | マイルストーン | マイルストーンとは、プロジェクトにおける特定のポイントのことです。 |
| 5 | WBS(Work Breakdown Structure) | プロジェクト全体を進めるために必要な成果物の一覧 |
| 6 | ガントチャート | プロジェクトを構成するタスクと納期をグラフにしたもの |
| 7 | CCPM(Critical chain project management) | プロジェクト管理の手法。ゴールから逆算してリソースを最適化する方法 |
ここでは、以下のような商品開発を例にして、上記のビジネス用語を紹介していきます。
ビジネス用語1｜タスク
タスクとは上記の赤枠で囲った部分のような作業のことで、プロジェクト完遂に必要な作業の一要素です。
タスクには期限があり、それまでに完了する必要がある
なお上記の画像は、あくまで事例なので作業の一要素としては大きいです。
実際の業務では、さらに分解してタスクとします。
ビジネス用語2｜ゴール
ゴールとは、タスクをこなした先にある状態です。
ここでは、商品を市場に出す「上市」としています。ただし、「上市」によってもたらされる達成すべき「売上拡大」がゴールになる場合もあります。
実際、プロジェクトリーダーが何を見ているかでゴールは変わってきます。
ビジネス用語3｜プロジェクト
プロジェクトとは、ゴールに到達するための取り組みのことです。
したがって、この事例でいえば計画全体を総称した名前と考えれば問題ありません。
ビジネス用語4｜マイルストーン
マイルストーンとは、プロジェクトにおける特定のポイントのことです。
プロジェクトの中で発生する大きな出来事とも言えます。
たとえば、以下は大きな出来事として考えれることが多いです。
企画会議→経営陣に承認をもらう
プロトタイプ製品の開発→アイデアがカタチになる
製品の量産化→市場に出る製品が完成する
上市→実際に商品がユーザーに届く
このような転換点をマイルストーンとする場合が多いです。
ビジネス用語5｜WBS
WBSとは、プロジェクト全体を進めるために必要なタスクや成果物のことです。これを一覧にしたものをWBSと呼ぶことが多いです。
上記の例でいえば、タスク、マイルストーン、作成資料をすべて洗い出し、そこに必要な人員やコストを割り出すことです。
実際には、エクセルで一覧にし、プロジェクト完成までに必要なものをすべて洗い出します。
WBSは、プロジェクト立ち上げの段階で実施し、可能な限りタスクや資料の洗い出しを行います。
これによって、タスクの納期を必要な資料を見える化できるようになり、進捗管理の精度を向上させることができます。
ビジネス用語6｜ガントチャート
プロジェクトを構成するタスクと納期をグラフにしたものです。
WBSで洗い出した項目をさらに見やすくしたものと言えます。
ガントチャートについては、以下でツールも含めて紹介しています。
ビジネス用語7｜CCPM
CCPMとはプロジェクト管理の手法で、上記のような工程表（タスク同士をつなげたチャート）を作成してプロジェクトを進めていきます。
CCPMはプロジェクトマネジメントの手法の一つです。以下でCCPMを作成するための基本的な考え方について紹介しています。
もしCCPMについて詳しく知りたい人は以下を読んでみるのが良いです。
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仕事ができる人はプロジェクト単位で仕事を任される（アサインされる）
仕事を振られることを、「仕事にアサインされる」と言います。
たとえば「彼は○○の仕事にアサインしよう」と上司同士で話をしていることがあります。
アサイン(Assign)とは、「割り当てる」や「割り振る」という意味をもっていて、どのようなレベルの仕事にアサインされるかで、その人の仕事の評価や期待値が分かります。
このとき仕事ができる人は、上司からプロジェクト単位で仕事を振られます。
そしてプロジェクトリーダーにアサインされると、プロジェクト全体の管理することになります。
実際に私が勤務していた企業では製品ごとにプロジェクトリーダーが設置されていました。
そのプロジェクトリーダーが製品の開発から生産まで管理し、プロジェクトを管理していくのです。
しかし、プロジェクトリーダー1人ですべてを管理することはできません。
そこでプロジェクトリーダーをサポートするサブリーダーを各部門ごとに設置します。
実際に、私が参加していたプロジェクトでは以下のようにプロジェクトを進めていきました。
当時のプロジェクトでは、マーケティングのAさんがプロジェクトリーダーを兼務していました。
上記の構造のとおり、図の上に近いほど、会社から高い評価を受けています。そして、同時に仕事の責任も重くなります。
プロジェクトが成功すれば評価は大きく上がる一方で、プロジェクトが遅延したり結果が得られなかったりすると評価は落ちます。
このように仕事の評価や期待が高い人ほど、プロジェクト内でのポジションが高くなります。
担当者がスケジュールやタスク（ToDo）管理まで行うことの重要性
会社で働いていると、ポジションによって求められることが異なります。
たとえばポジションと求められることは、以下です。
●ポジションと求められること
プロジェクトリーダー
→プロジェクトを確実に成功させること
サブリーダー
→タスク管理（計画通りに進捗していること）
担当者
→目の前のタスクをこなすこと
このとき、担当者は目の前のタスクをこなすことに集中しがちです。
なぜなら「タスクをこなす」という役割で仕事にアサインされているからです。
そのため目の前のタスクをこなしさえすれば、とりあえず上司であるサブリーダーやプロジェクトリーダーからとがめられることはありません。
タスクが予定通りに進捗しているかどうかを管理するのは、サブリーダーやプロジェクトリーダーの役割だからです。
しかし視点を変えてみると、担当者がタスク管理をこなすことは評価を高めるチャンスでもあります。
なぜならサブリーダーやプロジェクトリーダーを代わりにやってくれたら、サブリーダーやプロジェクトリーダーは仕事がラクになるからです。
サブリーダーやプロジェクトリーダー級の人はいくつもの仕事を掛け持ちしていることが多いため、進捗管理をしてくれる人材は、本当にありがたい存在なのです。
たとえば、サブリーダーが締切間近の仕事を忘れていたとき、メールでリマインド（催促）をしてあげるとします。
そうすると、仕事の抜けや漏れを未然に防ぐことができます。このようにリマインドをするだけでも、本当にありがたいのです。
実際、私が入社2年目で新規プロジェクトにアサインされ、最初の会議があったとき、タスク進捗（ガントチャート）を作成して会議に出席しました。
その会議の最後に、来月までのアクションプランとしてタスクの分かるガントチャートを作成することがリーダーから指示されました。
そこで私が作成したガントチャートを提示したところ、会議終了後にプロジェクトリーダーから「すばらしい」と個別に言われました。
これがきっかけで、プロジェクトリーダー（私の上司の上司だった人）から高い評価をもらい、仲良くさせていただくことができたのです。
このように、担当者であっても仕事のタスク管理まで行うと、高い評価をもらいやすくなります。
タスク（ToDo）管理はエクセルツールを使う
タスク管理をする場合は、コツを理解し誰でも使えるツールを選択するのが大切です。
なぜなら、タスク管理ツールは忙しい上司が使うからです。
たとえばレイアウトが見づらかったり使いづらかったりすると、タスク管理ツールを使ってもらえません。
そのため、タスク管理しやすいツールを使うことが大切なのです。
当サイトでは、タスク管理のツールを紹介しているので、ぜひ合わせて読んでみてください。
そもそもタスク設定が苦手な人は、以下でタスクを抜け漏れなく洗い出す方法を紹介しています。
ぜひ以下も参考にしてみてください。
タスク管理を実践してみよう
仕事の基本は、人が困っていることをサポートすることにあります。
そのため、上司（サブリーダーやプロジェクトリーダー）が困っていることをサポートすることで、高い評価をもらいやすくなります。
とくに上司が困っていることの一つは、タスク管理です。
ぜひ仕事ができる人として評価されたいなら、ぜひ実践してみてください。
タスク管理以外に仕事をうまくこなすために必要なことは以下で紹介しています。
ぜひ合わせて読んでみてください。
