パソコンスキル教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

今スグできる!伝わる文章の書き方23の技術|事例から書くときのコツ、構成や段落まで

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「いい文章ってなんだ…」
「どうすれば伝わる文章って書けるの?」
「わかりづらい文章は書きたくない」
「伝わる文章を書く技術を身に付けたい」

そんな悩みや願いをもっていませんか?

いい文章、伝わる文章、など文章力を高めたいとは思っているけれど、どうやって身に付ければいいのかは意外と分かりづらいもの…

そこで、この記事では、東大院卒で論文を書いた経験がある私が、伝わる文章を書く方法を紹介します。伝わらない文章になってしまう原因からいい文章を書くコツまで、詳しく紹介しますので、ぜひこのまま読み進めていってください。

なお、この記事では、「伝わる文章」 = 「論理的な文章」としています。もし読み物(エッセイや文学)の書き方を知りたい場合は、他の記事を読んでみることをオススメします。

「いい文章」を事例を使って分かりやすく解説

「いい文章とはどんな文章ですか?」と質問されたら、あなたはどう答えますか?

なかなか答えるのがムズカシイですよね。ですので、まずは、いい文章と悪い文章を事例を使って、わかりやすく紹介します。

事例1|伝わらない文章

「この文章は、イマイチだな」、「何が言いたいの?」と言いたくなる文章を読んだことはありませんか?

たとえば、以下の文章を読んでみてください

市場は、価格という量化のフィルターを通じて、情報を縮減し、異なるコミュニケーション環境にある社会を媒介する。文化や価値規範の相違やずれは、この価格という抽象的で買い手と売り手が共有する一般的な等価としての経済的な「富」の観念を媒介とすることによって取引の障害とはならないように回避される。しかし、逆にこの異質な社会を媒介する経済的に一般的な等価としての貨幣(現代ではドルやユーロといった国際的な通用力をもつ国内通貨、域内通貨がこれに該当するだろう)が富の象徴として諸社会の異質性を抑圧する普遍的な価値として君臨することになる。共同体の外部に発生した商品経済が、逆に共同体の規範を解体し商品経済=市場経済の規範に従わせることになるという過程は、同時にこのようなコミュニケーション問題を含んでいる

小倉利丸「グローバルガバナンスと『IT』をめぐる経済政治学批判のために」

この文章は、読んだ方の大半は、こう思うでしょう。
「イマイチよくわからない」 「よく分からない、自分って理解力低いかも…」 「2,3回読んだのに、「ピンとこない…」

安心してください。この文章は分かりづらいです(笑)

その分かりにくさを、カンタンに紹介すると、
・政治、通貨、君臨、といったピンとこない単語だらけ
・結論がどこ?と、イマイチ分からない
・「市場は~」、「文化や行動規範~」など、話題がポンポン入れ替わる
・段落がないので、文章のまとまりがわかりづらい

このように分かりにくさを挙げるとキリがありません。

たしかに、会社の報告書やプレゼンが、ここまで極端に分かりにくいことは、あまりありませんが、似たようなことが、起こっています。

事例2|伝わる文章

では逆に、わかりやすい文章、伝わる文章とは、どんなモノなのでしょうか?

下の文章を読んでみてください。

[問題]
生体認証としての顔照合技術は、抵抗感の少なさ、非接触、顔画像履歴保存といった特長から関心を集めている。しかし、従来の顔照合ぎおじゅつを入退室管理システムに応用する場合、照合に時間を要したり、経時変化や立ち位置の変動などに十分対応できなかったり、大人数で照合精度が落ちたりするという問題があった。

[解決]
そこで、照合速度と精度を向上させるため、顔特徴点を動画像でマッチングする方法を採用した。

[理由]
その結果、約1秒という照合時間を実現しながら、8ヵ月の経時変化での照合精度が、従来手法に比べて40%以上も改善した。また、大人数の評価でも、本人排除率0.22%、他人受理率0.08%という高い精度を確認した。これにより、入退室管理システムに応用できる顔照合セキュリティシステムを実現できた

この文章を読むと、「なるほど」、「スゴイな」と感じますよね。
もしあなたがこの文章を使ってプレゼンを受けたら、
「だったら、これを採用しよう!」
「こういう場合は、どうなの?」
と、採用したり、質問したり、つまり何かアクションしたくなるはずです。

そう感じたのは、文章を理解できたからです。

ここで紹介した通り、伝わる文章を読むと、次のリアクションが出てきます。しかし、伝わらない文章を読むと、「うーん…」と何もリアクションが出てきません。

そもそもいい文章ってなんだ?|3つの条件

いい文章の書き方をお伝えする前に、そもそも、伝わる文章とは何でしょうか?

それは「読み手にやさしい」つまり「読む側の立場を考えた文章」ということです。伝わる文章が書けると、次のリアクションが出てきます。

ですので、読む側の気持ちに立って文章を書くことが求められます。

では、読む側の気持ちとは?というと、一言でまとめると「私に必要な情報はどこ?」です。

分かりやすく言うと、なるべく時間をかけずに、イイ情報を探しているのです。

たとえば、あなたがモノを買うことをイメージしてみてください。お店に入ると、「良さそう」なモノを探しますよね。お店の商品を全て詳しくみたりはしないはずです。

これと同じで、読み手は、あなたの文章を読みたいのではなく、必要な情報が欲しいだけなのです。

読み手は、あなたの文章の中で、必要な部分だけ得るために、これからお伝えする3つ条件で文章を読みます。

条件1|大事なことが一目で分かる

一目見て、大事なことが分からないと、読むべきかどうかも分かりません。

読み手からすると、効率よく情報を処理したいのに、できない…と読むのを止めたくなります。

ですので、読み手に大事なことを一瞬で理解してもらうのは、とても重要なのです。

条件2|詳細もスグに読める

読み手は、できる限り時間をかけずに大切な情報を手に入れることを望んでいます。

そもそも文章を読みたいのではなく、必要な情報を手に入れるために、文章を読んでいます。

ですので、スグに読めることはとても大切な基準です。

条件3|論理的で説得力をもつ

読み手は、文章を読んで、意思決定(たとえば、商品の購入 or 採用)をしようとしています。

ですので、その文章に書かれていることが、ロジックがしっかりしていない文章は、基準に見合わないと判断されてしまいます。

論理的という言葉にピンと来ない方は、こちらの記事で紹介していますので、ぜひ合わせて読んでみて下さい。

www.fastclassinfo.com

伝わらない文章を書く人にありがちなこと6つ

次に、伝わらない文章を書いてしまいがちな人によくあるパターンを紹介しておきます。

このパターンを知っておくことで、読み手から高評価をもらえる「伝わる文章」を書けるようになります。

パターン1|自分が読んで分かるから、他人も分かる

書き手は、自分の文章を誰よりも理解できます。それは、自分で書いているので、誰よりも分かってとうぜんです。

しかし、読み手は、違います。なぜなら、書き手と読み手では、予備知識が違う上に、読解力も違うからです。

自分が分かるから他人も分かるという思い込みに気づかないと、伝わる文章にはなりません。

パターン2|伝わらないのは、読み手のせい

まず、文章のような「発信型」のコミュニケーションの場合、発信方法がほぼすべてということです。

残念ながら「しっかり読まないと分からない」文章は伝わる文章とは言えません

ざっと読んで分かるを目指しましょう。

パターン3|書き方を知っているという思い込み

上司からフィードバックをもらったり、ビジネス書で教わった書き方を学んだといっても、自己流がほとんどです。

正しい型を学んでいないのに、書き方を知っているというのは、書きての思いこみです。

パターン4|基本を知らない

高校、大学でレポートの書き方を学んだ人や、社会人になって、正しい文章のか書き方を学んだ人は、ほとんどいません。

ですので、そもそも書き方のキホンを知らないのです。

パターン5|そのうちうまくなるという思い込み

量をこなしているうちに、上達する、と思い込んでいる人がよくいます。

しかし、正しい型を意識せずに、まちがった型でいくら学んだところで、あまり上達しません。

文章は、フィードバックをもらえる機会が少なく、上達がムズカシイということを分かっている人が少ないのが現状です。

パターン6|そもそも伝えたいことが定まっていない

伝えたいことが決まっていないのに、文章を書こうとすれば、正しく伝わるはずもありませんよね。

書き方以前に、何を書くかを決めることは非常に重要です。ですので、何を書くかについて、下準備を怠ると、どれだけ文章の書き方を知っていても、徒労に終わってしまいます。

いい文章を書くコツ14こ|文章の構成から段落の取り方まで

それでは、いい文章を書くコツ、テクニックを紹介していきます。

いきなりすべてを入れ込むのはムズカシイので、少しずつ、できるところからやっていくことをオススメします。

いい文章を書くコツ1|文章を書く目的を明確にする

あなたは、その文章を書く目的を理解していますか?

こう聞かれたら、「上司に頼まれたから」、「プレゼンをするから」と答えるかもしれません。

ここでお伝えする「目的」とは、文章を読んだ相手に何をしてほしいか?です。たとえば、「上司が経営層からプロジェクトの承認をもらうため」、とか「取引先に、製品を採用してもらうため」といった

「○○してもらうため」が目的です。

この目的を抑えておかないと、どのように文章を書けばいいか決まりません。

いい文章を書くコツ2|フィードバックをもらう

文章を作るとき、「どの情報を入れるか?」「どこまで書けばいいのか?」と迷うことってありますよね。もちろん、常に全力投球というのも悪くはありませんが、それでは仕事が終わりません。

ですので、入れる情報や、記載の深さに関するサジ加減を、上司や経験者にフィードバックをもらうことをオススメします。

フィードバックのもらい方は、「上司/部長/社長 に○○してもらうための資料を作っているんですが、こんな感じでどうですか?」と資料のドラフトを見せることです。

こうすれば、大抵の方は、フィードバックをくれます。

いい文章を書くコツ3|文章の型を使う

文章を書くときに、型を知っていると、文章を書きやすくなります。

また、文章を考えるときにも、この型に情報を入れ込んでいくだけなので、ドラフトを考えるときにも役立ちます。

問題 これから、日本での原発をどうすべきか?
解決 使用しない
理由 いったん、事故が起こると、人命にかかわるだけで、後始末が大変
説明 地震や津波などの自然災害で原発事故が起きやすい
移住区域の近くに原発が建造される
例示 福島原発の事故
地震によって人命への影響、後始末の莫大な費用
結論 原発は使わないべき

このように型を意識すると、文章の質と作成スピードが一気に上がります。

いい文章を書くコツ4|要約には3つの要素を入れる

要約とは、報告書やレポートの内容をまとめたものです。しかし、要約と聞いて、どのように書けばいいか迷ったことはありませんか?

要約の書き方とは、端的に言うと、以下の3つの要素が入ったモノです。

問題 これから、日本での原発をどうすべきか?
解決 使用しない
理由 いったん、事故が起こると、人命にかかわるだけで、後始末が大変

読み手が、短い文章を求めているときは、冒頭に要約を入れるのがオススメです。

また、このように要約を作っておくと、「説明してくれ」という急な要望にも、対応できるようになります。

いい文章を書くコツ5|段落はパラグラフライティングで作る

パラグラフとは、1つのトピックの説明した文の集まりのことです。

パラグラフライティングとは、パラグラフの中に、1つの要約文と複数の補足文を入れ込むことです。ですので、パラグラフ1つにつき、1つの主張が入ります。

以下のようなイメージです。

パラグラフ1[問題] パラグラフ1の要約文(1文)
パラグラフ1の補足文(複数文)
パラグラフ2[解決] パラグラフ2の要約文(1文)
パラグラフ2の補足文(複数文)
パラグラフ3[理由1] パラグラフ3の要約文(1文)
パラグラフ3の補足文(複数文)
パラグラフ4[理由2] パラグラフ4の要約文(1文)
パラグラフ4の補足文(複数文)

これをベースに文章を書くと、文章力がグッと増します。

パラグラフライティングのコツは、パラグラフ1つにつき、1つのトピックを選ぶということです。

いい文章を書くコツ6|接続詞を意識して使う

英語の資格試験(TOEFL)や受験などでは、文章読解をするコツは、パラグラフリーディングと教えられることがあります。

要は、接続詞を読めということです。実は、接続詞には、それぞれに異なる意味・機能があります。ですので、接続詞をうまく使えば、伝わる文章になります。

たとえば、いかの文章を読んでみてください

1.この本は分厚い。しかも難しい
2.この本は薄い。しかし難しい

1では、「しかも」(付加)が使われています。分厚いし、難しい。読んでられない!という印象を与える文章です。

一方で、2は「しかし」(転換)が使われています。この文章では、薄いことよりも、「難しい」ということを伝えたいワケです。

接続詞の意味・機能の一覧はコチラ

解説 つまり、要約すれば、すなわち
根拠 なぜなら、というのも、したがって、だから
例示 たとえば
付加 しかも、むしろ
転換 しかし、だが
補足 ただし

ここで紹介した接続詞の意味を理解して使うと、それだけで、グッと伝わる文章になります。

いい文章を書くコツ7|ムズカシイ単語は使わない

政治、通貨、君臨といったムズカシイ言葉を使わないことをオススメします。

ムズカシイ単語を使うことで、レポートの質が上がると思いがちですが、そうではありません。たしかに、権威性は作り出せるかもしれません。しかし、言いたいコトが伝わらないと、そもそも文章を書く目的からそれてしまいますよね。

ですので、カンタンな単語に言い換えたり、分かりやすい表現にすることをオススメします。どうしても、という場合は、たとえ話を入れたりして、読み手がイメージできるようにするのがオススメです。

いい文章を書くコツ8|ポイントファースト

ポイントとは、「根幹の情報」です。つまり、ポイントファーストとは、根幹の情報を最初に述べる。それから枝葉末節の情報を述べる。この流れで、文章を書くことです。

各段落の最初が、言いたい事から始まっていれば、読み手は、文章を読む前に書かれている内容を予測できます。ですので、読み手の理解が早まります。

もちろん書く側からすると、まとめ(結論)は最後、としたくなります。結論は導きだした答えなので、最後に書きたくなるものです。

しかし、読み手にとっては、書く側の苦労は気にもとめず、結論をよこせというワケです。

補足ですが、結論から述べた方がいいというのを耳にしたことがあるかもしれませんが、これは、読み手が理解しやすいようにするためなのです。

いい文章を書くコツ9|情報収集の5フレーム

情報や発言内容を構造に分解するためのフレームを理解しておくと、文章を書くための情報を収集するときに便利です。

また、相手の質問を分類できるようになるので、対応力が上がります。

Fact事実 今期の契約数は100件
Opinion意見 今期の契約数では足りない
Cause原因仮説 競合他社の新製品によって、契約件数が減少した
Evaluation評価 来期も契約件数のすると、プロジェクトが打ち切りになる
Plan施策仮説 来期の契約数を200件にするために、新製品の開発が必要だ

いい文章を書くコツ10|ビッグフレーズを使わない

ビッグフレーズとは、「かなり」、「ちょっと」などの言葉です。このような単語を使うと、主観が入るので、読み手がピンと来ません。

たとえば、100点満点のテストで50点だった場合、「かなりよかった」と評価する人もいれば、「ちょっと良くなかった」と評価する人もいます。

しかし、テストの結果はかなりよかった。と書いても、読み手は、本当?となってしまいます。

読み手が分かりやすいのは、「かなり、少し」という表現ではなく、数値を使うことをオススメします。

いい文章を書くコツ11|できるだけ情報を書かない

情報は絞ると、記憶に残ります。さらに、整理もしやすくなります。

欲張って、あれもこれも書くより、重要でない情報をけずって、重要な情報を読み手の記憶に残すように配慮することをオススメします。

たとえば、理由は3つ言うとイイ、と聞いたことがありませんか?

これは3というのが、ちょうどいい数だと言われているからです。「人民の、人民による、人民のための」のように3つでまとめると印象に残りやすいです。

いい文章を書くコツ12|読み手は全部読まないことを念頭に置く

読み手は、あなたの作成した文章をすべて読んでくれません。

というのも、読み手は、できる限り時間をかけずにかつ重要な情報を手に入れたいからです。

ですので、読み手が、重要ではないと判断した部分は読みません。

たとえば、あなたが、雑誌を読むとき、色々と情報はありますが、あなたが読みたい部分(重要な部分)しか読みませんよね。

つまり、読み手は、文章を読みたいのではなく、必要な情報を手に入れるために、文章を読んでいます。

ですので、読み手は全部読まないことを念頭に置いておきましょう。

いい文章を書くコツ13|余計な表現をしない

「~だと考える。」、「私の考えでは~」と書いてある文章があります。これはオススメしません。

こういう表現をmeta-discourse(自己解説)というのですが、文章ではあなたなりの表現をするのが、前提です。ですので、わざわざ、「~だと考える。」、「私の考えでは~」と書く必要がありません。

文章が長くなってしまうので、思い切って、書かないようにするのをオススメします。

いい文章を書くコツ14|既知から未知の流れにする

文頭には既知の内容を、文末には未知の内容を配置すると、文章の流れが分かりやすくなります。

もう少し具体的に言うと、文頭は、その前の文章で書いた内容を入れ込み、文末には、初めて登場する単語を入れ込みます。

たとえば、

実験中に実験材料である水銀を吸い込んでしまい、水銀中毒になる危険が指摘されている。水銀中毒になると、~~というリスクがある。そこで~~のリスクを回避するために、実験器具には、○○を採用します

といったカンジで、一つ前の文章に出てくる既知の単語をベースに文章を構成していくと、流れがスムーズになって、読み手にやさしい文章になります。

伝わる文章力を身につくトレーニングおすすめ本4冊

いい文章の書き方は、本で十分に学ぶことができます。おすすめの本はたくさんあるのですが、この記事では4冊を紹介します。

いい文章には型がある (PHP新書)

いい文章には型がある (PHP新書)

こちらの本は、論理型の文章、ストーリー型の文章、エッセイ型の文章といった、多くの型が紹介されています。本は薄いのですが、内容はしっかりしていてわかりやすいです。初心者にはおすすめです。

論理が伝わる 世界標準の「書く技術」 (ブルーバックス)

論理が伝わる 世界標準の「書く技術」 (ブルーバックス)

この本は、パラグラフライティングの基礎が書かれています。パラグラフライティングは、学術論文のキホンなので、知っておくと、伝わる文章を書けるようになります。伝わる文章を書きたい方にはおすすめです。

新版 論理トレーニング (哲学教科書シリーズ)

新版 論理トレーニング (哲学教科書シリーズ)

この本は、文章の論理(流れ)を読み解くワザが書かれています。伝わる文章を書くための、土台となるスキルを身に付けたい方にはオススメです。また、問題と解答が付いているので、自分が間違った箇所が分かるので、トレーニングにはもってこいの書籍です。

小論文これだけ! ―超基礎編

小論文これだけ! ―超基礎編

小論文と聞くと、入試や資格試験の論述問題をイメージされるかもしれません。実は、小論文の書き方は、そのまま小論文の書き方とつながっています。ですので、伝わる文章の事例を知って、もっとイメージを持ちたい!という場合は、オススメです。

文章力をつけるには|知識を実践すること

出口治明氏(実業家で、ライフネット生命保険株式会社 代表取締役会長)の、こんな言葉があります。

行動するには心の底から納得する「腹落ち」が必要です。頭でわかった気になったくらいでは、行動にはつながらないのです

これは、行動しないと、身につかない。行動してはじめて、身につくということです。あなた自身も、行動してみてはじめて、分かった経験ってありますよね?

これは文章力を身に付けるときも同じです。いくら記事を読んでもインプットしても、実際に行動してアウトプットしなければ、身に付きません。

しかも残念なことに、あなたの仕事で実践しても、すぐにはうまくいかないかもしれません。あなたの置かれている状況や環境にも影響を受けるからです。

しかし、まずはチャレンジしてみないと、ハードルの高さすら見えないものです。

私も数多くの文章を書いてきましたが、勉強をはじめたころは、ぜんぜんできませんでした。その度に調べて、伝わる文章を書き方を模索してきました。

しかし、チャレンジしたからこそ、分からない部分がわかったのです。そして、次は、その部分を勉強して乗り越える、その連続でした。実際にチャレンジした経験に勝るものはありません。

ここで紹介した書き方を一回読んで、マスターするのは、おそらくムズカシイでしょう。ぜひ何度も読みなおして、チャレンジしていただければと思います。

願わくば、この記事を通じて、あなたが文章力を高めて、仕事やプライベートの質をさらによくするきっかけになれば幸いです。