パソコンスキル教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

社会人3年目までにエクセルマクロVBAを覚えるべき理由

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社会人3年目までに「もっといい条件の企業に転職したい」「海外で学んでみたい」と考える人は少なくありません。私も一社目で働いているとき「転職したい」と思いスキルアップのために勉強を始めました。

実際に「ロジカルシンキング」や「英語」についてはたくさん本を読みました。本だけは飽き足らず、有料のセミナーや塾にも通いました。勉強にかけた費用は200万は超えています。

そしてこれだけ勉強してみてわかったことがあります。それは「役に立つスキル」と「効果が低いスキル」があることです。世間では「ロジカルシンキング」や「英語」は役に立つと言われていますが、誰もが必要ではありません。

むしろ社会人3年目までに習得するならエクセルVBAの方が役立ちます。なぜならエクセルVBAを習得すれば、社会人経験が少なくても「必要な仕事を進める力」が身に付くからです。

「必要な仕事を進める力」とは、「早く」「正確に」資料を作ることです。社会人3年目までは基本的に一人ですべての仕事を任されることはありません。先輩や上司の仕事の手伝いが仕事です。仕事の方向性や進め方は上司や先輩が決めます。

ですので「ロジカルシンキング」や「英語」を使うことができても、そのスキルを使う場面がありません。しかし、社会人経験が少ない内は「ロジカルシンキング」や「英語」のような雑誌や就職活動でよく耳にするスキルを追いかけがちです。

もちろん「ロジカルシンキング」や「英語」は役に立たないとは言いません。ただ入社してすぐに必要というワケではありません。入社してスグに求められるのは早く正確に資料を作ることです。早く正確に資料を作るためには、エクセルVBAを習得しておくと役立ちます。

そこで、この記事では社会人3年目までにエクセルVBAを覚えると、仕事に役立つ理由をお伝えします。

社会人3年目までにエクセルマクロVBAを習得せよ

上司の評価は「早く」「正確な」仕事ができるかで決まる

あなたの上司や先輩は基本的に忙しいです。とくに仕事ができる上司や先輩は会議に時間を取られるので、仕事をするためのまとまった時間はありません。

しかしそんな時間がない中で、早く正確な判断をしなければいけません。ですので、その判断をするために必要な資料を早く正確に作ってくれる人を求めています。

たとえばあなたが困っているとき早く正確に対応してもらえたらうれしいですよね。実際に私は以前引っ越しをしたのですが、引越し当日にお風呂のお湯が出ませんでした。そこでガス業者に電話したら2時間で駆けつけてくれお湯を出るようにしてくれました。私はその仕事の早さにビックリしました。

しかし、インターネット回線をつなぐときは依頼してからネット開通まで2週間かかりました。これにはガッカリしました。

このように困っているときに、早くて正確な仕事をしてくれると本当にうれしいものです。一方で、時間がかかると「ウーン…」になります。

ですので自分の要望に「早く」「正確な」仕事をしれくれる人を評価したくなるものです。あなたの仕事も同じように評価されます。

入社して3年までの仕事はほとんどが資料作成

入社して3年目までの仕事は資料作成のような雑務ばかりです。すぐにマネージャーのような役割をこなすことはありません。

実際に私はメーカー勤務をしていましたが、入社して3年は会議の議事録、取引先への提出資料、データ分析といった資料作成が主な仕事でした。

「早く」「正確な」資料を作成できれば評価は必ず上がる

上司や先輩からの仕事を「早く」「正確に」こなせば評価はあがります。なぜなら「単純作業」や「時間のかかる仕事」を誰かに任せたいからです。

たとえば単純作業は本当にメンドウです。以前、他部署からの仕事でアンケート集計を依頼されました。前年までアンケート1000枚を手作業で集計していました。それをやってほしいと依頼されました。

私はプログラミング経験があったので、仕事を仕組み化しました。その結果、手作業で何十時間もかけていた作業が、自動集計されるようになったため数十分で終わるようになりました。しかもプログラムで動くので手作業によるミスがなく正確な結果が表示されます。

仕事を依頼してくれた人は仕事が早く正確に終わるようになり、とても喜んでいました。それを私の上司にも伝えてもらったので、私の評価もあがりました。このように仕事を早く正確にこなせると評価があがるのです。

しかし、多くの人は「単純作業」や「時間のかかる仕事」はメンドウなので、誰かに任せたいと思っています。だからこそ、そのようなメンドウな作業を「早く」「正確に」やってくれる人を求めています。

もしあなたがそういった仕事をメンドウな仕事を引き受けてサッと終わらせことができればあなたの評価はグングン上がります。

そして評価は上がればイヤでも大きな案件に参加できるようになります。実際に私は他の人が嫌がるようなデータ分析の仕事や報告書作成といった仕事を引き受けていました。

そういった経験や実績を評価されて、新規商品の海外進出の仕事に関わることができました。これは雑務を「早く」「正確に」こなすことができたからです。

大きな案件を担当すれば「転職」「面接」でアピールしやすい

もしあなたが「転職したい」「海外留学の面接試験を突破したい」と考えているなら、大きな案件に参加するのは大切です。なぜならそれがあなたのアピールポイントになるからです。

たとえば、私は仕事を仕組み化して年間100時間分の仕事を削減しました。また商品の海外進出に必要な資料作成を行い、数億円規模の案件を担当しました。こういったアピールポイントは大きな案件を担当しないと作ることはできません。

あなたの評価は「実績」や「経験」で決まる

もしあなたが転職を考えている場合、面接官は「あなたが会社に貢献してくれるかどうか」を見ています。それを判断するにはこれまでの仕事での実績や経験をしてきたかを確認します。

たとえば「大きな案件に関わってきた」経験があったり、「業務効率化」で社内表彰をされたりしていれば、面接官の目にとまります。

残念ながら多くの人は、転職では職務記述書の上手な書き方などが重要と思っています。しかし、書く「実績」や「経験」がないのにイイ職務記述書を書くはできません。小手先のテクニックではごまかすことはできないのです。

たとえばマンガでも「絵がうまい」「キャラの味がある」などの上手な見せ方はあります。しかしストーリーが面白くなければ評価されません。「Hunter×Hunter」はよく休載していますが、ストーリーが面白いので評価されています。

ですので「実績」や「経験」などの書くネタに困らないように入社してから行動するのが大切です。

実績や経験を積むには、仕事のスピードを上げる

実績や経験を積むためには、仕事のスピードを上げることです。なぜなら仕事が「早く」「正確に」こなすには、まず「スピードを上げる」ことがもっとも大切だからです。

たとえば、サッカー初心者が上達する条件は「失敗をたくさん経験する」ことです。そのためにはボールに触るチャンスを回数をいかに増やすかが大切です。

これは仕事でも同じです。仕事でも上司や取引先から「ダメ出しをたくさんもらうこと」です。その経験が多いほど、仕事が「早く」「正確に」こなせるようになります。

そして経験を積むには「スピード」が大切です。上司や先輩が「正確」に仕事できる理由は、あなたより経験が多いからです。それだけです。「考える力」がつくのも経験を積んでいるから引き出しが多いだけです。

経験をたくさん積んでいるから「早く」「正確に」仕事ができるようになります。そして、経験を積むには仕事のスピードを上げることがもっとも大切なことです。

もちろん本や雑誌を読むと「正確に仕事が大切」と言われます。しかし「正確さ」とはあなたが決めることではありません。上司や取引先が決めることです。 あなたが不正確だと思っていても、相手が不正確だと感じなければいいのです。

「どれくらい正確なものを作るか?」は相手に聞いてみないと分かりません。あなたが頭の中でいくら考えようとも、満足するかどうかは上司や取引先です。ですので、過度に正確にするために時間を使うのはイイことではありません。

彼らがいいと判断するかどうかを聞きながら、仕事のスピードを上げてガンガンこなしていくほうがベターなのです。その結果として「早く」「正確に」仕事ができるようになります。

ロジカルシンキングや英語では役に立たない

ロジカルシンキングや英語は社会人が習得したいスキルの一つです。しかし、社会人3年目まではあまり役に立ちません。なぜなら、これらのスキルを覚えても仕事で使う機会がないからです。

たとえば、仕事の多くは上司や先輩から依頼で始まります。その仕事の多くは、ロジカルシンキングを使って「どう進めるか」「目的がどうこう」といったことを決めることはありません。また英語を使って資料を作成したり、交渉したりする仕事もほとんどありません。

あなたが行う仕事はデータ分析、報告資料の作成、取引先への提出書類といったパソコン仕事です。ロジカルシンキングに出てくるようなMECEとか英語で資料を報告するとかそんなことは1%もありません。

実は私もグローバル企業で働いたとき、ロジカルシンキングを使ったり英語を使ったりすると思っていました。しかしまったく使いません。

もちろんこういったスキルがあれば役に立つ場面はあります。たとえば上司へ報告する時にロジカルに伝えたり、たまにくる英語のメールを読んだりするときはトクした気持ちになります。しかし、ほとんど役に立ちません。労力をかけて学ぶほどのリターンがないのです。

エクセルマクロVBAを覚えれば、仕事のスピードが3倍になる

私の経験から言えば、入社してもっとも役に立ったスキルはエクセルVBAです。エクセルVBAとはエクセルでのデータ分析や資料作成を自動で行うことができるエクセルのツールです。

エクセルVBAを使えば、パソコン仕事のスピードが3倍になります。たとえば、私はデータ分析の仕事をボタン一つで終わるように仕組み化しました。しかし他の人は手計算やエクセル関数で計算していくので、何十分かかってしまいます。しかも私は仕事を仕組み化したので、1ヶ月後に同じ仕事が来てもボタン一つで終わらせることができました。

実際に、上司からデータ分析を依頼されたことがあります。データ数は10000行を超えていたので「1週間でやってほしい」とお願いされました。しかし、エクセルマクロVBAで使ったので2時間でデータ分析が終わりました。上司はあまりにも早く終わったので喜ぶよりむしろ驚いていました。

新入社員の仕事の多くは、パソコンでのデータ分析や報告書作成

先述の通り、新入社員の仕事はパソコンでの報告書作成やデータ分析です。ですのであなたがパソコン仕事を早くこなすことができれば、それだけ仕事のスピードが上がります。

これまで私はパソコン講師として企業や個人にエクセルやパソコンの正しい使い方を教えてきました。しかし、ほとんどの人がパソコンを正しく使うことができていません。英語は授業で学んだり、社会人マナーは研修で学んだりします。しかし多くの人はパソコン仕事は自己流で習得していきます。そのせいでパソコン仕事が遅いのです。

作業を仕組み化してしまえば、ボタン一つで仕事が終わる

パソコン仕事の場合、作業を仕組み化すれば次からボタン一つで仕事が終わらせることができます。以下の動画では、エクセルの元データから複数の伝票を自動作成します。エクセルマクロを使って300件以上の取引データから、取引先ごとに伝票を作成します。


他にもデータ分析やパワポを自動作成したりすることもできます。もしエクセルVBAで出来ることが知りたいなら、こちらの記事を読んでみてください。このように仕事を自動化してしまえば、仕事を3倍速どころか5倍速でこなせるようになります。

大量の仕事を早く正確にこなせば、イヤでも評価が上がる

多くの人は自分の仕事が今より早くこなせることを知りません。手作業やエクセル関数といった時間がかかる方法でやろうとするので時間がかかるのです。ですから仕事がなかなか進みません。その結果上司や先輩からの評価も上がらないのです。

しかし多くの人は、仕事のスピードが遅いので「仕事量多すぎる」「仕事を振ってばかりじゃなくて自分でやれ」と文句を言うようになってしまいます。

ですので、もしあなたが圧倒的なスピードで仕事をこなせるようになれば、どんどん評価が上がります。もちろんその分やるべき仕事は増えます。その代わりに仕事の経験や実績はどんどん増えます。

そうなれば、あなたはあらゆる選択肢が生まれます。その会社で仕事を続けることもできます。あなたの行きたい部署に行くチャンスもあるでしょう。もちろんもっといい条件の会社に転職も可能です。

社会人3年目までに、エクセルVBAを覚えてしまえば、報告書作成やデータ分析などの仕事のスピードであなたに勝てる人はいません。社会人3年目までに評価をもらうことができれば、あなたの未来の選択肢はグッと広がります。

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