パソコンスキルの教科書

パソコンスキルの教科書

東京大学大学院卒。博士課程に進学を志すも、担当教授と折が合わず、無職になる。医者を目指すも結局断念。田舎で派遣社員として働く。「スキルがなければ、仕事ももらえない」と悟り、ビジネススキルを学ぶ。プログラミング、英語を学び、一部上場企業へ転職。年間100時間以上の業務効率化を行い、社内講師に抜擢。海外の案件を担当し、数億円のプロジェクトに携わる。個人の事業でも、月売上100万を達成。現在は、自分の価値を高めるためのスキル向上支援を行う

オフィス2016のエクセルで共有できないのはなぜ?共有機能を使う方法

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オフィス2016のエクセルでは、デフォルトの状態ではファイルの共有機能を使うことができません。

しかし、エクセルファイルの共有を行う人も多いです。

そこで、この記事ではオフィス2016のエクセルで共有機能を使うための方法を紹介します。

オフィス2016のエクセルで共有機能を使うための手順

オフィス2016のエクセルでは、デフォルトで共有機能がついていません。

しかし、ある手順にしたがって操作すれば、共有機能をエクセル上部に表示させることが可能です。

その手順とは以下です。

●オフィス2016のエクセルで共有機能を使うための手順
[1] エクセルのリボン(上部)の「ファイル」をクリック
[2] 「オプション」をクリック
[3] 「リボンのユーザー設定」をクリック
[4] 「リボンユーザー設定(b)」を「メイン タブ」になっていることを確認
[5] 「校閲」が灰色(選択状態)にする(マウスで「校閲」をクリック)
[6] 「新しいグループ(N)をクリック」
[7] 「新しいグループ(ユーザー設定)が出現したことを確認
[8] 「リボンにないコマンド」の「ブックの共有(レガシ)」を選択
[9] 「追加(A)」をクリック
[10] 「新しいグループ(ユーザー設定)」に「ブックの共有(レガシ)」の追加を確認
[11] 「名前の変更(M)」をクリック
[12] 表示名を「ブックの共有」に変更
[13] 「OK」をクリック
[14] 「ブックの共有」に名称が変更されたのを確認
[15] 「OK」をクリック

それでは画像を使いながら一つずつ説明していきます。

[1]~[2]|リボンのユーザー設定を開く

[1] エクセルのリボン(上部)の「ファイル」をクリック

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[2] 「オプション」をクリック

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[3]~[6]|校閲に新しいグループを追加する

[3] 「リボンのユーザー設定」をクリック
[4] 「リボンユーザー設定(b)」を「メイン タブ」になっていることを確認
[5] 「校閲」が灰色(選択状態)にする(マウスで「校閲」をクリック)
[6] 「新しいグループ(N)をクリック」

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[7]~[9]|ブックの共有(レガシ)を追加

[7] 「新しいグループ(ユーザー設定)が出現したことを確認
[8] 「リボンにないコマンド」の「ブックの共有(レガシ)」を選択
[9] 「追加(A)」をクリック

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[10]~[11]|ブックの共有(レガシ)の名前を変更

[10] 「新しいグループ(ユーザー設定)」に「ブックの共有(レガシ)」の追加を確認
[11] 「名前の変更(M)」をクリック

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「ブックの共有(レガシ)」という名前のままエクセルのリボンに表示されていい場合は、[10]~[13]の操作は不要です。

[12]~[13]|ブックの共有に名前を変更

[12] 表示名を「ブックの共有」に変更
[13] 「OK」をクリック

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「ブックの共有(レガシ)」という名前のままエクセルのリボンに表示されていい場合は、[10]~[13]の操作は不要です。

[14]~[15]|ブックの共有を追加

[14] 「ブックの共有」に名称が変更されたのを確認
[15] 「OK」をクリック

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エクセル2016に共有機能が追加されたことを確認

上記の操作をすれば、以下のように「ブックの共有」が出現します。

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上記赤枠の「ブックの共有」をクリックをすると、以下のダイアログが出現します。

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ブックの共有を行うには、以下の手順で操作します。

[1] 「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します(U)」にチェック
[2] 「OK」をクリック

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これで、エクセル2007, 2010, 2013で使えたようなブックの共有をエクセル2016でも使用可能になります。

そもそもなぜ共有機能がデフォルトで使えなくなったのか?

共有機能がデフォルトで使えなくなった理由は、共同編集と呼ばれる機能が追加されたからです。

以下、マイクロソフト社のHPの記載です。

重要: "共有ブック" は複数のユーザーとブックで共同作業ができる古い機能です。この機能には多くの制限があるため、共同編集に置き換えられました。

つまり、これまでの共有機能(共有ブック)は共同編集は置き換えられたのです。

共同編集はExcel右上隅にある [共有]ボタンをクリックすることで使うことができます。

しかし、OneDrive上にファイルを保管したり、メールアドレスを入力したりしておかないといけません。

つまり、共同編集はメールアドレスを事前に登録しておくこと、Onedriveと呼ばれるマイクロソフトのクラウドサービスを使うこと、といった縛りがあるのです。

そのため、これまでの共有ブックに比べて使いづらいと感じる人も少なくないようです。

もし、会社で共有ブックを使用したいなら、ぜひここで紹介した共有機能を復活させる方法を試してみてください。